Obiettivi della comunicazione interna in azienda

25 de Giugno, 2024

Uno dei primi passi quando si progetta un piano di comunicazione interna in un’azienda è quello di impostare i propri obiettivi di comunicazione. Sarà, insieme all’analisi della propria situazione attuale, il punto di partenza del piano. Gli obiettivi sono molteplici, quindi vediamoli uno per uno. Ma prima di entrare in merito, vale la pena ricordare che non saremo in grado di raggiungerli senza gli strumenti di comunicazione interna appropriati. Pertanto, è obbligo delle aziende facilitare questi strumenti ai propri dipendenti.

Comunicare cosa sta succedendo nella propria azienda

Il personale deve conoscere la mission, la filosofia, i valori e la strategia dell’azienda in cui lavora. La comunicazione interna è fondamentale quando si rendono noti questi aspetti tra i dipendenti. Comprendendo questi valori, sono eccellenti ambasciatori del marchio.

All’interno di questa trasparenza, si distingue che aiuta a prevenire la diffusione di voci. Le voci sono mere congetture, che possono essere vere o meno, ma finiscono sempre per danneggiare l’attività delle organizzazioni. La gestione di questi problemi dovrebbe anche essere uno degli obiettivi di un piano di comunicazione in un’azienda. Evitare, identificare e combattere le voci è il modo migliore per evitare questi problemi di comunicazione. Essere chiari e trasparenti o fare i relativi chiarimenti servirà a fermarli.

Vantaggi della comunicazione trasparente

• Trasparenza e fiducia: informare i dipendenti in modo trasparente sulle decisioni aziendali e sui cambiamenti in corso aiuta a costruire un clima di fiducia. I dipendenti che si sentono informati e coinvolti sono più propensi a fidarsi della leadership e a sentirsi parte integrante dell’azienda.
• Allineamento degli obiettivi: una comunicazione chiara e regolare assicura che tutti i dipendenti siano allineati con gli obiettivi e la missione dell’azienda. Questo allineamento è essenziale per garantire che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi strategici.
• Riduzione delle voci di corridoio: la mancanza di comunicazione può portare alla diffusione di voci infondate e malintesi. Fornendo informazioni ufficiali e tempestive, si riduce il rischio di disinformazione e speculazioni.

Strumenti per comunicare efficacemente

• Newsletter aziendali: le newsletter sono uno strumento efficace per fornire aggiornamenti periodici ai dipendenti. Possono includere notizie aziendali, messaggi della leadership e aggiornamenti sui progetti.
• Intranet aziendale: una piattaforma intranet può servire come hub centrale per tutte le comunicazioni interne, consentendo ai dipendenti di accedere facilmente alle informazioni rilevanti.
• Riunioni aziendali: le riunioni periodiche, sia di persona che virtuali, offrono l’opportunità di comunicare direttamente con i dipendenti e rispondere alle loro domande in tempo reale.

Gestire lo scambio di informazioni tra aree

Un’azienda è come un corpo umano: ha diversi organi che devono lavorare in coordinamento per raggiungere il successo. Se uno fallisce, il resto si batterà. La comunicazione interna ha quindi l’obiettivo di organizzare e migliorare i flussi informativi tra le funzioni aziendali. In un certo senso, questo obiettivo permette di democratizzare la comunicazione in un’azienda. Per questo abbiamo diversi strumenti di comunicazione interna:

• Chat interna: per la comunicazione istantanea
• E-mail: per scambiare documenti
• Riunioni e videochiamate: per ogni tipo di riunione
• Portale dipendenti: per il download di buste paga, orari dei turni, gestione delle ferie, ecc.
• Manuale del dipendente: per spiegare come lavorare in un’organizzazione
• Sondaggi sul lavoro: conoscere l’ambiente di lavoro in azienda
• Scatola dei suggerimenti: conoscere e soddisfare le richieste dei dipendenti 

Come abbiamo detto prima, le organizzazioni sono responsabili di fornire queste soluzioni di comunicazione interna ai loro lavoratori. Dovrebbero usare i loro mezzi per promuovere l’uso di una chat interna, regolamentare le riunioni o creare un manuale pratico per i dipendenti o per l’accoglienza. Fortunatamente, strumenti come Sesame HR offrono una risposta davvero pratica alle esigenze di comunicazione interna. Grazie alla sua ampia varietà di funzionalità e ai suoi avvisi e notifiche, la gestione della comunicazione interna è molto più semplice.

Importanza della comunicazione interdipartimentale

• Coordinamento delle attività: un buon flusso di comunicazione tra i dipartimenti assicura che le attività siano coordinate in modo efficace, evitando duplicazioni di sforzi e potenziali conflitti.
• Condivisione delle conoscenze: la comunicazione interdipartimentale permette la condivisione di conoscenze e best practice, migliorando così l’efficienza operativa e promuovendo l’innovazione.
• Risposta rapida ai problemi: una comunicazione fluida consente una rapida identificazione e risoluzione dei problemi che possono emergere durante l’operatività quotidiana.

Strategie per migliorare la comunicazione tra aree

• Team interfunzionali: creare team composti da membri di diversi dipartimenti per lavorare su progetti specifici può favorire la comunicazione e la collaborazione interdipartimentale.
• Riporti regolari: i report periodici e le riunioni tra i responsabili dei vari dipartimenti possono aiutare a mantenere tutti aggiornati sui progressi e le sfide comuni.
• Piattaforme collaborative: l’uso di strumenti digitali come software di gestione dei progetti e piattaforme di collaborazione può facilitare lo scambio di informazioni e la gestione del lavoro tra i team.

