Guida pratica all’onboarding per i neoassunti

22 de Luglio, 2024

L’arrivo di nuovi dipendenti in un’azienda è sempre una buona notizia. Significa crescita. Ma comporta anche sfide significative. Una delle più ovvie è quella di inserire nuovi lavoratori nei team esistenti. Questo è il motivo per cui è importante avere un solido manuale per i dipendenti per il personale appena assunto all’interno del processo di onboarding.

La guida di benvenuto per il personale appena assunto è uno strumento essenziale che fornisce tutte le informazioni necessarie per aiutare i nuovi dipendenti a integrarsi rapidamente e senza intoppi nell’organizzazione. Questa guida è un documento dettagliato che copre vari aspetti del lavoro e della cultura aziendale, e serve come punto di riferimento per i nuovi assunti durante le loro prime settimane in azienda.

Qual è la guida di benvenuto per il personale appena assunto

Quando si fa riferimento al manuale di benvenuto di un’azienda, si parla di un documento creato dall’organizzazione stessa per facilitare e velocizzare il processo di adattamento. Ogni persona ha il proprio ritmo, ma avere un documento come questo accorcia la curva di apprendimento. L’obiettivo è che il primo giorno di lavoro i nuovi dipendenti sappiano cosa li attende nel loro nuovo lavoro. Fortunatamente, sempre più aziende stanno diventando consapevoli dell’importanza di avere tale aiuto per i loro nuovi lavoratori.

Tra le altre cose, il lavoratore dovrebbe essere aggiornato con le procedure burocratiche e i valori aziendali. Come ben sapete, l’onboarding non è qualcosa che dovrebbe essere lasciato per l’ultimo giorno. Prima si inizia, prima questo periodo di adattamento sarà completato. Per questo motivo, una guida di benvenuto per il personale appena assunto viene solitamente consegnata pochi giorni prima del primo giorno di lavoro. In questo modo, è anche possibile coinvolgere maggiormente i dipendenti, rafforzando il loro sentimento di appartenenza.

Contenuti tipici della guida di benvenuto

1. Introduzione all’azienda: una panoramica dell’azienda, inclusa la sua storia, missione, visione e valori fondamentali. Questa sezione aiuta i nuovi dipendenti a comprendere il contesto in cui operano.
2. Struttura organizzativa: descrizione della struttura aziendale, inclusi i vari dipartimenti e le principali figure di riferimento. È utile includere un organigramma per visualizzare meglio la gerarchia.
3. Politiche aziendali: informazioni sulle politiche aziendali, come orari di lavoro, politiche di assenza, codici di abbigliamento, e linee guida sull’uso delle risorse aziendali.
4. Benefici e compensi: dettagli sui benefici offerti dall’azienda, come assicurazioni sanitarie, piani pensionistici, bonus e altre forme di compenso.
5. Sicurezza sul lavoro: linee guida e procedure di sicurezza, inclusi i protocolli di emergenza e le normative in materia di salute e sicurezza.
6. Risorse e supporto: informazioni sulle risorse disponibili per i dipendenti, come la formazione continua, i programmi di sviluppo professionale, e i servizi di supporto come l’assistenza psicologica.
7. Procedure operative: descrizione delle procedure operative standard, inclusi i flussi di lavoro, i sistemi informatici utilizzati, e le pratiche amministrative.
8. Cultura aziendale e integrazione: suggerimenti per integrarsi nella cultura aziendale, comprese le aspettative comportamentali e le opportunità di socializzazione con i colleghi.

Guida all’onboarding per il personale neoassunto: contenuti

Questo documento fa parte del piano di benvenuto di un’azienda, quindi ogni organizzazione lo struttura in base alle proprie esigenze. Tuttavia, ci sono una serie di elementi che non possono mancare nel manuale di benvenuto di un’azienda. Stiamo parlando di alcuni contenuti chiave in modo che l’accoglienza dei nuovi arrivati sia davvero efficace, senza perdere tempo. È importante iniziare con un sommario che consenta ai nuovi dipendenti di individuare rapidamente le informazioni che li interessano.

