Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale?

30 de Settembre, 2024

Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale? Questo sistema è uno strumento essenziale per organizzare in modo efficiente e sicuro i documenti della tua azienda. Grazie a questa soluzione, è possibile accedere, archiviare e monitorare rapidamente qualsiasi documento aziendale, risparmiando tempo e migliorando la gestione delle risorse. Prima di entrare nel vivo dell’argomento, però, vediamo come affrontare questo cambiamento al meglio.

Affrontare il cambiamento

Passare alla digitalizzazione della gestione dei documenti è un cambiamento importante per un’azienda, che richiede un po’ di adattamento. Archiviare e firmare documenti su PC o smartphone significa dire addio alla carta e liberare la scrivania. Anche i dipendenti dovranno accettare questa novità e smettere di usare i metodi tradizionali.

Per gestire bene la transizione ti consigliamo di:

• Coinvolgere il tuo team spiegando i vantaggi.
• Stabilire piccoli obiettivi, digitalizzando prima i documenti più usati.
• Monitorare i miglioramenti nel tempo.
• Nominare un responsabile che guidi il cambiamento e supporti tutti durante l’adattamento.

Documenti fondamentali

Documenti fondamentali nel sistema di gestione

Quali sono i documenti essenziali che dovrebbero far parte del tuo sistema?

• Contratti di lavoro. È importante averli sott’occhio per stabilire e archiviare le condizioni contrattuali dei dipendenti.
• Politiche aziendali. Le linee guida e le procedure aziendali saranno facilmente accessibili.
• Valutazioni e piani formativi. Servono a monitorare la crescita e il percorso professionale del personale.
• Documentazione sulla salute e sicurezza. Sono i registri e le policy per garantire la sicurezza sul lavoro.
• Rapporti aziendali. Servono ad avere un quadro sempre aggiornato delle performance aziendali.

Documenti principali per la gestione HR

I documenti generali per la gestione HR sono:

• Politiche e procedure. Servono a definire aspettative e operatività.
• Registri del personale. Danno dettagli sui dipendenti, formazione e carriera.
• Documentazione salute e sicurezza. Servono alla conformità alle norme.

Vantaggi del sistema di gestione documentale

I vantaggi della gestione documentale sono:

• Accessibilità e velocità. Si può trovare e gestire ogni documento con facilità.
• Conformità e sicurezza. È garantita la tutela della privacy e del rispetto normativo.
• Ottimizzazione dei processi. Sarà meno il tempo speso su attività ripetitive.

Come implementare Sesame HR

Sesame HR permette una gestione ordinata e sicura di tutti i documenti aziendali, con la possibilità di tracciare modifiche, garantire conformità normativa e accedere rapidamente ai file.

Vantaggi di Sesame HR per la gestione documentale:

Il nostro software HR apporta molti vantaggi:

• Produttività. Sesame HR velocizza l’accesso ai documenti, liberando risorse per altre attività.
• Riduzione errori. Automatizza processi e minimizza l’errore umano.
• Digitalizzazione. Elimina la gestione manuale dei documenti, offrendo archiviazione digitale sicura e accesso da qualsiasi dispositivo.

Tre tipologie di archivio documentale gestito con Sesame HR

1. Archivio corrente. Contiene documenti di uso quotidiano come contratti e schede.
2. Archivio di deposito. Contiene documenti storici, come contratti passati e registri.
3. Archivio storico. Consiste in materiali importanti per la storia aziendale, come rapporti annuali e verbali di riunioni.

Documenti da protocollare

Protocollare documenti come contratti, buste paga e documenti fiscali è cruciale per assicurare tracciabilità e conformità. Sesame HR semplifica questa operazione, rendendo l’archiviazione più sicura e accessibile.

Entra in Sesame HR

Un buon sistema di gestione documentale, come Sesame HR, migliora l’organizzazione aziendale, incrementa l’efficienza e contribuisce al benessere dei dipendenti. Investire in un sistema come Sesame HR permette non solo di semplificare la gestione documentale ma anche di creare un ambiente lavorativo più ordinato e sicuro.

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