Modi e strumenti efficaci per migliorare la comunicazione sul lavoro

25 de Giugno, 2024

La comunicazione interna è la pietra angolare di ogni azienda. Permette un rapporto fluido tra i lavoratori, promuovendo produttività e collaborazione. Per migliorare la comunicazione sul lavoro, è essenziale progettare un piano di comunicazione interna.

In esso, appariranno gli strumenti e le dinamiche chiave di comunicazione interna per promuovere la comunicazione nell’organizzazione. Ma al di là di questo documento, ci sono una serie di dinamiche per migliorare la comunicazione sul lavoro che possiamo mettere in pratica.

Strumenti per migliorare la comunicazione sul lavoro

Il primo passo di un piano di comunicazione interna sarà quello di definire i migliori strumenti di comunicazione interna per la propria azienda. Quindi, è possibile analizzare la loro efficacia e le alternative o gli strumenti aggiuntivi disponibili.

Una chat interna è uno di quegli strumenti che non possono mancare, soprattutto se ci sono dipendenti che lavorano da remoto. Consente di avere una conversazione in tempo reale e i lavoratori possono creare chat diverse a seconda dei progetti, dei team o dei dipartimenti di cui fanno parte. 

Quando si implementa una chat interna, l’uso della posta elettronica è ridotto. È anche la soluzione migliore quando si tratta di scambiare documenti o inviare annunci, ma può essere un freno alla produttività. Quando usiamo la posta elettronica invece della chat, le caselle di posta vengono sommerse da lunghe catene di e-mail. Inoltre, è interessante avere un portale per i dipendenti. È uno spazio in cui ogni lavoratore può controllare e scaricare il proprio libro paga e gli orari dei turni, gestire le ferie e i giorni liberi e così via.

Un piano di comunicazione interna dovrebbe stabilire anche i requisiti per le riunioni. Utilizzate correttamente, sono un’ottima risorsa per la comunicazione interna, ma spesso si abusa di esse. Qualcosa di semplice come regolare la durata delle riunioni o limitare la partecipazione solo alle persone essenziali è la chiave per sfruttare appieno il loro potenziale. Successivamente, i partecipanti devono informare i loro colleghi o subordinati delle conclusioni. Qualcosa di simile accade con le videoconferenze.

Le scatole dei suggerimenti sono una delle soluzioni più interessanti quando si tratta di lavoratori che trasmettono le loro preoccupazioni alla direzione. L’anonimato permette di esprimersi più liberamente. Affinché questa iniziativa sia efficace, le aziende devono offrire una risposta a tutti i suggerimenti, accettandoli o spiegando perché respingono la proposta.

L’uso di strumenti adeguati è fondamentale per migliorare la comunicazione interna in un’organizzazione. Ecco alcuni dei principali strumenti che possono essere utilizzati:

1. Piattaforme di collaborazione online

Le piattaforme di collaborazione online, come Slack, Microsoft Teams e Asana, facilitano la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti. Questi strumenti offrono funzionalità come chat di gruppo, videoconferenze, gestione dei progetti e condivisione di file.

2. E-mail

Nonostante l’avvento di nuovi strumenti di comunicazione, l’e-mail rimane un mezzo essenziale per la comunicazione formale e la condivisione di documenti ufficiali. È importante utilizzare l’e-mail in modo efficiente, mantenendo i messaggi chiari e concisi.

3. Intranet aziendale

Un’intranet aziendale è una rete privata utilizzata per condividere informazioni e risorse all’interno di un’organizzazione. Può includere news aziendali, documenti importanti, forum di discussione e altri strumenti di comunicazione.

4. Software di gestione dei progetti

Strumenti come Trello, Monday.com e Jira aiutano a gestire i progetti e le attività, migliorando la trasparenza e la collaborazione tra i team. Questi strumenti permettono di assegnare compiti, monitorare il progresso e condividere aggiornamenti in tempo reale.

5. Applicazioni di videoconferenza

Le applicazioni di videoconferenza come Zoom, Google Meet e WebEx sono essenziali per le riunioni virtuali, soprattutto in contesti di lavoro remoto. Consentono ai team di comunicare faccia a faccia, migliorando la comprensione e il coinvolgimento.

Avvisi e notifiche durante le comunicazioni sul lavoro

Strumenti come una chat interna perderebbero la loro efficienza se non fosse per le notifiche che ci informano sui nuovi messaggi. I lavoratori devono essere in grado di gestire gli avvisi per lavorare in modo efficiente. Il silenziamento dei gruppi non prioritari è il primo passo.

Soluzioni come il software per le risorse umane Sesame HR ci consentono di gestire in modo efficiente la comunicazione interna. Funzioni come la sua chat interna, gli annunci o il portale dei dipendenti e i suoi avvisi e notifiche consentono alla direzione e ai dipendenti di massimizzare il loro potenziale.

Le notifiche e gli avvisi sono strumenti importanti per mantenere i dipendenti informati e aggiornati. Tuttavia, è cruciale gestire queste comunicazioni in modo efficace per evitare sovraccarichi di informazioni e distrazioni.

1. Notifiche push

Le notifiche push possono essere utilizzate per inviare aggiornamenti immediati e importanti ai dipendenti, come avvisi di emergenza o cambiamenti critici. È importante limitare l’uso delle notifiche push per evitare che diventino invadenti.

2. Avvisi via e-mail

Gli avvisi via e-mail sono utili per comunicazioni meno urgenti ma comunque importanti. Possono includere aggiornamenti settimanali, cambiamenti nelle policy aziendali o promemoria di eventi imminenti.

3. Messaggi in piattaforme di collaborazione

Le piattaforme di collaborazione offrono funzionalità di notifica che possono essere personalizzate in base alle preferenze dei dipendenti. Questo consente di mantenere la comunicazione fluida senza interrompere il flusso di lavoro.