Messaggio di benvenuto

La guida di benvenuto per il personale appena assunto dovrebbe iniziare con un saluto da parte del CEO o del capo dell’azienda.

Documentazione pre-arrivo: inviare ai nuovi assunti tutta la documentazione necessaria prima del loro primo giorno, inclusi contratti, moduli di assunzione, e informazioni preliminari sull’azienda.

Check-list di benvenuto: una lista di controllo che dettaglia tutto ciò che il nuovo dipendente deve portare o preparare prima dell’arrivo.

Storia dell’azienda

Se i lavoratori accettano di lavorare nella nostra azienda, il 99% di loro saprà cosa fa l’azienda. Ma, resta interessante includere una presentazione di questa parte. E quale modo migliore per iniziare se non dall’inizio?

Una rassegna storica con informazioni sulle origini, la traiettoria e le tappe dell’azienda. Può essere accompagnato da un file con il nome attuale, l’immagine aziendale, il portafoglio di prodotti o servizi, la sede centrale, i dipartimenti, il pubblico, i fornitori e qualsiasi altro dato che possa essere di interesse.

Accoglienza e tour dell’ufficio: organizzare una calorosa accoglienza e un tour completo dell’ufficio per familiarizzare il nuovo assunto con l’ambiente di lavoro.

Presentazione ai colleghi: facilitare le presentazioni con i membri del team e altri colleghi chiave per creare un senso di comunità.

Valori aziendali

La storia dell’azienda non sarà compresa senza i suoi valori aziendali. Qui abbiamo due opzioni. Da un lato, possiamo definire i valori dell’azienda. Dall’altro, c’è la possibilità che l’azienda voglia riorientarsi. Molte volte, decidiamo di rinnovare la forza lavoro alla ricerca di valori che non possiamo raggiungere con il nostro attuale team di lavoro.

Assegnazione di un mentore: affidare al nuovo assunto un mentore o un buddy che possa offrire guida e supporto durante le prime settimane.

Sessioni di check-in: organizzare incontri regolari con il manager per discutere i progressi, affrontare eventuali difficoltà, e fornire feedback costruttivo.

Cultura e politiche aziendali

Stiamo entrando in un capitolo chiave della guida di benvenuto per il personale appena assunto, poiché la maggior parte delle informazioni è inclusa qui. Ecco alcuni dei punti salienti:

• Codice di abbigliamento: come devono vestirsi i dipendenti? In modo formale o informale? I pantaloncini sono ammessi in estate? Devono indossare dispositivi di sicurezza come stivali, caschi, giubbotti o guanti riflettenti?
• Orario di lavoro e pause: non possiamo ignorare il sistema di controllo del tempo, orario di entrata e uscita e la gestione degli straordinari.
• Assenze e ferie: ogni azienda ha politiche e protocolli per ferie, permessi o anche per richiedere un turno di lavoro. Occorre spiegare come vengono richieste le ferie, in che caso le assenze sono consentite, come giustificarle, ecc.

Informazioni sul lavoro

Infine, dobbiamo parlare delle questioni relative al lavoro che si svolgerà. Problemi come gli strumenti informatici (accessibilità e uso) sono fondamentali, soprattutto quando si tratta di onboarding digitale. Dobbiamo anche parlare della prevenzione dei rischi professionali o delle possibilità di formazione dei dipendenti in azienda.

Orientamento aziendale: sessioni di orientamento che coprono la storia dell’azienda, la sua missione, visione, e valori.

Formazione sui sistemi: istruzioni su come utilizzare i sistemi informatici aziendali, le piattaforme di comunicazione, e altri strumenti digitali essenziali.

Competenze specifiche: training specifico relativo al ruolo del nuovo dipendente, incluse le competenze tecniche e operative necessarie.

Avere un software HR come Sesame HR rende più facile preparare la guida di benvenuto per il personale appena assunto. Un programma di questo tipo è il vostro migliore alleato nei processi di onboarding.