Guida per un buon piano di retribuzione flessibile

12 de Aprile, 2025

Nel contesto italiano odierno, le aziende si trovano sempre più spesso nella posizione di dover attrarre e fidelizzare i migliori professionisti. Se fino a qualche anno fa lo stipendio era il principale fattore di valutazione per un dipendente, oggi i lavoratori ricercano un certo livello di welfare aziendale. La soluzione perfetta è la retribuzione flessibile. Cosa intendiamo esattamente con retribuzione flessibile? Quali vantaggi offre, sia ai lavoratori sia alle imprese? Come si applica correttamente un piano efficace e in linea con la normativa italiana? In questa guida risponderemo a tutte le tue domande, dandoti istruzioni e dritte per comprendere e poter mettere in pratica un piano di retribuzione moderno, efficace e sostenibile.

Cos’è la retribuzione flessibile

Con retribuzione flessibile s’ intende un sistema che consente ai dipendenti di scegliere, all’interno di una lista di opzioni, quali benefit ricevere al posto di una parte della retribuzione economica. L’obiettivo è ottimizzare il valore percepito della busta paga e aumentare il potere d’acquisto netto del lavoratore. I flexible benefit sono beni o servizi che il datore di lavoro offre con vantaggi fiscali sia per l’azienda che per il dipendente. Rientrano tra questi, ad esempio:

• Buoni pasto
• Rimborso spese scolastiche
• Abbonamenti ai trasporti pubblici
• Corsi di formazione
• Polizze assicurative sanitarie
• Abbonamenti in palestra
• Spese per assistenza a familiari anziani o non autosufficienti

Il vantaggio è duplice: l’azienda riesce a contenere i costi del lavoro, mentre il lavoratore ottiene un beneficio reale più alto rispetto all’equivalente in denaro.

Retribuzione flessibile e legge italiana

In Italia, la retribuzione flessibile è regolata principalmente dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), in particolare dagli articoli 51 e 100. L’articolo 51 definisce le tipologie di benefit che non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente, come:

• Buoni pasto fino a 8 euro giornalieri se elettronici (4 euro se cartacei).
• Utilizzo di mezzi di trasporto pubblico locale, regionale e interregionale.
• Assistenza familiare per i familiari anziani o non autosufficienti.
• Spese per l’educazione e l’istruzione dei figli.

L’articolo 100 consente alle aziende di dedurre integralmente dal reddito d’impresa le spese per iniziative di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria, o culto. Il rispetto di tali articoli permette di costruire un piano di retribuzione flessibile legale e con massima efficienza fiscale.

Retribuzione flessibile e benessere aziendale

La retribuzione flessibile non è solo una strategia fiscale vantaggiosa, ma anche un potente strumento di benessere organizzativo. Offrire ai propri dipendenti la possibilità di scegliere i benefit più adatti alla propria fase di vita permette all’azienda di dimostrarsi empatica e attenta ai bisogni reali delle persone. Questo genera un impatto diretto sulla motivazione, sull’engagement e sulla percezione positiva del clima aziendale. Un dipendente che può contare su servizi concreti, come l’asilo nido per il figlio o il rimborso delle spese mediche, si sentirà maggiormente supportato e sarà portato a investire più energie e impegno nel proprio lavoro. In un contesto in cui la salute mentale e il work-life balance stanno diventando priorità, la retribuzione flessibile si rivela un’azione concreta per costruire una cultura aziendale sana e sostenibile nel tempo.

Flexible e fringe benefit

Spesso c’è confusione tra flexible benefit e fringe benefit. I primi sono scelte attive del lavoratore all’interno di un piano aziendale definito, mentre i secondi sono vantaggi forniti dal datore di lavoro, come l’auto aziendale o il telefono cellulare ad uso promiscuo. La differenza principale sta nella personalizzazione: i flexible benefit variano in base alle necessità del singolo dipendente, mentre i fringe benefit sono standardizzati.

