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Differenze e vantaggi di firma elettronica e digitale
La differenza tra firma digitale e firma elettronica? Scoprila in questa guida! Vantaggi e caratteristiche di ognuna a portata di mano.
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Alba Gijón
HR Consultant
6 de Febbraio, 2025
Hai mai avuto dubbi su quale sia la differenza tra firma elettronica e firma digitale? Non sei solo. In un mondo sempre più digitale, capire le caratteristiche e i vantaggi di questi strumenti è essenziale per scegliere la soluzione più adatta alla tua azienda. Entrambe servono a firmare documenti in formato elettronico, ma ci sono differenze importanti in termini di sicurezza, validità legale e utilizzo. Vediamo insieme cosa cambia e quando è meglio usare l’una o l’altra.
Firma elettronica: cos’è e come funziona?
La firma elettronica è un concetto ampio e include qualsiasi metodo digitale per confermare un documento. Può essere qualcosa di semplice, come digitare il proprio nome in una mail, oppure più avanzato, con sistemi che garantiscono un certo livello di autenticazione.
Caratteristiche principali:
Sono:
- Versatilità. Può assumere diverse forme, come firme scritte a mano su tablet, checkbox di accettazione o firme via email.
- Facilità d’uso. Non richiede strumenti particolari o software avanzati.
- Validità legale. In Italia ha valore giuridico, ma non sempre garantisce la sicurezza e l’autenticità del firmatario.
La firma elettronica è molto utilizzata per contratti di lavoro, approvazione di policy aziendali, documenti di routine e comunicazioni interne. Non è vincolante come una firma autografa, ma in molte situazioni è più che sufficiente per snellire i processi burocratici.
Firma digitale: più sicurezza e validità legale
La firma digitale è una forma avanzata di firma elettronica che utilizza un sistema crittografico per garantire l’autenticità del firmatario e l’integrità del documento. In altre parole, una volta firmato digitalmente, il documento non può essere modificato senza che la firma perda validità.
Perché è più sicura?
Per questi princìpi che la contraddistinguono:
- Autenticità. L’identità del firmatario è verificata da un ente certificatore.
- Integrità. Il documento non può essere alterato dopo la firma.
- Validità legale. Ha lo stesso valore di una firma autografa e può essere usata per contratti, fatture elettroniche e documenti ufficiali.
La firma digitale è indispensabile per documenti di natura legale, transazioni finanziarie, contratti con valore probatorio e operazioni aziendali che richiedono massima sicurezza.
Quando usare la firma elettronica e quando la firma digitale?
Il dubbio sorge spontaneo: la scelta tra firma elettronica e firma digitale dipende dal livello di sicurezza richiesto e dall’ambito di applicazione. Quindi:
- Usa la firma elettronica se hai bisogno di un metodo rapido per approvare documenti interni, moduli HR, contratti non vincolanti o per accettare termini e condizioni online.
- Usa la firma digitale se devi firmare contratti legali, fatture elettroniche, documenti aziendali ufficiali o transazioni che necessitano di elevata sicurezza.
Molte aziende scelgono di combinare entrambe le soluzioni, adottando la firma elettronica per processi interni e la firma digitale per documenti più sensibili.
I tre tipi di firma digitale
Non tutte le firme digitali sono uguali. Esistono tre livelli di sicurezza. Vediamoli.
Firma digitale semplice
Si distingue perché:
- Offre un livello base di sicurezza.
- È adatta per documentazione interna o comunicazioni informali.
- Non garantisce l’identità del firmatario né l’inalterabilità del documento.
Firma digitale avanzata (FEA)
Conosciuta perché:
🔹 Assicura l’identità del firmatario.
🔹 Il documento non può essere modificato dopo la firma.
🔹 Ideale per contratti e accordi commerciali.
3. Firma digitale qualificata
Le sue caratteristiche sono:
🔹 Ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
🔹 È rilasciata da un ente certificato dallo Stato.
🔹 Indispensabile per documenti finanziari, amministrativi e legali.
I vantaggi dell’utilizzo delle firme digitali ed elettroniche
L’adozione della firma elettronica e digitale porta enormi vantaggi alle aziende. Vediamoli.
Maggiore efficienza
Poiché:
- Riduce i tempi di approvazione e firma.
- Elimina la necessità di stampare, scannerizzare e inviare documenti fisici.
- Permette di firmare ovunque, da qualsiasi dispositivo.
Più sicurezza e conformità legale
Ossia:
- Protegge i documenti da frodi e manomissioni.
- Garantisce l’autenticità del firmatario.
- Aiuta a rispettare le normative vigenti.
Sostenibilità e risparmio
Nel concreto:
- Riduce il consumo di carta e le emissioni legate al trasporto di documenti.
- Abbassa i costi di stampa, archiviazione e spedizione.
Sesame HR: il software per la firma digitale
Se vuoi integrare le firme elettroniche e digitali nei tuoi processi aziendali, Sesame HR è la soluzione perfetta! Sesame HR è una piattaforma completa per la gestione delle risorse umane che semplifica l’amministrazione aziendale, automatizza i processi e digitalizza la gestione dei documenti.
Firma digitale e firma elettronica con Sesame HR
Grazie a Sesame HR, puoi implementare facilmente sia la firma elettronica che la firma digitale qualificata, gestendo i documenti in modo rapido e sicuro. Potrai:
- Firmare documenti in pochi secondi, ovunque tu sia.
- Ottenere firme multiple senza inviare decine di email.
- Proteggere i dati sensibili e ridurre il rischio di errori.
- Garantire conformità con le normative europee.
Sesame HR non si limita solo alla gestione delle firme digitali, ma offre anche strumenti per gestire ferie e permessi, orari di lavoro, onboarding e molto altro. Se vuoi semplificare la gestione documentale della tua azienda e risparmiare tempo prezioso, prova Sesame HR e scopri quanto può fare la differenza. Inizia subito la prova gratuita!
Julian Ignacio Tur ha sviluppato una brillante carriera nell’ambito delle Risorse Umane, spiccando in qualsiasi tipo di ruolo, dalla selezione di nuovi talenti alla totale gestione delle risorse. La sua esperienza decennale verte tanto nella gestione dei rapporti di lavoro quanto nella coordinazione e organizzazione di programmi di sviluppo professionale. La sua versatilità gli ha permesso di contribuire al potenziamento del personale in qualsiasi azienda in cui ha lavorato.
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Sono Miguel Ángel Díaz, consulente di
Risorse Umane presso Sesame HR. Prenota un incontro con il mio team per ricevere assistenza.
