Alternative per l’invio delle buste paga ai dipendenti

25 de Giugno, 2024

Ogni mese si ripete la stessa scena: una sfilata di dipendenti che si recano al dipartimento contabilità per ritirare le buste paga. Tuttavia, ci sono sempre più possibilità quando si tratta di inviare e preparare le buste paga per i dipendenti. Conoscere alternative di servizio può aiutare l’organizzazione a ottimizzare un processo spesso noioso.

L’invio delle buste paga ai dipendenti è un compito fondamentale per qualsiasi azienda, grande o piccola. Oltre a essere un obbligo legale, è anche un elemento chiave per mantenere la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti. Negli ultimi anni, le tecnologie hanno aperto nuove possibilità per gestire questo processo in modo più efficiente e sicuro.

Un software per le buste paga e le risorse umane

Il primo passo per semplificare il processo di invio delle buste paga ai dipendenti è avere un ERP per le buste paga. È un software per buste paga e risorse umane che consente di creare buste paga molto più velocemente, in modo automatizzato, con la certezza che nessun campo venga lasciato vuoto. Questi sono i principali vantaggi di ERP per le buste paga:

• Ridurre tempi e costi: l’automazione delle buste paga consente di preparare le buste paga più velocemente in modo che vengano sempre consegnate in tempo. Inoltre, i calcoli vengono effettuati senza alcun margine di errore, riducendo così le perdite dovute a pagamenti in eccesso o al mancato rispetto degli obblighi fiscali.
• Meno errori: un altro vantaggio dell’automazione è che il software riduce notevolmente il numero di errori delle buste paga. Le modifiche necessarie possono essere apportate senza timore di una discrepanza della busta paga.
• Le informazioni sono sempre utili: un software per la preparazione e l’invio delle buste paga dei dipendenti aiuta a generare un database con le buste paga di ciascun dipendente. Contiene le ore, lo stipendio o i benefici di tutti i dipendenti, con accesso immediato in caso di necessità.
• Automazione: l software per le buste paga automatizzano gran parte del processo, riducendo il rischio di errori e risparmiando tempo.
• Integrazione: molti software si integrano con altri sistemi aziendali, come la contabilità e la gestione delle risorse umane, creando un ecosistema digitale unificato.

L’utilizzo di un software per l’invio di buste paga consente un controllo maggiore e più efficiente. Il dipartimento delle risorse umane sarà in grado di dare un seguito continuo a questa situazione, anche disponendo di un registro dei diversi movimenti generati.

Come inviare le buste paga

Avere un libro paga e un software per le risorse umane rende anche più facile l’invio di questi documenti ai lavoratori. Le buste paga devono essere consegnate al momento del pagamento, ma non è obbligatorio consegnarle a mano. Logicamente, la posta elettronica è l’alternativa principale all’invio di buste paga dei dipendenti, ma devono essere prese in considerazione diverse questioni relative alla protezione dei dati dei dipendenti.

Invio di buste paga dei dipendenti via e-mail

La situazione è leggermente diversa a seconda che l’azienda fornisca ai propri dipendenti un account di posta elettronica aziendale o che utilizzino il proprio indirizzo di posta elettronica personale. Nel caso di account aziendali, si presume che il fornitore stesso sia responsabile dell’attuazione di tutte le misure di sicurezza. Quando viene inviata alla posta personale dei dipendenti, questi devono dare il loro consenso a ricevere le buste paga via e-mail e l’azienda deve offrire un’alternativa.

Vale la pena ricordare che se l’azienda decide di inviare le buste paga via e-mail invece di consegnarle a mano, l’azienda deve fornire i mezzi ai dipendenti per scaricarle. Inoltre, le e-mail devono essere crittografate per evitare qualsiasi perdita di dati personali.

L’invio delle buste paga via e-mail è una soluzione rapida ed economica. Ecco come funziona:

1. Generazione delle buste paga: utilizzando un software per le buste paga, le buste paga vengono generate automaticamente ogni mese.
2. Crittografia e sicurezza: prima dell’invio, le buste paga vengono crittografate per proteggere i dati sensibili.
3. Invio: le buste paga vengono inviate alle e-mail personali dei dipendenti.

Vantaggi:

• Velocità: le buste paga arrivano istantaneamente ai dipendenti.
• Costi ridotti: elimina i costi di stampa e spedizione.
• Tracciabilità: è possibile tenere traccia delle e-mail inviate e ricevute.

Svantaggi:

• Sicurezza: nonostante la crittografia, le e-mail possono essere vulnerabili a cyberattacchi.
• Accessibilità: non tutti i dipendenti potrebbero avere un facile accesso alle e-mail.

Invio di buste paga dei dipendenti per posta da un’unica piattaforma

Molte aziende hanno una propria piattaforma in cui i lavoratori hanno accesso al loro calendario di lavoro, turni, contratti collettivi di lavoro e buste paga. È consentito pubblicare le buste paga su queste piattaforme per ogni utente per scaricarle? Sì, ma solo se sono soddisfatti determinati requisiti. L’azienda deve fornire al dipendente l’accesso a questa piattaforma utilizzando le password personali di ciascun dipendente.

Se l’azienda utilizza un proprio server, l’azienda deve anche occuparsi della crittografia dei dati, limitando l’accesso non autorizzato e copie di backup o firewall, tra le altre misure di sicurezza. In caso di noleggio della piattaforma a terzi, il fornitore è responsabile di garantire che tali requisiti di sicurezza digitale siano soddisfatti.

Per le aziende che preferiscono o necessitano di inviare buste paga in formato cartaceo, esistono piattaforme che gestiscono l’intero processo di stampa e spedizione. Ecco come funziona:

1. Upload delle buste paga: le buste paga vengono caricate sulla piattaforma.
2. Stampa e confezionamento: la piattaforma si occupa di stampare, piegare e imbustare le buste paga.
3. Spedizione: le buste paga vengono inviate tramite posta ordinaria ai dipendenti.

Vantaggi:

• Convenienza: elimina la necessità di gestire internamente la stampa e la spedizione.
• Professionalità: le buste paga vengono confezionate in modo professionale.
• Accessibilità: ideale per dipendenti senza accesso a internet o e-mail.

Svantaggi:

• Costi: i costi di stampa e spedizione possono essere elevati.
• Tempo di consegna: la consegna tramite posta ordinaria può richiedere diversi giorni.

L’uso di un ERP per le buste paga è di solito compatibile con le piattaforme e l’invio di buste paga dei dipendenti via e-mail. Con il software Sesame HR è possibile inviare questi tipi di documenti ai dipendenti in modo che possano accedervi facilmente.