4. Bacheche digitali

Le bacheche digitali possono essere utilizzate per visualizzare annunci importanti, scadenze e altre informazioni rilevanti. Questi strumenti sono particolarmente utili in ambienti di lavoro ibridi o remoti.

Modi per migliorare la comunicazione sul lavoro

Oltre ad avere un efficiente piano di comunicazione interna, le aziende possono migliorare la comunicazione sul lavoro in diversi modi.

Una possibile alternativa è quella di utilizzare giochi o attività al di fuori del lavoro convenzionale per contribuire a rafforzare le relazioni tra i lavoratori. Hanno lo stesso effetto delle attività di team building perché alla fine finiremo per costringere il nostro staff a comunicare in un ambiente diverso dal solito.

Oltre all’uso di strumenti adeguati, esistono vari modi per migliorare la comunicazione sul lavoro:

1. Promuovere una cultura di comunicazione aperta

Creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere idee, feedback e preoccupazioni è fondamentale. Questo può essere raggiunto attraverso una leadership aperta e accessibile e incoraggiando la partecipazione di tutti i livelli dell’organizzazione.

2. Fornire formazione sulla comunicazione

Offrire corsi di formazione sulla comunicazione può aiutare i dipendenti a sviluppare competenze essenziali per una comunicazione efficace. Questo include abilità di ascolto attivo, scrittura chiara e gestione dei conflitti.

3. Stabilire chiare linee guida di comunicazione

Definire chiare linee guida su come e quando utilizzare i diversi strumenti di comunicazione può ridurre la confusione e migliorare l’efficienza. Ad esempio, stabilire che le e-mail siano utilizzate per comunicazioni formali e le chat per discussioni rapide.

4. Incoraggiare il feedback continuo

Implementare un sistema di feedback continuo permette di identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi di comunicazione. Questo può includere sondaggi periodici, sessioni di feedback aperto e riunioni di revisione.

4 strategie per migliorare la comunicazione interna

Abbiamo escogitato diversi modi che contribuiranno a rafforzare la comunicazione all’interno dell’azienda. Il piano di comunicazione interna può includere lo svolgimento periodico di queste attività come modo per migliorare la comunicazione in azienda. Tuttavia, alcuni di questi metodi potrebbero migliorare altre abilità, al di là delle capacità di comunicazione:

1. Scambio di carte: vengono creati diversi tram di tre o quattro lavoratori e ogni team riceve una busta con le carte. L’obiettivo sarà quello di negoziare entro un determinato tempo con gli altri gruppi per scambiarle. Il team che completa il maggior numero di carte vince.
2. Guidare i proprio partner: un lavoratore deve guidare il suo partner, che sarà bendato, su una pista piena di ostacoli. Viene così rafforzata la fiducia tra i dipendenti e la capacità di trasmettere informazioni chiare ed efficaci.
3. Riprenderlo: è anche per team di due persone, una bendata. L’obiettivo è quello di recuperare un elemento specifico nella stanza in cui si gioca, per cui il lavoratore che vede deve dare istruzioni a chi è bendato. Serve a promuovere la concentrazione e il lavoro collaborativo. Più team ci sono, più sarà difficile.
4. Blocchi di costruzione: abbiamo bisogno di almeno tre dipendenti. Uno, il direttore, avrà una costruzione a blocchi finita. Due, il corridore deve portare i pezzi e le istruzioni al terzo, il costruttore, in modo che costruisca una costruzione identica alla prima. Direttore e costruttore saranno di spalle a vicenda, quindi non possono comunicare.

Vantaggi dell’implementazione di metodi di comunicazione sul lavoro

Lo sviluppo di queste attività non solo migliora la comunicazione sul lavoro. È un modo per promuovere il sentimento di appartenenza ad un gruppo, per promuovere il rapporto tra i lavoratori e con l’azienda.

Ci permettono di rompere il ghiaccio promuovendo le capacità comunicative e di socializzazione del nostro staff. Possono essere una buona risorsa quando si tratta di prevenire la comparsa di conflitti o risolverli. Sebbene alcuni li considerino un’eccentricità, sempre più aziende scommettono su modi diversi per migliorare la comunicazione interna.

Implementare metodi efficaci di comunicazione sul lavoro offre numerosi vantaggi:

1. Miglioramento della produttività

Una comunicazione chiara e efficiente riduce i tempi di inattività e aumenta la produttività, poiché i dipendenti possono accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno e collaborare senza intoppi.

2. Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti che si sentono informati e coinvolti sono più motivati e impegnati nel loro lavoro. Questo può portare a una maggiore soddisfazione sul lavoro e a una riduzione del turnover del personale.

3. Rafforzamento della cultura aziendale

Una buona comunicazione interna contribuisce a costruire una cultura aziendale forte, basata sulla fiducia, la trasparenza e la collaborazione. Questo può migliorare il morale dei dipendenti e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

4. Risoluzione rapida dei problemi

Una comunicazione efficace permette di identificare e risolvere rapidamente i problemi, riducendo l’impatto negativo sulle operazioni aziendali e migliorando la reattività dell’organizzazione.

5. Migliore gestione dei progetti

Una comunicazione chiara e coordinata è essenziale per la gestione efficace dei progetti. Facilita la pianificazione, l’assegnazione dei compiti e il monitoraggio del progresso, assicurando che i progetti siano completati nei tempi previsti e rispettando il budget.

Grazie a questi strumenti e dinamiche possiamo migliorare notevolmente la comunicazione interna tra i lavoratori in azienda. Inoltre, per saperne di più su questo e altri argomenti relativi alla comunicazione all’interno di un’azienda, consultare il nostro blog.