Che cos’è un sistema di rilevazione orari e come puó essere fatto

11 de Ottobre, 2024

Usiamo il termine time tracking per riferirci a strumenti, app o soluzioni, computerizzate o meno, che aiutano a raccogliere i dati di entrata e uscita dei lavoratori sul posto di lavoro. Il concetto stesso non si limita solo ai sistemi di clock in/out manuale, poiché è possibile trovare diverse soluzioni sul mercato con funzionalità molto preziose sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Ora che abbiamo chiaro cosa sia un sistema di monitoraggio del tempo, bisogna ricordare che tra i tipi più noti di sistemi di controllo del tempo, spiccano i modelli excel, i software, i sistemi di controllo biometrico e le macchine di clock in/out.

Un sistema di rilevazione orari è uno strumento fondamentale per monitorare e registrare le ore di lavoro dei dipendenti in modo preciso e affidabile. Questi sistemi ottimi sistemi per garantire che le aziende rispettino le normative sul lavoro, migliorino la gestione delle risorse umane e aumentino la produttività. Ne esistono di diversi tipi, ciascuno con le proprie caratteristiche e vantaggi.

Tipi di sistemi di monitoraggio del tempo

Qualunque sia il settore di lavoro dell’azienda, si può contare su diversi tipi di sistemi di monitoraggio del tempo:

Modelli di Excel, un alleato in una certa misura

I modelli Excel utilizzati come sistema di controllo delle presenze sono un’opzione molto limitata. Possono sembrare una soluzione pratica, ma nel lungo periodo possono diventare noiosi per il dipartimento delle risorse umane. Inoltre, i dati devono essere archiviati da qualche parte e questo significa occupare lo spazio di cui l’azienda potrebbe disporre per altre cose più importanti.

I modelli di schede attività di Excel contengono formule e devono essere costantemente esaminati per evitare errori e confusione. In teoria, sono una soluzione semplice, ma a lungo termine non sono consigliati e ancor meno se ci sono dipendenti che viaggiano come venditori o che lavorano da casa. Questo sistema di timbratura non è, infatti, compatibile con questi due sistemi di lavoro.

Vantaggi dei modelli di Excel

• Accessibilità: excel è un software ampiamente disponibile e conosciuto.
• Flessibilità: i modelli possono essere facilmente personalizzati per adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda.
• Costo: è una soluzione a basso costo, ideale per piccole imprese o startup.

Svantaggi dei modelli di Excel

• Manualità: richiede l’inserimento manuale dei dati, che può essere soggetto a errori.
• Limitazioni: non offre funzionalità avanzate come l’integrazione con altri sistemi aziendali o report dettagliati.
• Sicurezza: i file di Excel possono essere facilmente manomessi o persi se non vengono gestiti correttamente.

Software di monitoraggio del tempo con funzionalità adattate

Altri tipi di sistemi di controllo del tempo sono software, app o strumenti digitali emersi negli ultimi anni. La loro implementazione è molto semplice, si tratta di sistemi che richiedono il pagamento in base agli utenti, e la cui funzione principale è la registrazione del tempo. Un software di monitoraggio del tempo con funzionalità adattate può anche avere un’app per i dipendenti, identificare il carico di lavoro del dipendente, gestire attività e progetti, gestire ferie e assenze e molto altro, come fornire dati in tempo reale e generare rapporti sulla produttività… interessante, vero?

Questo tipo di strumenti come Sesame HR si adatta a tutti i tipi di dispositivi, il che significa che i lavoratori saranno in grado di registrare la loro giornata lavorativa da un tablet, da un computer o direttamente dai loro dispositivi mobili.

Un software di monitoraggio del tempo ha molteplici funzionalità, è fondamentale come semplicemente pagare per ciò che si utilizza, senza la necessità di fare grandi investimenti.

Vantaggi del software di monitoraggio del tempo

• Automazione: riduce la necessità di inserimenti manuali e minimizza gli errori.
• Reportistica avanzata: offre report dettagliati sulle ore lavorative, straordinari, assenze e altro.
• Integrazione: può integrarsi con altri sistemi aziendali come ERP, HRMS e software per le buste paga.
• Accessibilità: i dipendenti possono timbrare l’orario da qualsiasi luogo utilizzando dispositivi mobili.

