Single source of truth: centralizza i tuoi dati

27 de Aprile, 2025

Ti è capitato di chiederti: “Qual è la versione corretta di questo documento?” oppure “Dove trovo l’informazione aggiornata su questo dipendente?”. Se la risposta è sì, è il momento di scoprire il valore della single source of truth per le risorse umane. Gestire dati sparsi in mille file non è solo scomodo, ma anche rischioso. Errori ed informazioni duplicate possono rallentare i processi e creare confusione. La soluzione? Centralizza tutto in un database dei dipendenti!

Cos’è la single source of truth?

Il concetto di single source of truth (SSOT) significa avere un’unica fonte ufficiale e aggiornata dove vengono raccolti e gestiti tutti i dati aziendali. In pratica, invece di avere informazioni duplicate in più sistemi, esiste un solo luogo dove i dati sono sempre corretti, completi e accessibili.

Quando si parla di HR, questo approccio è fondamentale per gestire:

Dati anagrafici dei dipendenti
Contratti e documenti
Presenze, ferie e turni
Competenze e formazione
Valutazioni e performance

Vantaggi della single source of truth

Adottare questa strategia porta benefici immediati:

Dati sempre aggiornati e affidabili. Ogni modifica viene registrata in tempo reale, eliminando errori e confusioni.
Maggiore efficienza operativa. Tutte le informazioni sono in un unico posto, facilmente accessibili da chi ne ha bisogno.
Riduzione degli errori. Con una sola fonte di verità, si evita il rischio di lavorare su dati vecchi o sbagliati.
Sicurezza dei dati. Centralizzare significa anche poter controllare meglio chi accede alle informazioni sensibili.
Supporto alle decisioni strategiche. Con dati certi, HR e management possono pianificare crescita, formazione e gestione del personale in modo più consapevole.
Conformità normativa. Avere tutti i dati in ordine aiuta a rispettare normative come il GDPR, evitando sanzioni.

I rischi di non avere una single source of truth

Senza una single source of truth, il dipartimento HR si trova spesso a combattere contro:

Dati duplicati o incoerenti. Un’informazione aggiornata in un sistema, ma vecchia in un altro.
Perdita di tempo. Ore spese a cercare documenti o verificare quale versione sia quella giusta.
Errori amministrativi. Rischi di inviare contratti sbagliati, calcolare ferie in modo errato o gestire male le scadenze.
Mancanza di sicurezza. Più luoghi in cui sono conservati i dati, maggiore è il rischio di accessi non controllati.
Difficoltà nel prendere decisioni. Senza dati affidabili e centralizzati, è complicato pianificare strategie HR efficaci.

Come applicarla in azienda

Passare a una single source of truth richiede alcune scelte strategiche:

Digitalizzare tutti i processi HR. Basta documenti cartacei o file sparsi. Serve una piattaforma unica e integrata.
Scegliere un sistema flessibile e sicuro. Il software deve adattarsi alle esigenze aziendali e proteggere i dati sensibili.
Formare il team HR. Tutti devono sapere come utilizzare correttamente la piattaforma per mantenere i dati sempre aggiornati.
Automatizzare l’aggiornamento dei dati. Più automatismi ci sono, meno rischi di errori manuali.
Definire permessi e accessi. Non tutti devono vedere tutto: è importante gestire le autorizzazioni in modo preciso.

Errori da evitare nella centralizzazione dei dati

Anche con la migliore intenzione di creare una single source of truth, ci sono alcune trappole da evitare:

Lasciare attivi vecchi sistemi. Continuare a usare file o software non collegati crea confusione.
Non aggiornare regolarmente. Una fonte di verità è utile solo se i dati sono sempre attuali.
Trascurare la sicurezza. Centralizzare senza proteggere adeguatamente i dati è pericoloso.
Non coinvolgere tutto il team. La SSOT funziona solo se tutti seguono le stesse regole e usano gli stessi strumenti.

Sesame HR: la tua single source of truth

Se vuoi davvero centralizzare i dati del personale e ottenere tutti i vantaggi di una single source of truth, Sesame HR è la soluzione ideale. La piattaforma offre un completo database dei dipendenti, dove tutte le informazioni HR vengono raccolte, gestite ed aggiornate in modo semplice e sicuro.

Con il nostro software HR puoi:

Avere un unico punto di accesso per dati, documenti, presenze, ferie, competenze e molto altro.
Eliminare file sparsi e sistemi scollegati.
Garantire la sicurezza dei dati grazie a permessi personalizzati e sistemi di protezione avanzata.
Automatizzare aggiornamenti e processi HR.
Offrire al team HR e ai manager una visione chiara e sempre aggiornata delle risorse aziendali.

Insomma, con Sesame HR trasformi la gestione delle risorse umane in un processo fluido, efficiente e totalmente centralizzato, riducendo errori e migliorando la produttività!

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.