15 de Luglio, 2024

Due dei termini che un datore di lavoro non deve mai perdere di vista sono efficienza e qualità per garantire che l’attività dell’azienda sia produttiva e che possa raggiungere i suoi obiettivi a breve e lungo termine. In questo senso, vengono utilizzate metriche di produttività come gli indicatori chiave di prestazione (noti anche come KPI).

La produttività del lavoro è un indicatore cruciale per valutare l’efficacia operativa di un’azienda. Esaminare accuratamente le metriche di produttività permette ai manager di identificare aree di miglioramento, ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza complessiva.

Ecco una guida completa per analizzare le metriche di produttività, tenendo traccia della gestione delle attività dei dipendenti. Continuate a leggere!

Perché è importante misurare i KPI di produttività?

Le metriche di produttività o gli indicatori di prestazioni chiave sintetizzano le informazioni per determinare le azioni più produttive della forza lavoro. Oltre a conoscere i migliori strumenti per aumentare la produttività del vostro personale, scoprite perché è interessante per la tua azienda utilizzare i KPI e tutto ciò che la loro analisi comporta:

Fornire informazioni utili per l’azienda.
Misurazione di determinate variabili e risultati.
Confronto delle informazioni con i dati relativi alla concorrenza e all’industria.
Analisi delle informazioni e strategie di disegno basate su di esse.
Processo decisionale basato sulle informazioni raccolte.

1. Identificazione delle aree di miglioramento

Misurare i KPI di produttività permette di individuare le aree in cui l’azienda può migliorare. Questo include la riduzione degli sprechi, l’ottimizzazione dei processi e l’identificazione delle inefficienze.

2. Monitoraggio delle prestazioni

Il monitoraggio continuo delle prestazioni dei dipendenti e dei team consente di mantenere un elevato livello di produttività e di intervenire tempestivamente in caso di calo delle prestazioni.

3. Obiettivi di crescita e sviluppo

Stabilire e misurare i KPI di produttività aiuta a definire obiettivi chiari e misurabili per la crescita e lo sviluppo dell’azienda. Questi obiettivi possono essere utilizzati per motivare i dipendenti e allineare gli sforzi individuali con la strategia aziendale.

4. Valutazione dell’efficacia dei processi

Misurare la produttività consente di valutare l’efficacia dei processi aziendali e di apportare modifiche basate su dati concreti. Questo può portare a miglioramenti significativi nell’efficienza operativa.

5. Pianificazione strategica

I KPI di produttività forniscono dati essenziali per la pianificazione strategica. Le decisioni basate su questi dati sono più informate e possono portare a strategie di successo a lungo termine.

Quali sono le metriche di produttività che non si possono trascurare?

Il processo di identificazione delle metriche di produttività in un’azienda richiede sia tempo che impegno, ma una volta stabilite, sono una risorsa molto preziosa per la gestione aziendale. Il tipo di metriche rilevanti per misurare la produttività dipende direttamente dalle esigenze e dagli obiettivi stabiliti in una strategia aziendale.

Quantità: se l’interesse della vostra analisi KPI risiede nella conoscenza dei dati associati alla quantità su cui potete concentrarvi: il numero di progetti consegnati o prodotti creati, il numero di fatture emesse.
Qualità: in questo caso, i dati più interessanti sono: errori, recensioni, prodotti difettosi, reclami o commenti.
Velocità: quando si parla di KPI di velocità si intendono i tempi di consegna, il confronto temporale stimato, le unità prodotte al giorno, ecc.
Costo: in questo caso, stiamo parlando del rapporto tra costo del dipendente e spesa finale di un progetto.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di KPI che si riferiscono a qualità, quantità o velocità, ci sono alcuni dati chiave per determinare la produttività di un dipendente. Annotare le seguenti metriche per conoscere la reale efficacia di un progetto:

Tempo medio per attività: questa metrica è essenziale per conoscere le differenze tra le aree di lavoro, analizzare quelle che non sono così redditizie o efficaci e suggerire miglioramenti. Tempo medio per attività = tempo totale di un’attività / numero di volte in cui è stata eseguita.
Tasso di lavoro per dipendente: quando si calcola questo indicatore, differenzia chiaramente le ore fatturabili dalle ore non fatturabili. Tasso di lavoro (%) = (ore fatturabili mensili totali/ore registrate totali) x 100.
Utile per dipendente: se si desidera conoscere qual è il profitto reale generato da un dipendente, è possibile calcolarlo applicando la seguente formula: profitto per dipendente = profitto totale/ numero di dipendenti.

