I benefici dell’utilizzo di un rilevatore delle presenze

8 de Ottobre, 2024

Aumento della produttività sul posto di lavoro

Più si è impegnati, più si è produttivi. Con un sistema di registrazione delle presenze, è possibile tenere traccia di quando i dipendenti arrivano al lavoro e di quando se ne vanno.

Queste informazioni possono essere sfruttate per determinare quali dipendenti siano effettivamente occupati, e per motivare quelli che hanno una bassa mole di lavoro. Così facendo, è possibile approfittare di un momento full per assegnare quel compito a un dipendente, che manterrà la sua produttività e la sua concentrazione.

Monitoraggio accurato del tempo

Un sistema di rilevazione delle presenze permette di monitorare in maniera precisa le ore di lavoro dei dipendenti, evitando gli errori e le imprecisioni tipiche dei metodi manuali. Sapere esattamente quanto tempo viene dedicato a ciascuna attività aiuta a individuare aree di miglioramento e ad ottimizzare le risorse.

Riduzione delle distrazioni

Altro fattore importante è che in questo modo i dipendenti diventano più consapevoli del tempo che dedicano ad ogni compito, il che può ridurre drasticamente le distrazioni inutili.

Automatizzazione dei processi

Automatizzare il processo di verifica delle presenze permette ai manager di recuperare tempo prezioso da poter dedicare a compiti più importanti e, si sa, il tempo è (quasi sempre) denaro. I dipendenti, dal canto loro, non devono preoccuparsi di compilare fogli di presenza o documenti excel, risparmiando a loro volta tempo ed energie.

Riduzione dei costi operativi

I costi operativi sono uno dei motivi principali per cui le aziende utilizzano un sistema di rilevazione delle presenze. Un dipendente che non si presenta al lavoro, pur essendo pagato, è un costo. Se parliamo di un manager, può anche gestire il suo reddito discrezionale perché una parte del suo stipendio viene detratta dalle tasse.

Queste informazioni possono essere usate per ridistribuire i dipendenti in altri turni, in cui il rischio finanziario è minore. Ad esempio, se qualcuno non si presenta al lavoro in un turno giornaliero di un giorno feriale, è probabile che riceva solo una parte dello stipendio e che gli venga assegnato un turno minore come il turno di notte, per il quale non verrà pagato.

Eliminazione degli errori di calcolo

I sistemi di rilevazione delle presenze riducono drasticamente gli errori di calcolo delle ore lavorate e delle retribuzioni. Questo evita un pagamento eccessivo o insufficiente, assicurando ai dipendenti che le buste paga siano sempre corrette.

Ottimizzazione delle risorse umane

Altrettanto importante è che questi sistemi permettano una migliore pianificazione e gestione delle risorse umane. Con una visione chiara delle ore lavorate, i manager possono ottimizzare turni e progetti, riducendo la necessità di straordinari costosi.

Riduzione delle frodi

La rilevazione automatizzata delle presenze riduce il rischio di frodi legate al “buddy punching” (quando un dipendente segna la presenza per un collega) e altre forme di abuso del sistema di orari. Ciò garantisce che le ore lavorate siano quelle effettive

Migliorare la soddisfazione dei dipendenti

La soddisfazione dei dipendenti è uno dei fattori chiave che influenzano la loro produttività e il loro coinvolgimento, e il loro feedback è fondamentale.

Trasparenza e fiducia

Un altro vantaggio di questo sistema è che promuove la fiducia tra dipendenti e manager. I dipendenti sanno che le loro ore di lavoro vengono monitorate in modo equo e preciso, senza rischi di errori o favoritismi.

Flessibilità lavorativa

Molti sistemi di rilevazione delle presenze supportano orari flessibili e smart working. Questo permette ai dipendenti di gestire meglio il proprio tempo.

Accesso facile ai dati

I dipendenti possono accedere facilmente al loro registro delle presenze, verificare le ore di lavoro svolte e le ferie maturate. Questo livello di trasparenza riduce i conflitti relativi alle buste paga.

Diminuzione del turnover

Un obiettivo fondamentale di un sistema di rilevazione delle presenze è quello di ridurre il tasso di turnover. Se un certo numero di dipendenti lascia regolarmente il posto di lavoro, questo si potrebbe ripercuotere sui costi di gestione. In alcuni settori, come quello assicurativo e finanziario, un basso tasso di turnover è fondamentale.

Maggiore coinvolgimento

Un sistema di rilevazione delle presenze che promuove l’equità e la trasparenza aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Quando i dipendenti si sentono trattati equamente, sono più propensi a rimanere in azienda.

Migliore gestione delle risorse

Con dati accurati sulle presenze, i manager possono identificare problemi come l’assenteismo o il burnout prima che diventino gravi. Questo permette a chi di dovere di intervenire tempestivamente.

Riconoscimento e incentivi

Un feedback positivo è qualcosa che sprona i dipendenti a continuare a dare il massimo, così come le commissioni basate su obiettivi concreti.

Attirare nuovi dipendenti

Un rilevatore di presenze può essere un ottimo incentivo per attrarre nuovi dipendenti. Molto spesso ciò che ci limita nell’approccio a un nuovo posto di lavoro è proprio l’orario, che può non coincidere con i nostri bisogni. La flessibilità permette di poter svolgere il proprio lavoro ideale nella fascia oraria per noi piú comoda ed evitare, così, il già menzionato turnover.

Immagine aziendale

L’utilizzo di tecnologie moderne e avanzate può migliorare l’immagine dell’azienda agli occhi dei potenziali candidati. Le aziende che dimostrano di investire in strumenti per migliorare l’efficienza e il benessere dei lavoratori sono più attraenti per i talenti.

Processo di onboarding

Se ben implementato, tutto ciò semplifica la dinamica di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo processo è ottimo per spiegare più velocemente ai nuovi dipendenti il funzionamento del sistema, aiutandoli a integrarsi più rapidamente nell’ambiente di lavoro.

Benefici tangibili

I potenziali nuovi dipendenti possono vedere la registrazione delle presenze come un segno di serietà dell’azienda, che garantisce che le ore lavorate siano monitorate e retribuite equamente.

Per questo e molto altro prova Sesame HR! Richiedi una demo gratuita oggi stesso.