Cos’è la gestione dei documenti HR?

15 de Luglio, 2024

Una delle tante attività che il team risorse umane di qualsiasi azienda deve affrontare è la gestione dei documenti HR. Questo dipartimento gestisce una grande quantità di informazioni relative ai dipendenti; se non vengono gestite correttamente, le aziende potrebbero trovarsi in difficoltà. 

Pertanto, la gestione dei documenti HR consiste nell’uso efficiente di tutte le informazioni relative alla forza lavoro dell’azienda. Si tratta di informazioni chiave, che spesso possono essere riservate:

• Contratti con i dipendenti
• Documenti personali del dipendente (ID, numero di previdenza sociale)
• Busta paga
• Permessi per malattia

Si tratta di documenti che il team HR deve elaborare, archiviare e recuperare nel modo più efficiente possibile. Una cattiva gestione dei documenti HR rallenterà significativamente i processi aziendali e renderà persino più difficile rispettare i requisiti legali relativi alla protezione dei dati.

È proprio per questo motivo che più team HR hanno un piano strategico di gestione dei documenti che li aiuta ad affrontare le sfide relative a questa materia. Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti è una parte fondamentale di questo piano. 

Importanza della Gestione dei Documenti HR

La gestione dei documenti HR è cruciale per diverse ragioni:

• Conformità: garantire che l’azienda rispetti le leggi e i regolamenti relativi alla gestione del personale.
• Sicurezza: proteggere i dati personali e sensibili dei dipendenti.
• Efficienza: migliorare l’accesso e l’organizzazione dei documenti per una gestione più rapida e accurata delle risorse umane.

Tipologie di Documenti HR

I documenti HR possono essere suddivisi in diverse categorie:

• Documenti Legali: contratti di lavoro, accordi di non divulgazione, documenti di licenziamento.
• Documenti Finanziari: buste paga, dichiarazioni dei redditi, benefici e pensioni.
• Documenti di Valutazione: valutazioni delle prestazioni, feedback, piani di sviluppo.
• Documenti di Formazione: certificazioni, registrazioni dei corsi, programmi di formazione.

Sfide per la gestione dei documenti HR

La gestione dei documenti è probabilmente una delle attività più impegnative affrontate dalle risorse umane. Da un lato, c’è la lentezza nella ricerca di informazioni relative a un dipendente. Si perde molto tempo nella ricerca di informazioni, in parte a causa del modo in cui i documenti vengono archiviati, indipendentemente dal fatto che siano documenti necessari o validi. Non è raro che informazioni obsolete vengano archiviate, il che rallenta questi processi.

Conformità Normativa

Le aziende devono conformarsi a una serie di normative riguardanti la gestione dei documenti HR, come il GDPR (General Data Protection Regulation) in Europa. Mantenere la conformità può essere complesso e richiede una gestione attenta e precisa dei documenti.

Sicurezza dei Dati

I documenti HR contengono informazioni sensibili che devono essere protette da accessi non autorizzati, perdite o furti. Garantire la sicurezza dei dati è una priorità fondamentale per qualsiasi sistema di gestione dei documenti HR.

Accessibilità e Recupero

Assicurare che i documenti siano facilmente accessibili ai dipendenti autorizzati è essenziale per una gestione efficiente. La difficoltà nel recuperare rapidamente i documenti necessari può causare ritardi e inefficienze operative.

Gestione del Ciclo di Vita dei Documenti

Ogni documento HR ha un ciclo di vita che va dalla creazione all’archiviazione fino alla distruzione. Gestire questo ciclo in modo efficiente richiede una strategia chiara e l’adozione di pratiche standardizzate.

Una delle conseguenze dell’avere troppe informazioni archiviate è un uso abbondante della carta con i conseguenti costi economici e ambientali per l’azienda.

Vantaggi di una corretta gestione dei documenti HR

Se il team delle risorse umane è in grado di sviluppare un adeguato sistema di gestione dei documenti HR, sarà in grado di svolgere il proprio lavoro in modo molto più efficiente, poiché ridurrà la quantità di lavoro che deve fare a mano. A tal fine, è importante avere un project manager come Sesame per aiutare a tenere tutti i documenti sotto controllo. Individuare le informazioni sarà molto più semplice e veloce in modo che chiunque sia interessato a consultare un documento possa accedervi rapidamente.

