Documenti HR di base per un’azienda

15 de Luglio, 2024

I dipartimenti delle risorse umane sono, naturalmente, responsabili di tutte le questioni relative al personale di un’azienda. Le funzioni svolte da questo dipartimento possono essere molto ampie e diversificate. Per questo motivo, è meglio stabilire un protocollo per ogni attività.

Per poter svolgere correttamente il proprio lavoro, il team delle risorse umane deve avere a portata di mano una serie di documenti essenziali per le risorse umane e archiviarli in modo ordinato in un document manager per evitare la perdita o lo smarrimento di documenti.

La gestione delle risorse umane è un aspetto cruciale per il successo di qualsiasi azienda. Una parte essenziale di questa gestione è la corretta documentazione. I documenti HR (Human Resources) rappresentano la spina dorsale della gestione del personale, poiché contengono informazioni vitali per l’amministrazione, la pianificazione e la gestione dei dipendenti.

Tipi di documenti HR

Non tutti i dipartimenti delle risorse umane devono essere uguali, infatti, sono tutti diversi; dipende principalmente dalle dimensioni dell’azienda. Ci sono alcuni compiti di base che devono essere svolti dal responsabile delle risorse umane e sono molto diversi tra loro. Dobbiamo disporre di un’ampia varietà di documenti HR per snellire il lavoro di questo dipartimento.

Ci sono un sacco di documenti con cui questo specifico dipartimento lavora. Ma come in qualsiasi altro ufficio, ci sono una serie di documenti senza i quali il dipartimento HR non sarebbe in grado di svolgere i suoi compiti più elementari. Di seguito, parleremo un po’ di questi documenti HR.

I documenti HR possono essere suddivisi in diverse categorie principali, ognuna delle quali svolge un ruolo unico nella gestione delle risorse umane. Queste categorie includono:

1. Documenti di amministrazione
2. Documenti di pianificazione del personale
3. Documenti di gestione dei dipendenti

Documenti di amministrazione

Le attività giuridico-amministrative del dipartimento HR includono la gestione del libro paga e delle assicurazioni e l’assunzione di dipendenti, tra gli altri. Si può dire che questo è il compito più burocratico di questo dipartimento.

• Contratto di lavoro dipendente: tutti i dipendenti di un’azienda devono avere un contratto che specifichi l’attività che svolgeranno, specificando il loro orario di lavoro e il loro stipendio. Questo è un documento comune che determina il tipo di rapporto che il dipendente ha con l’azienda. D’altra parte, se i dipendenti ottengono un aumento di stipendio o una promozione, è necessario rivedere il contratto e aggiornarlo di conseguenza. 
• Libro paga: è il documento che specifica quali lavoratori vengono pagati per i loro servizi alla fine del mese o a settimana (a seconda dell’accordo con l’azienda). Al fine di giustificare il pagamento, i libri paga devono essere emessi. Il contenuto dei libri paga di solito identifica il dipendente, la tariffa oraria del lavoratore, il periodo di liquidazione, le trattenute, le detrazioni e le modalità di pagamento, tra gli altri.
• Registri delle presenze: i registri delle presenze monitorano le ore lavorate dai dipendenti. Questi documenti sono cruciali per il calcolo delle retribuzioni, delle ore straordinarie e per garantire il rispetto delle normative sul lavoro.
• Dichiarazioni fiscali: le dichiarazioni fiscali includono moduli e documenti che devono essere presentati alle autorità fiscali. Questi documenti garantiscono che l’azienda rispetti tutte le normative fiscali e contribuisca correttamente ai tributi.

Documenti di pianificazione del personale

Per lavorare in modo efficiente è necessario pianificare l’orario di lavoro. Questo documento aiuterà i dipendenti a sapere quando dovrebbero lavorare e l’azienda a sapere chi è disponibile a lavorare. 

• Calendari lavorativi: questo calendario specifica i giorni da lavorare in azienda. Questo è un documento essenziale per determinare i giorni di produzione dei dipendenti assunti in un’azienda.
• Turni dei dipendenti: è una variazione del documento precedente; in sostanza, è un documento che contiene turni di lavoro dei dipendenti. Se si tratta di un’azienda che lavora sotto più turni, è necessario informare i dipendenti circa il loro orario di lavoro giornaliero.

Documenti di gestione dei dipendenti HR

La gestione dei dipendenti si riferisce alle attività svolte intorno alle esigenze umane. Queste attività si concentrano sulla conoscenza del ruolo di ciascun dipendente.

• Profilo del dipendente: è un documento contenente informazioni personali e professionali dei dipendenti. Le aziende memorizzano tutte le informazioni dei propri dipendenti nei propri Database. Includono informazioni quali formazione, dettagli di contatto, contatto di emergenza, ecc.
• Gestione delle timbrature: in qualsiasi azienda è necessario controllare le giornate lavorative dei dipendenti, per questo motivo è necessario implementare un sistema di controllo del tempo. Ci sono diverse aziende che utilizzano software che funzionano come un gestore di documenti per tenere traccia dei tempi di entrata e uscita dell’azienda.
• Gestione dei congedi per malattia: i dipendenti possono essere in congedo per malattia in qualsiasi momento. Se un dipendente non viene in ufficio, deve essere predisposto un documento che specifichi il congedo per malattia o l’assenza dal lavoro.
• Gestione ferie: tutti i dipendenti hanno diritto al riposo e all’utilizzo delle ferie annuali. Per questo è necessario fare in modo che gestiscano le ferie in modo efficiente in modo che i giorni di ferie non pregiudichino l’attività aziendale. Questo tipo specifico di documento consente di stabilire le ferie dei lavoratori e tenere traccia di chi è assente e chi deve lavorare.
• Valutazioni delle prestazioni: le valutazioni delle prestazioni sono documenti che monitorano e valutano il rendimento dei dipendenti. Questi documenti sono utilizzati per identificare aree di miglioramento, determinare aumenti di stipendio e pianificare la formazione.
• Documenti disciplinari: i documenti disciplinari registrano gli incidenti di comportamento inappropriato o di mancato rispetto delle politiche aziendali. Includono avvertimenti, sanzioni e piani di miglioramento del comportamento.
• Documenti di termination: i documenti di termination includono lettere di dimissioni, accordi di separazione e documenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro. Questi documenti assicurano che il processo di terminazione sia gestito in modo legale e trasparente.

Importanza della gestione efficace dei documenti HR

Conformità legale

Una gestione efficace dei documenti HR assicura che l’azienda rispetti tutte le normative legali e fiscali, riducendo il rischio di sanzioni e controversie legali.

Efficienza operativa

Un’organizzazione ben strutturata dei documenti HR migliora l’efficienza operativa, consentendo un accesso rapido e facile alle informazioni necessarie per la gestione quotidiana delle risorse umane.

Sicurezza dei dati

Proteggere i documenti HR è essenziale per mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili. Implementare misure di sicurezza adeguate protegge i dati dei dipendenti da accessi non autorizzati e violazioni della sicurezza.

A questo punto, si comprende l’importanza della gestione dei documenti HR di base per qualsiasi azienda. Si può anche utilizzare un software di gestione delle risorse umane e dei documenti come Sesame, per svolgere tutti quei compiti relativi al reparto risorse umane che causano così tanti grattacapi.