Timbratura: orario di lavoro e regole

2 de Agosto, 2024

Gestire le regole sulla timbratura oraria e la registrazione delle presenze può sembrare complicato. Se sei un direttore delle risorse umane o un ceo, ti troverai spesso a dover affrontare sfide complesse, tra cui il monitoraggio corretto delle ore lavorative. È importante che questi compiti siano svolti al meglio, poiché un’efficace gestione del tempo influisce sulla produttività, sul morale del personale e soprattutto sul successo dell’azienda.

Come funzionano le timbrature al lavoro?

Cos’è la timbratura oraria?

La timbratura oraria o registrazione delle presenze è essenziale nella gestione delle risorse umane, poiché ti permette di tenere traccia degli orari di entrata e uscita dei dipendenti.

Metodi di registrazione del tempo:

Sistemi digitali: Badge magnetici o software per la rilevazione delle presenze.

Orologi meccanici: i dipendenti inseriscono una scheda nell’orologio che segna l’ora. È il metodo più tradizionale.

Come funziona la registrazione digitale con Sesame HR?

Con Sesame HR, i dipendenti possono timbrare l’ingresso e l’uscita direttamente da un dispositivo mobile o un computer, rendendo il tutto semplice e preciso.

Ne conseguono vari vantaggi: 

• Efficienza: Riduce il tempo speso a gestire le presenze.
• Precisione: Elimina errori e discrepanze.
• Accessibilità: I dipendenti possono timbrare da qualsiasi luogo e dispositivo.

Rispetto delle normative sulla privacy con Sesame HR

Sesame HR rispetta tutte le normative sulla privacy, garantendo che i dati dei tuoi dipendenti siano al sicuro.

Quanto prima si può timbrare?

La questione della timbratura anticipata

Dipende dalle politiche interne dell’azienda e dalle normative del settore: alcune aziende richiedono autorizzazioni specifiche per le timbrature anticipate. In ogni caso, sesame HR ti aiuterà a gestire tutto in modo efficiente.

I fattori chiave da considerare

1. Politiche aziendali: alcune aziende potrebbero avere politiche specifiche riguardanti la timbratura anticipata.
2. Normative del settore: in alcuni settori, ci possono essere normative che limitano la possibilità di timbratura anticipata.
3. Gestione delle eccezioni: in alcuni casi, potrebbe essere necessario approvare singolarmente le timbrature anticipate.

Per gestire questi aspetti nel modo più efficace possibile, ti consigliamo di utilizzare il software Sesame HR. Questo strumento digitale ti permetterà non solo di monitorare facilmente gli orari dei tuoi dipendenti, ma anche di gestire eventuali eccezioni in maniera efficiente.

E se mi dimentico di timbrare?

Cosa fare in caso di omessa timbratura

Timbrare il badge o con microchip è una regola che va rispettata con rigore. Tuttavia, può capitare che un dipendente si dimentichi di timbrare, per vari motivi, come dimenticanza a casa o distrazione. In caso di omessa timbratura, il primo passo è avvisare subito il responsabile, spiegando le ragioni dell’accaduto. Successivamente, l’azienda adotterà una soluzione alternativa per registrare i dati mancanti. Una delle alternative più comuni è l’utilizzo di un’app su smartphone che permette al dipendente di segnalare la mancata timbratura, inserendo data, ora e motivazione. Questi dati verranno inviati in automatico al responsabile per l’approvazione.
Esistono vari metodi per evitare di dimenticare il badge, come l’uso di tag codificati, piccoli dischetti di plastica che possono essere attaccati al portachiavi. Qualunque sia la soluzione adottata dall’azienda, è essenziale comunicare subito la mancata timbratura per evitare sanzioni.

Le sanzioni

Le sanzioni per la mancata timbratura del badge sono previste per tutelare l’azienda da eventuali comportamenti scorretti. Possono variare dal richiamo verbale fino al licenziamento, a seconda della gravità della situazione. Prima di adottare qualsiasi provvedimento, l’azienda è tenuta a contestare formalmente l’accaduto, dando al dipendente la possibilità di difendersi.
Le sanzioni disciplinari, regolamentate dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e dai Contratti Collettivi Nazionali, includono nell’ordine:

1. Richiamo verbale: un avviso informale per evitare che il fatto si ripeta.
2. Richiamo scritto: simile al richiamo verbale, ma formalizzato affinchè sia più incisivo.
3. Multa: una penalità che non può superare il valore di 4 ore di lavoro.
4. Sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un massimo di 10 giorni.
5. Licenziamento: la misura più severa, riservata ai casi più gravi. Il datore di lavoro deve sempre rispettare il principio di proporzionalità tra l’infrazione e la sanzione, tenendo conto della gravità della violazione. Inoltre, è obbligato a rendere visibili a tutti i lavoratori le norme disciplinari legate alla timbratura, poiché la mancata affissione rende nulle le sanzioni.

Licenziamento per mancata timbratura del cartellino

Il licenziamento per omessa timbratura è un’eventualità molto estrema che si verifica solo in circostanze particolarmente gravi, soprattutto in caso di omissione volontaria, come non timbrare in uscita per truffare l’azienda. Per procedere con un licenziamento, l’azienda deve disporre di prove concrete e inconfutabili del comportamento scorretto del dipendente.
Una volta raccolte le prove, il datore di lavoro deve avviare una contestazione formale e scritta, che riporti dettagli specifici e tempestivi. Il documento deve essere presentato agli uffici competenti o al personale di riferimento, includendo tutte le informazioni necessarie sull’accaduto.
È importante sottolineare che il licenziamento per mancata timbratura viene preso in considerazione solo in casi estremi, come la frode ai danni dell’azienda. In situazioni meno gravi, si applicano sanzioni meno severe, che però possono costituire un precedente se il comportamento si ripete in futuro.

L’importanza della flessibilità

In un ambiente di lavoro sempre più flessibile, è importante discutere con i tuoi dipendenti su come gestire orari e presenze in modo elastico. Un sistema come Sesame HR ti aiuta a farlo con trasparenza ed equità.

La geolocalizzazione

Oltre a registrare l’orario, la timbratura tramite Software può rilevare anche la posizione geografica in cui avviene l’azione. Questo aspetto è particolarmente utile per chi lavora fuori sede, come ad esempio in cantiere, a domicilio, presso il cliente o in modalità remota, poiché consente di verificare che i dipendenti si trovino nel luogo previsto.

I moderni sistemi di rilevazione delle presenze offrono una soluzione semplice e preciso per registrare la posizione della timbratura: la timbratrice mobile rileva l’ora e la posizione GPS quando il dipendente avvicina il badge e invia queste informazioni all’amministratore. Questo dispositivo portatile, però, può essere smarrito o dimenticato.

L’app di timbratura, invece, si può utilizzare su smartphone e tablet, superando quindi i limiti della timbratrice mobile. Con un semplice click, il dipendente registra ora e posizione, notificando automaticamente l’azienda.

Gestisci efficacemente la tua forza lavoro con Sesame HR

In sintesi, un software HR come Sesame HR risulta perfetto per gestire tutte le sfide relative alla gestione del tempo e delle presenze in azienda. È uno strumento completo e funzionale che permette di automatizzare e semplificare la gestione delle presenze, migliorando l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti. Richiedi una demo oggi stesso!