Una corretta gestione dei documenti delle risorse umane serve anche a rafforzare la sicurezza dei documenti, in particolare di quelli che includono informazioni sensibili o riservate. Non solo saranno al sicuro da potenziali perdite, ma verrà conservato un registro completo e saranno impedite modifiche di dati non autorizzate. Una cronologia degli utenti che hanno avuto accesso al documento, le modifiche apportate e la data della modifica è fondamentale per tenere traccia dei documenti aziendali. 

Inoltre, non dobbiamo perdere di vista il fatto che i documenti saranno aggiornati in modo molto più rapido e immediato, il che può essere molto vantaggioso per le aziende con un elevato tasso di turnover del personale.

Infine, da un punto di vista ambientale, va notato che la digitalizzazione dei documenti riduce l’uso della carta. Archiviando i documenti nel cloud, lo spazio viene salvato in azienda, in quanto non ci sono file fisici.

Sistema di gestione dei documenti HR

Uno dei cambiamenti chiave nella gestione dei documenti HR negli ultimi tempi è stata la digitalizzazione dei processi. Avere un document manager che memorizza tutte le informazioni aziendali nel cloud libera il lavoro del reparto HR. Ora, questo team dedica meno tempo alle attività amministrative con la classificazione dei documenti e può concentrarsi su questioni come la formazione del personale o il lavoro sui miglioramenti per l’azienda.

Tra le funzionalità di Sesame come software per le risorse umane e document manager, vale la pena evidenziare l’aiuto che fornisce nei processi di assunzione e onboarding. Quando si tratta di selezionare i dipendenti, consente ai candidati di essere canalizzati attraverso un unico strumento a cui tutti i membri del team HR hanno accesso.

È inoltre possibile creare un database di candidati. Una volta selezionate, le checklist di onboarding consentono al team delle risorse umane di assicurarsi di avere tutti i documenti necessari relativi al nuovo dipendente.

Caratteristiche Principali

Un sistema di gestione dei documenti HR efficace dovrebbe includere le seguenti caratteristiche:

• Archiviazione Centralizzata: una piattaforma unica dove tutti i documenti HR sono conservati e organizzati.
• Automazione dei Processi: funzionalità di workflow automatizzati per ridurre il lavoro manuale e migliorare l’efficienza.
• Controlli di Accesso: misure di sicurezza per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai documenti sensibili.
• Crittografia dei Dati: protezione dei dati sensibili attraverso la crittografia.
• Backup Regolari: pianificazione di backup automatici per prevenire la perdita di dati.
• Ricerca Avanzata: funzionalità di ricerca avanzata per trovare rapidamente i documenti necessari.

Implementazione di un Sistema di Gestione dei Documenti HR

Valutazione delle Esigenze Aziendali

Prima di implementare un sistema di gestione dei documenti HR, è importante valutare le esigenze specifiche dell’azienda. Questo include l’analisi del volume dei documenti, delle normative di conformità e delle esigenze di accesso e sicurezza.

Scelta della Soluzione Adeguata

Esistono diverse soluzioni di gestione dei documenti HR disponibili sul mercato. È fondamentale scegliere una soluzione che si adatti alle esigenze specifiche dell’azienda e che offra le funzionalità necessarie.

Formazione del Personale

Per garantire una transizione senza problemi e l’efficacia del nuovo sistema, è importante fornire una formazione adeguata al personale. Questo include l’addestramento all’uso delle nuove tecnologie e alla comprensione delle nuove procedure operative.

Monitoraggio e Miglioramento Continuo

Dopo l’implementazione, è essenziale monitorare il sistema di gestione dei documenti HR e apportare miglioramenti continui per ottimizzare i processi e garantire la conformità.

In breve, una gestione efficiente dei documenti delle risorse umane alleggerirà il team di lavoro delle risorse umane, consentendo loro di concentrare i propri sforzi su altri aspetti che sono più utili all’organizzazione. Avere un buon project manager è essenziale quando si tratta di gestire, archiviare e accedere ai documenti relativi alla propria forza lavoro. Più dipendenti un’azienda ha sul suo libro paga, più è importante ottimizzare la gestione dei documenti per evitare problemi in futuro.