Strategie e tecniche chiave per misurare la produttività

Misurare la produttività è il punto di partenza per comprendere le prestazioni del vostro team e la redditività del progetto.

Esistono due semplici modi per eseguire questa operazione: ad esempio, è possibile calcolare la produttività di un reparto vendite dividendo i ricavi totali per i venditori. Oppure si può scoprire il tasso di produttività in base agli standard del settore.

Di seguito, abbiamo compilato i concetti e le tecniche di base per ottimizzare le metriche di produttività. Spiegheremo cosa sono, perché sono necessari e come puoi implementarli per aumentare la tua attività.

1. Software di monitoraggio della produttività

Analizzare le metriche di produttività senza utilizzare un software di monitoraggio della produttività può essere un’attività complicata. Questi tipi di strumenti generano rapporti basati sui KPI più rilevanti applicando una formula di produttività e utilizzando dati come il tempo dedicato dai dipendenti alle attività.

Utilizzando diversi strumenti per migliorare la produttività dei dipendenti è possibile ottenere informazioni in un solo clic. Come nel caso di Pomodoro Time Tracker, uno strumento per gestire e amministrare il tempo in modo efficiente per cui le strutture funzionano in fasi di 25 minuti con 5 minuti di pausa.

Nel caso specifico di Sesame HR un software di tracciamento del tempo con funzionalità estese è possibile trovare un task manager e un project manager dove i lavoratori aggiungono le attività e i progetti su cui stanno lavorando e tracciano il tempo trascorso su di essi. Un task manager come Sesame HR consente di vedere quanto tempo è stato speso per un lavoro efficace o produttivo e quanto tempo è stato speso per interruzioni o attività meno produttive.

Volete migliorare la produttività dei vostri dipendenti? Conoscere metriche in tempo reale come il tasso di attività utilizzando un software. Ciò significa una migliore gestione e aiutare i lavoratori a progredire nelle loro mansioni lavorative. Analizzare ogni progetto e membro del team. Con l’uso di un task manager e di uno strumento di gestione dei progetti agile è possibile ottenere rapporti sulla produttività per prendere decisioni intelligenti.

2. Formula di produttività dei dipendenti

Se si desidera conoscere la relazione tra il tempo trascorso da un dipendente al lavoro e le unità prodotte in tale periodo, è necessario utilizzare la formula della produttività.

Produttività = Produzione / risorse impiegate

Quando si applica la formula è possibile misurare, ad esempio, il numero di attività completate tra i progetti consegnati. Tuttavia, è importante tenere presente che non tutte le attività richiedono lo stesso tempo o sforzo.

3. Metrica del fatturato per produttività dei dipendenti

Il rapporto tra ricavi per dipendente può essere utile per analizzare le metriche di produttività per alcuni team o reparti, come le vendite o il marketing, nonché in altre aree di produzione in cui il lavoro è molto più misurabile.

Produttività = Ricavi /Numero totale di dipendenti nel dipartimento

A volte si deve tener conto non solo degli indicatori di produttività, ma anche della qualità della produzione, perché generalmente quando si applica la formula della produttività si usano equazioni in cui si contano solo la consegna del prodotto e le ore investite dal team.

Misurare la produttività e trarre conclusioni

Una volta identificate le metriche più rilevanti per misurare la produttività dei dipendenti, saprete come i dipendenti svolgono il loro lavoro, quali sono i loro punti di forza e di debolezza, i problemi da migliorare e come riorganizzare i carichi di lavoro per ottenere il massimo da ciascun membro del team.

Infine, non dimenticate che le metriche di produttività sono essenziali per ogni dipendente per rivedere la propria efficienza con questi dati, confrontarsi con gli altri membri del team, sentirsi motivati, impegnati e aspirare a crescere nel proprio ambiente di lavoro.

Pertanto, il concetto di produttività non è solo associato all’efficienza, ma anche alla necessità psicologica di ciascun membro del team di sapere come migliorare professionalmente e sapere a che punto sono in termini di dipartimento o team.

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Tiago Santos

HR Influencer at Sesame HR | Website | + posts

Esperto professionista di Risorse Umane con esperienza nella creazione di comunità collaborative di leader delle HR. In qualità di fondatore del HR Club e della HR Community, adopero i miei oltre 15 anni di esperienza per ottimizzare il panorama professionale nella leadership delle HR.

tiago santos

HR Content Specialist

Come esaminare le metriche di produttività del lavoro?