Svantaggi del software di monitoraggio del tempo

• Costo: può essere costoso, soprattutto per le piccole imprese.
• Formazione: richiede formazione per i dipendenti e i manager per utilizzarlo efficacemente.
• Dipendenza dalla tecnologia: la funzionalità dipende dalla disponibilità di internet e dalla compatibilità hardware.

Macchine di clock in, dati senza analisi

Le macchine di clock in sono strumenti computerizzati che vengono utilizzati principalmente nelle industrie o nei settori dei servizi per controllare le ore lavorate e quindi calcolare gli straordinari o l’assenteismo.

In precedenza, era il tipo più richiesto di sistema di controllo del tempo e delle presenze. Tuttavia, questa soluzione per tenere traccia delle presenze di lavoro è diventata obsoleta, poiché richiede l’installazione e l’implementazione a un costo molto più elevato rispetto a quando si opta per un software di monitoraggio del tempo.

Vantaggi delle macchine di clock in

• Semplicità: sono facili da usare e non richiedono una formazione estensiva.
• Affidabilità: offrono un metodo affidabile di registrazione degli orari senza dipendere dalla tecnologia moderna.
• Costo: relativamente economiche rispetto ai sistemi software avanzati.

Svantaggi delle macchine di clock in

• Manualità: i dati devono essere raccolti e inseriti manualmente nei sistemi di gestione.
• Limitazioni: non offrono funzionalità avanzate come la reportistica dettagliata o l’integrazione con altri sistemi.
• Manutenzione: richiedono manutenzione regolare e possono usurarsi nel tempo.

Sistemi di controllo biometrici, tecnologia all’avanguardia

A differenza di altri strumenti di timbratura, i sistemi di controllo biometrico monitorano l’ingresso e l’uscita dei dipendenti utilizzando le loro impronte digitali o le loro pupille. Questo tipo di soluzione viene scelta nelle aziende in cui il controllo della sicurezza è molto importante. Tuttavia, questi sistemi sono i più costosi. 

Le nuove tecnologie hanno facilitato il riconoscimento e la verifica inequivocabili attraverso caratteristiche fisiche, come le impronte digitali, l’iride o anche la voce, che sono già una realtà in questo campo.

Vantaggi dei sistemi di controllo biometrici

• Sicurezza: i dati biometrici sono unici per ogni individuo, riducendo al minimo la possibilità di frodi.
• Precisione: offrono una registrazione precisa e automatica degli orari di lavoro.
• Automazione: eliminano completamente la necessità di inserimenti manuali.

Svantaggi dei sistemi di controllo biometrici

• Costo: sono generalmente più costosi rispetto ad altre soluzioni.
• Privacy: possono invadere la privacy dei dipendenti e richiedono una gestione attenta dei dati.
• Compatibilità: richiedono hardware specifico e possono essere complessi da integrare con altri sistemi aziendali.

In conclusione, qual è il sistema di controllo del tempo più adatto per la tua azienda?

I sistemi biometrici sono i sistemi più costosi sul mercato. I sistemi di controllo del tempo non contribuiscono molto alle aziende tradizionali, a meno che l’azienda non richieda un controllo di sicurezza elevato, nel qual caso si consiglia di optare per un sistema di monitoraggio del tempo biometrico.

Per chi è appassionato dei modelli di monitoraggio del tempo, consigliamo di provare una demo di una qualsiasi delle opzioni offerte sul mercato per vedere di persona come si può risparmiare tempo al personale quando si tratta di accedere e prendere decisioni.

D’altra parte, se il lavoro da remoto è fondamentale per il funzionamento dell’azienda, bisognerà utilizzare un sistema di controllo del tempo che consenta la geolocalizzazione. Se si vogliono creare report in PDF o Excel, le app di controllo del tempo hanno diverse opzioni per esportare i dati in PDF, testo e anche come modello Excel.

State cercando uno strumento che non solo aiuti a gestire il tempo? Con un software come Sesame HR è possibile vedere chi sta lavorando in ogni momento e dare un’occhiata a come sta andando la giornata lavorativa in tempo reale, gestire le vacanze o altre assenze e ottenere tutti i dati in pochissimi clic.

Da non dimenticare che il monitoraggio del tempo dovrebbe essere un qualcosa per aiutare sia i manager che i dipendenti. Scegliete un’opzione che non sia invadente e che si adatti alle esigenze dell’azienda.