Quando attivare un piano di retribuzione flessibile

Non è necessario essere una multinazionale per mettere in moto un piano di retribuzione flessibile. Anche le PMI possono beneficiarne, soprattutto nei seguenti casi:

• Si vuole premiare il personale senza aumentare il costo del lavoro.
• Si ristruttura l’offerta retributiva in un’ottica di employer branding.
• Si sta crescendo e si vuole strutturare meglio la gestione delle HR.

Perché creare un piano di retribuzione flessibile?

I vantaggi di adottare un piano di retribuzione flessibile sono moltissimi. Li distinguiamo in quelli per l’azienda e per il dipendente.

Per l’azienda

• Migliora il clima aziendale e la soddisfazione interna.
• Aumenta la retention e riduce il turnover.
• Migliora il posizionamento come datore di lavoro.
• Consente una gestione più intelligente del budget aziendale.

Per i dipendenti

• Maggior potere d’acquisto.
• Personalizzazione della retribuzione secondo bisogni reali.
• Maggiore equilibrio vita-lavoro.
• Percezione di un datore di lavoro attento al benessere.

Come costruire un piano efficace step by step

Step 1: analisi delle esigenze

Prima di lanciare il piano, è utile sondare il personale con questionari o interviste. Quali servizi sarebbero più apprezzati? Che fasce d’età e di reddito prevalgono in azienda?

Step 2: scelta del catalogo di benefit

L’offerta deve essere varia ma coerente: meglio pochi benefit davvero utili che una lista dispersiva. Le categorie più gettonate sono:

• Benessere. Intendiamo palestre e assicurazione sanitaria.
• Famiglia. Ossia asili, buoni scuola.
• Mobilità. Ovvero i trasporti pubblici.
• Cultura e formazione. Corsi, musei ecc.

Step 3: partnership con fornitori e piattaforme

Esistono portali di gestione dei flexible benefit che permettono di configurare, gestire e monitorare il piano. Vai!

Step 4: comunicazione interna

La riuscita del piano dipende in gran parte dalla comunicazione. Presentazioni, webinars, sessioni Q&A sono strumenti fondamentali per chiarire vantaggi, modalità ed impatto economico del piano,

Step 5: monitoraggio e miglioramento continuo

Il piano va analizzato nel tempo. Com’ è andata? I benefit sono realmente apprezzati? Serve aggiornare il catalogo?

Limiti e condizioni fiscali della retribuzione flessibile

In Italia, la retribuzione flessibile può rappresentare fino al 30% del salario lordo annuo del dipendente, a condizione che venga comunque garantita l’erogazione del trattamento minimo retributivo in denaro, come stabilito dai contratti collettivi e, in ogni caso, non inferiore al salario minimo previsto per legge.

Esenzioni fiscali

La normativa italiana prevede specifiche esenzioni fiscali per i beni che rietrano in un piano di retribuzione flessibile:

• Buoni pasto. Sono senti da imposte fino a 8 euro al giorno se in formato elettronico (4 euro se cartaceo).
• Abbonamenti per il trasporto pubblico. Sono etraibili fiscalmente fino a un massimo di 1.500 euro l’anno.
• Rimborso per asili nido o servizi per l’infanzia. Non è soggetto a limiti specifici di esenzione, purché il beneficio sia finalizzato all’educazione prescolare e documentato.
• Formazione professionale. I corsi pagati dal datore di lavoro non concorrono alla formazione del reddito imponibile se attinenti all’attività lavorativa svolta.

Condizioni per beneficiare delle esenzioni

Affinché i benefit possano essere riconosciuti come parte di un piano di retribuzione flessibile esente da tassazione, devono rispettare alcune condizioni fondamentali:

• Devono essere esplicitamente previsti nel contratto di lavoro o in un allegato specifico.
• È necessario che vi sia accordo formale tra il dipendente e il datore di lavoro sull’adesione al piano.
• Ogni beneficio deve essere documentato e tracciabile, anche ai fini della presentazione agli organi fiscali competenti.

