Smart working: la gestione del tempo di lavoro nelle aziende

8 de Ottobre, 2024

Immaginate di essere al lavoro e che il vostro capo vi proponga un nuovo progetto. Avete due opzioni:

Abbassare la testa e iniziare a lavorarci a capofitto, oppure potete fare un passo indietro e porvi delle domande essenziali. Qual è la scadenza? Qual è la portata del progetto? Quali risorse avete a disposizione? Come potete inserire questo progetto nel vostro carico di lavoro complessivo?

L’opzione 1 può sembrare la più logica, ma non sempre è la più intelligente. L’opzione 2 potrebbe richiedere un po’ più di tempo, ma è più probabile che il risultato finale sia migliore.

Molto spesso un buon lavoro è, infatti, il risultato di scelte consapevoli dettate da semplici linee guida. In questo articolo discuteremo alcune delle domande preliminari da porsi in termini di gestione del tempo sul posto di lavoro.

Che cos’è lo smart working?

Si tratta di una nuova modalità di lavoro, introdotta di recente in Italia, che permette di svolgere il proprio mestiere da casa.

Questa nuova formula permette di conciliare gli impegni professionali con quelli personali, migliorando così la qualità della vita lavorativa. Ma come funziona esattamente? In pratica, lo smart working prevede che l’azienda fornisca ai propri dipendenti strumenti e dispositivi tecnologici per lavorare da casa.

Questo comporta molti vantaggi, poichè converte il lavoro vero e proprio in qualcosa da poter effettuare comodamente a casa, senza doversi spostare presso la sede aziendale. Un buon compromesso, no?

Caratteristiche principali dello smart working

1. Flessibilità spazio-temporale: i dipendenti possono lavorare ovunque e in qualsiasi momento, purché rispettino le scadenze e gli obiettivi prefissati.
2. Uso della tecnologia: è fondamentale per lo smart working, poichè consente la comunicazione e la collaborazione a distanza.
3. Focus sui risultati: lo smart working pone l’accento sui risultati e sugli obiettivi raggiunti, piuttosto che sulla quantità di ore lavorate.

Pro e contro dello smart working

Detto questo, siete a favore o meno dello smart working?

Prima di tutto, bisogna dire che lo smart working ha sia pro che contro. Vediamoli insieme:

PRO:

• Maggiore flessibilità oraria: permette di lavorare in orari estremamente flessibili, adattandosi alle proprie esigenze.
• Maggiore produttività: grazie allo smart working, i dipendenti possono gestire al meglio il proprio tempo, mantenendo la concentrazione e raggiungendo più facilmente gli obiettivi prefissati.
• Riduzione dei costi: le aziende possono ridurre enormemente i costi operativi legati agli spazi fisici e alle infrastrutture.
• Accesso a talenti globali: lo smart working permette di assumere talenti provenienti da qualsiasi parte del mondo.
• Meno stress: chi lavora in smart working risulta meno stressato, poiché non è costretto a stare tutto il giorno in ufficio.

CONTRO:

• Mancanza di socializzazione e maggiore isolamento: lavorando in smart working si tende a socializzare meno con i colleghi, poiché si sta sempre a casa. I momenti di pausa in compagnia sono un toccasana per la produttività.
• Difficoltà di gestione: i manager possono trovare difficile monitorare e gestire i dipendenti a distanza.
• Rischi di sicurezza: la sicurezza dei dati può essere compromessa quando i dipendenti lavorano da reti non protette.

Strumenti per una gestione ottimale del tempo in azienda

Gli strumenti sono essenziali per gestire al meglio il proprio tempo. Uno dei software più utili in questo senso è, ad esempio, l’agenda elettronica: questa app ti permette di pianificare le tue attività in modo dettagliato, segnando date, orari e impegni. Inoltre, puoi tracciare i tuoi progressi e controllare di aver rispettato i tuoi obiettivi.

Un’altra applicazione utilissima che tutti usiamo ormai quotidianamente è l’e-mail. Con l’e-mail puoi gestire le comunicazioni in modo rapido ed efficiente, rispondendo rapidamente e riducendo al minimo gli sprechi di tempo.

Strumenti di comunicazione

1. Slack: una piattaforma di messaggistica istantanea che consente comunicazioni rapide e organizzate per canali tematici.
2. Microsoft Teams: offre chat, videoconferenze, chiamate e integrazioni con altre applicazioni Microsoft.
3. Zoom: una piattaforma di videoconferenza molto utilizzata per virtual calls e webinar.

Strumenti di gestione dei progetti

1. Trello: Organizza e gestisce progetti in modo visuale e intuitivo tramite la creazione di schede e liste.
2. Asana: permette di gestire progetti e collaborazioni con avanzate funzionalità di reporting.
3. Monday: una piattaforma flessibile per la gestione dei tuoi progetti, totalmente personalizzabile.

Strumenti di monitoraggio del tempo

1. Toggl: un’app per il monitoraggio del tempo che aiuta i dipendenti a registrare le ore lavorate e a migliorarne la produttività.
2. RescueTime: analizza il tempo trascorso su applicazioni e siti web, fornendo report dettagliati sull’utilizzo del tempo.
3. Clockify: un tracker di tempo gratuito che consente di monitorare le ore svolte e gestire i progetti.

