Manuale di benvenuto di un’azienda ideale

22 de Luglio, 2024

Un manuale aziendale è un documento che viene utilizzato durante il processo di accoglienza di nuovi dipendenti nell’organizzazione. Il suo obiettivo è focalizzato sulla segnalazione di informazioni importanti sull’azienda, i suoi obiettivi, il suo funzionamento, la sua cultura aziendale, tra gli altri.

In questo caso, possiamo usare Sesame HR come esempio, un software HR progettato con un’interfaccia molto intuitiva.

Questo manuale offre una panoramica completa sull’organizzazione, le sue politiche, le procedure e le aspettative. Serve come una risorsa di riferimento per aiutare i nuovi assunti a comprendere meglio l’ambiente di lavoro e a integrarsi più rapidamente e senza intoppi. Il manuale aziendale non solo comunica le linee guida operative, ma anche i valori, la cultura e la missione dell’azienda.

Che cos’ è un manuale aziendale?

Come abbiamo già accennato, si tratta di un documento aziendale che viene utilizzato nel processo di accoglienza dei nuovi dipendenti. Il suo obiettivo è quello di informare i dipendenti su tutte le linee guida aziendali. Per citare alcuni esempi: obiettivi aziendali, funzionamento, cultura aziendale, tra gli altri.

Va notato che questo non è uno strumento nuovo, ma è vero che svolge un ruolo molto importante. E questo perché è il primo segno di affetto, di rispetto e di ammirazione che si può sentire nei confronti di un nuovo lavoratore.

Abbiamo tutti attraversato quella fase di nervosismo che ci pervade il primo giorno di lavoro in una nuova azienda. Possiamo essere la persona con il profilo migliore per l’offerta di lavoro, ma tutti ci sentiamo sempre insicuri all’inizio di una nuova avventura professionale.

Cosa deve contenere questo manuale?

Il manuale aziendale deve contenere i seguenti punti:

1. Introduzione all’azienda

• Storia e background: breve storia dell’azienda, le sue origini e le principali tappe evolutive.
• Missione, visione e valori: dichiarazioni che descrivono gli obiettivi a lungo termine, la filosofia aziendale e i principi fondamentali che guidano l’operato dell’organizzazione.

2. Struttura organizzativa

• Organigramma: una rappresentazione visiva della struttura organizzativa, mostrando i principali dipartimenti e le figure chiave.
• Ruoli e responsabilità: descrizione dei vari ruoli all’interno dell’azienda e delle rispettive responsabilità.

3. Politiche aziendali

• Orari di lavoro: dettagli sugli orari di lavoro, le pause e le politiche di flessibilità.
• Politiche di assenza: linee guida su ferie, malattie e altre assenze.
• Codice di abbigliamento: regole sull’abbigliamento appropriato per il luogo di lavoro.

4. Procedure operative

• Processi aziendali: descrizione delle principali procedure operative e dei flussi di lavoro.
• Utilizzo delle risorse aziendali: linee guida sull’uso di attrezzature, software e altre risorse aziendali.

5. Benefici e compensi

• Pacchetti retributivi: informazioni dettagliate su salari, bonus e altri incentivi.
• Benefici aggiuntivi: dettagli su assicurazioni sanitarie, piani pensionistici, programmi di benessere e altri vantaggi offerti dall’azienda.

6. Sicurezza sul lavoro

• Norme di sicurezza: linee guida e procedure per garantire un ambiente di lavoro sicuro.
• Procedure di emergenza: istruzioni su come comportarsi in caso di emergenza, come incendi o evacuazioni.

7. Cultura aziendale

• Eventi e attività: informazioni su eventi aziendali, attività di team building e altre iniziative sociali.
• Integrazione e inclusione: politiche e pratiche per promuovere un ambiente di lavoro inclusivo e diversificato.

8. Risorse per lo sviluppo professionale

• Opportunità di formazione: programmi di formazione e sviluppo professionale offerti dall’azienda.
• Piani di carriera: informazioni sui percorsi di carriera disponibili e su come avanzare all’interno dell’organizzazione.

Questi sono i punti più basilari che, a seconda del tipo di azienda, occuperanno più o meno spazio. Altri possono anche essere aggiunti, purché l’organizzazione li consideri rilevanti.

Vantaggi di un manuale per i dipendenti come strumento di comunicazione interna

Oltre a soddisfare il suo obiettivo principale, che è quello di ridurre le insicurezze dei primi giorni, la preparazione di un manuale per i dipendenti offre altri vantaggi:

• Per i dipendenti: li aiuta a sapere quali attività sono tenuti a svolgere e quali obiettivi devono essere raggiunti. Fornisce informazioni sul cliente ideale dell’azienda. Aiuta i lavoratori ad essere più concentrati, quindi più produttivi. 
• Per le aziende: permette loro di spiegare fin dall’inizio gli aspetti più basilari dell’organizzazione. Si genera un clima lavorativo più favorevole, dove tutti sanno quali sono le proprie attività e a chi rivolgersi in caso di necessità. Le prestazioni dei nuovi lavoratori saranno molto più elevate dal primo giorno, poiché non dipenderanno da terzi per svolgere il loro lavoro.

Come preparare un manuale per i dipendenti?

Quando si prepara questo manuale, è importante scegliere bene chi sarà la persona responsabile della sua stesura. Nelle grandi aziende, questi documenti sono di solito molto istituzionali. Questo li rende di non facile comprensione e, talvolta, non rispecchiano adeguatamente la realtà di tutte le funzioni aziendali. Tenendo conto dell’importanza della persona che sta scrivendo il manuale, procedere a riunire le principali persone responsabili del vostro team e rispondere alle seguenti domande.

1. Pianificazione e ricerca

• Definire gli obiettivi: stabilire gli obiettivi del manuale e il pubblico di riferimento.
• Raccogliere informazioni: raccogliere tutte le informazioni necessarie, consultando i vari dipartimenti e le figure chiave dell’azienda.

2. Strutturare il contenuto

• Creare una bozza: organizzare le informazioni in una struttura logica e coerente.
• Sezioni e capitoli: suddividere il manuale in sezioni e capitoli chiari, ciascuno con un’introduzione e una conclusione.

3. Scrittura e revisione

• Linguaggio chiaro: utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, evitando gergo tecnico non necessario.
• Revisione: rivedere il contenuto per correggere errori e garantire la chiarezza delle informazioni.

4. Formattazione e design

• Layout professionale: utilizzare un layout professionale, con una chiara divisione delle sezioni e un uso appropriato di titoli e sottotitoli.
• Grafici e immagini: includere grafici, immagini e tabelle per rendere il contenuto più comprensibile e visivamente accattivante.

5. Distribuzione

• Versione digitale: creare una versione digitale del manuale, facilmente accessibile tramite la intranet aziendale o altre piattaforme digitali.
• Formazione: organizzare sessioni di formazione per i nuovi dipendenti su come utilizzare il manuale e dove trovare le informazioni necessarie.

6. Aggiornamento continuo

• Feedback: raccogliere feedback dai dipendenti per identificare eventuali aree di miglioramento.
• Aggiornamenti regolari: aggiornare regolarmente il manuale per riflettere le nuove politiche, procedure e cambiamenti aziendali.

Affinché tu possa facilitare il processo e renderlo molto più facile e veloce, è possibile contare su Sesame HR. Un software per le risorse umane che permetterà di progettare il processo di onboarding e condividerlo con i nuovi dipendenti.