25 de Giugno, 2024

Ogni mese la stessa storia: una sfilata di dipendenti che si recano al dipartimento contabilità per ritirare la buste paga. Questo processo risulta obsoleto e macchinoso, oltre a far perdere molto tempo. Per questo motivo si è alla ricerca di alternative che siano all’altezza e che snelliscano la procedura. Una delle opzioni migliori è senza dubbio l’uso di una piattaforma per buste paga. Vediamo insieme cos’è e come si stanno muovendo le aziende a proposito della gestione dei documenti.

Un software per le buste paga

Un software HR per buste paga digitali e risorse umane consente di creare buste paga molto più velocemente, in modo automatizzato e con la certezza che nessun campo venga lasciato vuoto. Questi sono i principali vantaggi di ERP per le buste paga:

Ridurre tempi e costi. L’automazione delle buste paga consente di prepararle più velocemente in modo che vengano sempre consegnate nei tempi. Inoltre, i calcoli vengono effettuati senza alcun margine di errore, riducendo le perdite dovute a pagamenti in eccesso o al mancato rispetto degli obblighi fiscali.
Meno errori. Come menzionato, un altro vantaggio dell’automazione è che la piattaforma per buste paga riduce notevolmente il numero di errori, che solitamente vengono commessi dall’uomo.
Le informazioni sono sempre utili. Una piattaforma per buste paga aiuta a generare un database con le buste paga di ciascun dipendente. Contiene le ore, lo stipendio o i benefits di tutti i dipendenti, con accesso in tempo reale in caso di necessità.
Integrazione. Molti software si integrano con altri sistemi aziendali, come la contabilità e la gestione delle risorse umane, creando un ecosistema digitale unificato e completo.

Come inviare le buste paga

Avere un libro paga e un software per le risorse umane rende anche più facile l’invio di questi documenti ai lavoratori. Le buste paga devono essere consegnate al momento del pagamento, ma non è obbligatorio consegnarle a mano. Ovviamente, la posta elettronica è l’alternativa principale all’invio di buste paga dei dipendenti, ma devono essere prese in considerazione diverse questioni relative alla protezione dei dati dei dipendenti.

Invio via e-mail

La situazione è leggermente diversa a seconda che l’azienda fornisca ai propri dipendenti un account di posta elettronica aziendale o che utilizzino il proprio indirizzo di posta elettronica personale. Nel caso di account aziendali, si presume che il fornitore stesso sia responsabile dell’attuazione di tutte le misure di sicurezza. Quando viene inviata alla posta personale dei dipendenti, questi devono dare il loro consenso a ricevere le buste paga via e-mail e l’azienda deve offrire un’alternativa.

Vale la pena ricordare che se l’azienda decide di inviare le buste paga via e-mail invece di consegnarle a mano, deve fornire i mezzi ai dipendenti per scaricarle. Inoltre, le e-mail devono essere crittografate per evitare qualsiasi perdita di dati personali.

Questa soluzione è rapida ed economica. Ecco come funziona passo-passo:

Generazione della buste paga. Utilizzando una piattaforma per le buste paga, il documento viene generato automaticamente ogni mese.
Crittografia e sicurezza. Prima dell’invio, le buste paga vengono crittografate per proteggere i dati sensibili.
Invio. Le buste paga vengono inviate alle e-mail personali dei dipendenti.

Tutto ciò comporta una serie di vantaggi e svantaggi.

Vantaggi

I principali vantaggi sono tre:

Velocità. Le buste paga arrivano istantaneamente ai dipendenti.
Costi ridotti. L’invio via mail elimina i costi di stampa e spedizione.
Tracciabilità. È possibile tenere traccia delle e-mail inviate e ricevute.

Svantaggi

Sicurezza. Nonostante la crittografia, le e-mail possono essere vulnerabili a cyberattacchi, il che non le rende totalmente sicure.
Accessibilità. Non tutti i dipendenti potrebbero avere un facile accesso alle e-mail.

Invio per posta da un’unica piattaforma

Molte aziende hanno un proprio software in cui i lavoratori hanno accesso al loro calendario di lavoro, turni, contratti di lavoro e buste paga. L’azienda deve anche occuparsi della crittografia dei dati, limitando l’accesso non autorizzato e copie di backup o firewall, tra le altre misure di sicurezza. In caso di noleggio della piattaforma a terzi, il fornitore è responsabile di garantire che tali requisiti di sicurezza digitale siano soddisfatti.

Per le aziende che preferiscono o necessitano di inviare buste paga in formato cartaceo, esistono piattaforme che gestiscono l’intero processo di stampa e spedizione. Gli step di questa procedura sono:

Upload delle buste paga. Le buste paga vengono caricate sulla piattaforma.
Stampa e confezionamento. La piattaforma si occupa di stampare, piegare e imbustare le buste paga.
Spedizione. Le buste paga vengono inviate tramite posta ordinaria ai dipendenti.

Vantaggi

I vantaggi di quest’alternativa sono:

Convenienza. Elimina la necessità di gestire internamente la stampa e la spedizione.
Professionalità. Le buste paga vengono preparate in modo professionale.
Accessibilità. È ideale per dipendenti senza accesso a internet o e-mail.

Svantaggi

Sono principalmente due:

Costi. I costi di stampa e spedizione possono essere elevati.
Tempo di consegna. La consegna tramite posta ordinaria può richiedere diversi giorni, il che può essere scomodo.

Sesame HR

Con il software Sesame HR è possibile inviare questi documenti ai dipendenti in modo che possano accedervi facilmente, in tempo reale. Sesame HR è una piattaforma che centralizza tutte le funzioni aziendali in unico portale. Le buste paga arriveranno sempre puntuali, con un margine di errore praticamente inesistente e saranno consultabili da qualsiasi luogo tramite qualsiasi telefono, tablet o pc.

Che ne dici? Inizia la prova gratuita e rivoluziona l’invio delle buste paga con Sesame HR!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist at Sesame HR | Website | + posts

Ricardo López vanta una solida carriera nel campo delle risorse umane, eccellendo nell'amministrazione delle paghe, nella gestione delle relazioni sindacali e nella consulenza del lavoro. La sua formazione accademica in diritto del lavoro e risorse umane, unita all'esperienza in aziende come Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR e Grupo Noa's, gli ha permesso di sviluppare una comprensione completa delle dinamiche del lavoro e della gestione del personale.