Creare una sensazione di appartenenza

Un altro degli obiettivi di comunicazione in un’azienda dovrebbe essere quello di rafforzare il sentimento di appartenenza all’azienda. Il semplice atto di ridurre le voci e promuovere una comunicazione trasparente serve già a far sentire i dipendenti più a loro agio nell’organizzazione. A ciò contribuisce anche la promozione della comunicazione tra i dipartimenti. Si creano relazioni interpersonali che portano al sentimento di appartenenza ad un gruppo. Lo sforzo sarà maggiore rispetto a se non ci fosse tale legame tra i lavoratori.

Benefici di una forte sensazione di appartenenza

• Aumento della motivazione: i dipendenti che si sentono parte di un gruppo coeso sono più motivati e impegnati nel loro lavoro.
• Migliore ritenzione del personale: una forte sensazione di appartenenza riduce il turnover del personale, poiché i dipendenti sono meno propensi a lasciare un ambiente in cui si sentono valorizzati e supportati.
• Cultura aziendale positiva: promuovere un senso di appartenenza contribuisce a creare una cultura aziendale positiva, dove i valori e le missioni dell’azienda sono condivisi e supportati da tutti i membri.

Modi per creare appartenenza

• Eventi aziendali: organizzare eventi sociali e attività di team building può aiutare a rafforzare i legami tra i dipendenti e creare un ambiente di lavoro più coeso.
• Riconoscimento e apprezzamento: riconoscere i successi e gli sforzi dei dipendenti pubblicamente contribuisce a farli sentire apprezzati e parte integrante dell’azienda.
• Comunicazione inclusiva: assicurarsi che la comunicazione interna sia inclusiva e che tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro ruolo o livello, si sentano ascoltati e rispettati.

Una delle conseguenze del sentimento di appartenenza è che favorisce il mantenimento del talento. Questo potrebbe essere un altro degli obiettivi di comunicazione in un’azienda, poiché facilita notevolmente il lavoro delle risorse umane. Non solo manterremo i lavoratori più talentuosi, ma eviteremo anche di dover sostituire i dipendenti che hanno lasciato l’azienda. Un alto tasso di turnover dei dipendenti va contro la cooperazione del team e non aiuta a creare un senso di appartenenza. D’altra parte, se il talento continua ad essere legato all’azienda, queste relazioni interpersonali si rafforzano.

Democratizzare la comunicazione: più partecipazione interna

È inevitabile che la comunicazione interna dall’alto verso il basso prevalga sulla comunicazione verticale? No. Esistono strumenti di comunicazione interna come la scatola dei suggerimenti o le riunioni per promuovere la partecipazione interna. Uno scambio di idee, un dialogo o un dibattito è sempre positivo per l’azienda. La comunicazione deve essere democratizzata. Promuovere la comunicazione ascendente in modo che la direzione aziendale sappia cosa sta succedendo ai livelli più bassi.

Vantaggi della partecipazione interna

• Innovazione: quando i dipendenti si sentono liberi di condividere le proprie idee, l’azienda può beneficiare di un flusso costante di innovazioni e miglioramenti.
• Coinvolgimento: la possibilità di partecipare attivamente alla vita aziendale aumenta il senso di coinvolgimento e appartenenza dei dipendenti.
• Risposta ai problemi: una comunicazione aperta e democratica permette di identificare e risolvere rapidamente i problemi, grazie ai feedback tempestivi provenienti da tutti i livelli dell’organizzazione.

Strumenti per promuovere la partecipazione

• Sondaggi e questionari: utilizzare sondaggi e questionari per raccogliere feedback dai dipendenti su vari aspetti della vita aziendale.
• Forum e gruppi di discussione: creare spazi online o fisici dove i dipendenti possono discutere idee e condividere opinioni.
• Sessioni di brainstorming: organizzare sessioni di brainstorming regolari dove i dipendenti possono contribuire con idee per migliorare i processi aziendali.

Molte volte, l’alta dirigenza prende misure senza conoscere le preoccupazioni o le esigenze dei propri lavoratori. Decisioni che hanno un impatto negativo sulla forza lavoro, generando un certo distacco dall’organizzazione. Il management deve avere una conoscenza approfondita della realtà aziendale, che faciliterà notevolmente il processo decisionale. Non è sufficiente ascoltare i lavoratori, dobbiamo prestare loro attenzione e offrire una risposta alle loro proposte o richieste.

Condividere i successi

Il successo dell’azienda riguarda tutti, e la comunicazione interna è vitale per far partecipare tutto il personale ai traguardi raggiunti. Il fatto di raggiungere un obiettivo, di superare un traguardo o di aver completato un progetto è un successo per il quale dobbiamo congratularci con tutti i soggetti coinvolti. Questo riconoscimento di un lavoro ben fatto è un altro degli obiettivi di comunicazione in un’azienda che ci permetterà di valorizzare il grado di soddisfazione e coinvolgimento dei lavoratori con l’azienda per cui lavorano.

Importanza di condividere i successi

• Motivazione: riconoscere e celebrare i successi aumenta la motivazione dei dipendenti, rendendoli più propensi a continuare a lavorare duramente.
• Rafforzamento del team: celebrare i successi insieme rafforza lo spirito di squadra e crea un senso di unità tra i dipendenti.
• Immagine aziendale: la comunicazione dei successi contribuisce a costruire un’immagine positiva dell’azienda sia internamente che esternamente.

Modi per condividere i successi

• Comunicati interni: inviare comunicati interni o newsletter per informare i dipendenti sui traguardi raggiunti.
• Eventi di celebrazione: organizzare eventi aziendali per celebrare i successi e riconoscere i contributi dei dipendenti.
• Premi e riconoscimenti: istituire premi e riconoscimenti per i dipendenti che si sono distinti per il loro contributo al successo aziendale.