Stabilire politiche di gestione del tempo sul posto di lavoro

Stabilire una buona politica di gestione del tempo è fondamentale. Alla base di un obiettivo ci sono sempre delle regole che devono essere chiare e rigorose, così come i tempi e gli orari. La loro importanza non va sottovalutata, poiché fornisce ai dipendenti un approccio al lavoro strutturato e organizzato.

Definire aspettative e obiettivi

1. Obiettivi chiari: stabilire obiettivi chiari e raggiungibili per ogni dipendente e team.
2. Aspettative di comunicazione: definire le aspettative di comunicazione, inclusi i tempi di risposta e le modalità di contatto.

Orari di lavoro flessibili

1. Flessibilità oraria: permettere ai dipendenti di scegliere in autonomia i loro orari di lavoro, purché si rispettino scadenze e obiettivi.
2. Off time: incoraggiare i propri dipendenti a staccare dal lavoro e a prendersi qualche pausa per evitare il burnout.

Monitoraggio e feedback

1. Monitorare i propri progressi: utilizzare app di monitoraggio del tempo e delle attività per tracciare i progressi dei dipendenti.
2. Feedback regolare: fornire feedback regolari e costruttivi ai dipendenti per spronarli a migliorare e a rimanere motivati.

Inoltre, queste politiche devono prevedere anche del tempo libero durante il giorno. I dipendenti devono avere la possibilità di dedicarsi ad attività personali come shopping, palestra o semplicemente leggere un libro durante la propria pausa in ufficio. Queste pause possono portare solo benefici per i dipendenti in termini di stress e produttività al lavoro.

Strategie per l’implementazione di programmi di smart working

Quando si decide di implementare dei programmi di smart working, è importante considerare alcune strategie di gestione del tempo. La prima è avere una chiara definizione dei compiti da svolgere e del tempo previsto per ognuno.

Usufruire di programmi di smart working richiede una pianificazione strategica e un approccio graduale.

Valutazione delle necessità aziendali

1. Analisi delle mansioni: identificare quali mansioni possono essere svolte da remoto e quali invece richiedono la presenza fisica.
2. Valutazione della tecnologia: assicurarsi che l’azienda disponga della tecnologia necessaria che supporti lo smart working.

Formazione e supporto

1. Formazione dei dipendenti: offrire formazione sull’utilizzo degli strumenti di smart working e sulla gestione del tempo in maniera efficace.
2. Supporto tecnico: fornire supporto tecnico costante per risolvere eventuali problemi tecnologici.

Comunicazione e cultura aziendale

1. Comunicazione trasparente: mantenere una comunicazione chiara e aperta con i dipendenti riguardo a cambiamenti e aspettative.
2. Praticare la fiducia: promuovere una cultura della fiducia e della responsabilità, che faccia sentire i dipendenti supportati e valorizzati.

Implementazione graduale

1. Progetti pilota: la messa in atto di progetti pilota per testare l’efficacia dello smart working ed apportare eventuali miglioramenti.
2. Espansione graduale: espandere gradualmente i programmi di smart working sulla base dei risultati ottenuti.

Un altro pro delle tecnologie impiegate per lo smart working è la possibilità di segnalare eventuali ritardi o disservizi durante lavoro o consegne. Questo aiuta gli impiegati a rimanere motivati ed evitare i ritardi nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Come misurare l’efficacia dei programmi di smart working

Un buon programma di smart working prevede la valutazione dei risultati e delle politiche rispettate. Ciò consente di determinare se lo smart sia effettivamente in grado di aumentare l’efficienza e la produttività, oltre a fornire un importante feedback per eventuali migliorie.

Indicatori chiave per una buona prestazione (KPI)

1. Produttività: analizzare la produttività dei dipendenti attraverso quantità, qualità del lavoro e rispetto delle scadenze.
2. Soddisfazione dei dipendenti: L’uso di sondaggi per valutare la soddisfazione dei dipendenti riguardo al loro equilibrio tra vita privata e lavorativa, e alla loro esperienza di smart working.
3. Engagement: monitorare l’engagement dei dipendenti attraverso il coinvolgimento nelle riunioni, la partecipazione a progetti e la comunicazione interna.

Analisi dei dati

1. Utilizzo degli strumenti: analizzare l’utilizzo degli strumenti di smart working per identificare eventuali incidenze o problemi tecnici.
2. Report di performance: creare report di performance regolari per valutare i progressi e identificare le possibili carenze.

Feedback continuo

1. Check-up costanti: organizzare riunioni di revisione regolari con il team per discutere dei progressi e raccogliere feedback.
2. Perfezionamento: applicare le migliorie necessarie in base al riscontro ricevuto.

Esistono diversi modi per stimare l’efficacia di un programma, quali l’osservazione diretta, le interviste, le valutazioni e il monitoraggio delle prestazioni.

In conclusione, lo smart working è un ottimo modo per gestire il tempo e le risorse aziendali. Può contribuire a migliorare comunicazione e coordinazione tra i dipendenti e a sfruttare al meglio ogni mezzo. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione che possono alterare la vita lavorativa e che vanno “allenati” per far si che ogni possibile svantaggio di questa metodologia diventi un plus.