Come calcolare il rimborso chilometrico: guida dettagliata

30 de Ottobre, 2024

Il rimborso chilometrico è una somma che l’azienda riconosce ai dipendenti per coprire le spese di viaggio sostenute con il proprio mezzo durante la giornata di lavoro. Calcolarlo in maniera corretta è fondamentale per garantire trasparenza e rispetto delle leggi, oltre a mantenere la fiducia dei dipendenti. In questa mini guida vedremo i passaggi principali per il calcolo del rimborso chilometrico e come una piattaforma digitale come Sesame HR può aiutarti a gestirlo in maniera eficcace.

Come calcolare il rimborso chilometrico?

Ecco i passaggi essenziali:

• Determinare la distanza percorsa. La prima cosa da fare è stabilire esattamente quanti chilometri il dipendente ha percorso durante la giornata di lavoro. Puoi usare le mappe online o registrazioni GPS per essere preciso.
• Fissare l’importo per chilometro. Ogni azienda può definire un importo specifico per chilometro percorso, considerando fattori come il costo del carburante, la manutenzione della macchina e le tariffe consigliate dall’Agenzia delle Entrate.
• Moltiplicare distanza e importo. Una volta stabilite la distanza e il costo al chilometro, basta moltiplicare i due valori per ottenere l’ammontare del rimborso.

Facciamo un esempio: se un dipendente percorre 100 km e l’importo per chilometro è di 0,50€, il rimborso sarà di 50€.

Suggerimenti per una gestione efficiente

Ecco una serie di consigli per far si che il rimborso chilometrico sia più preciso possibile:

• Registra i dettagli di ogni viaggio. Data, destinazione, motivo dello spostamento e chilometri percorsi. Mantenere un registro preciso aiuta sia il dipendente che l’azienda.
• Comunica le politiche aziendali. Ogni dipendente deve sapere come funziona questo processo, quali spese sono coperte e quali invece sono escluse secondo il contratto di lavoro.
• Usa software digitali. Software HR come Sesame HR semplificano la registrazione dei dati, il calcolo dei rimborsi e la conservazione dei documenti.

Come calcolare il costo al chilometro di un’auto?

Per determinare il costo al chilometro di un’auto, bisogna considerare una serie di fattori:

• Ammortamento. La quota annuale che copre il deprezzamento del mezzo.
• Carburante. Calcola il consumo medio della macchina e il costo per litro.
• Manutenzione. Comprende tagliandi, riparazioni e cambio gomme.
• Assicurazione. Dividi il costo annuo per il totale dei chilometri percorsi in un anno

Documentazione necessaria

Per gestire al meglio il rimborso chilometrico, è essenziale avere tutti i documenti a disposizione. Questi possono includere:

• Registro dei chilometri percorsi. Ossia i dettagli sui viaggi effettuati.
• Ricevute di carburante. Servono a giustificare le spese sostenute.
• Pedaggi e parcheggi. È la documentazione relativa ad eventuali spese extra.

Rispetto delle normative

Ovviamente è fondamentale rispettare le norme fiscali in vigore. Esse sono:

• Tasso di rimborso. Può essere quello stabilito dall’Agenzia delle Entrate o deciso internamente dalla stessa azienda.
• Dichiarazione dei rimborsi. Le spese devono essere registrate e dichiarate correttamente per evitare qualsiasi tipo di problema fiscale.

Sesame HR e il rimborso chilometrico

Gestire il rimborso chilometrico manualmente può essere un compito lungo da svolgere, nel quale si possono commettere errori. Proprio per questo Sesame HR è l’alleato ideale! Questa piattaforma offre:

• Automazione del calcolo. Basta inserire i dati di base e il sistema si occupa del resto.
• Monitoraggio dei viaggi. Tieni traccia di tutte le tue trasferte aziendali in un’unica piattaforma centralizzata.
• Gestione dei documenti. Carica e conserva digitalmente ricevute e dettagli di viaggio.
• Conformità fiscale. Ti aiuta a rispettare le normative e a evitare eventuali errori.

Ma Sesame HR è molto di più! Questo software HR rivoluzionerà la tua vita nella gestione delle risorse umane. Semplifica la gestione del tuo team e dei rimborsi grazie un unico strumento. Richiedi oggi stesso una demo di Sesame HR e scopri come dare un plus alla tua azienda!