Contributi previdenziali

Anche se la retribuzione flessibile, nei limiti stabiliti dalla legge, non è soggetta a tassazione IRPEF, essa concorre comunque alla base imponibile per i contributi previdenziali INPS, poiché fa parte della retribuzione lorda contrattuale.

Riferimenti normativi principali

• Articolo 51 del TUIR (DPR 917/1986). Stabilisce quali benefit non concorrono alla formazione del reddito.
• Articolo 100 del TUIR. Disciplina la deducibilità per l’azienda delle spese legate a istruzione, assistenza e benessere dei dipendenti.
• Codice Civile e Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970). Definiscono i principi generali in tema di retribuzione e welfare.
• Legge di Bilancio e circolari dell’Agenzia delle Entrate. Aggiornano periodicamente le soglie e le condizioni fiscali.

Come incide la retribuzione flessibile sulla busta paga?

Il sistema di retribuzione flessibile permette al dipendente di destinare una parte del proprio stipendio lordo all’acquisto di beni o servizi messi a disposizione dall’azienda, come assicurazioni sanitarie, buoni pasto, abbonamenti al trasporto pubblico ecc. Questo meccanismo ha le seguenti conseguenze sulla busta paga:

• Il salario lordo contrattuale rimane invariato. La retribuzione flessibile non comporta né un aumento né una riduzione del salario lordo pattuito.
• Riduzione della base imponibile IRPEF. La quota destinata ai benefit viene esclusa dal calcolo dell’imposta sul reddito, generando così un risparmio fiscale e un aumento del netto percepito.

Esempio pratico di busta paga

Di seguito a confronto due scenari con un lavoratore con uno stipendio lordo annuo di 30.000 €: il primo senza e il secondo con retribuzione flesssibile.

Busta paga senza retribuzione flessibile

Busta paga con retribuzione flessibile

Quindi?

Sebbene il salario netto in busta appaia leggermente inferiore (1.936,56 € contro 1.990,06 €), il valore totale dei benefit percepiti fa salire il compenso reale a 2.186,56 €, ovvero un incremento mensile di circa 196 € senza alcun aumento di costo per l’azienda. Su base annua, questo si traduce in un vantaggio economico di 2.358 €, totalmente esentasse per il lavoratore e pienamente deducibile per l’impresa. Il risparmio fiscale dipende da:

• Il reddito lordo del dipendente.
• La composizione del piano benefit.
• I limiti di esenzione previsti dalla normativa per ciascun servizio.

Il ruolo del software HR nella gestione dei benefit

Un piano di retribuzione flessibile richiede una gestione amministrativa precisa e trasparente. Software HR come Sesame HR aiutano a:

• Personalizzare il piano in base ai dipendenti.
• Calcolare correttamente impatti fiscali e contributivi.
• Produrre HR analytics dettagliati e automatizzati.
• Offrire ai dipendenti uno spazio per visualizzare i propri benefit.

Sesame HR: la soluzione per la retribuzione flessibile

Sesame HR è un software di gestione delle risorse umane che consente alle aziende di strutturare, gestire e monitorare un piano di retribuzione flessibile in modo semplice, intuitivo e conforme alla normative vigenti. La piattaforma permette di:

• Offrire ai dipendenti un portale personalizzato per scegliere e visualizzare i benefit attivi.
• Automatizzare i calcoli fiscali e contributivi.
• Gestire facilmente il budget HR e le scadenze.
• Monitorare l’adesione e la soddisfazione con reportistica avanzata.

Con Sesame HR, è possibile centralizzare la gestione dei benefit all’interno di un ecosistema digitale che comprende anche la rilevazione presenze, la gestione delle ferie, il controllo dei costi del lavoro e molto altro. le aziende che desiderano evolversi verso un modello più flessibile e attento alle persone, il software HR rappresenta un alleato strategico. Che dici? Inizia subito la prova gratutita!