Lettera di richiamo: guida su come scriverla ed evitare errori

11 de Novembre, 2024

La lettera di richiamo è uno strumento formale spesso utilizzato dalle aziende per segnalare a un dipendente un comportamento inappropriato, una prestazione insoddisfacente o una violazione delle regole aziendali. Scrivere una lettera di richiamo può sembrare complicato, ma se fatta nel modo giusto, diventa un mezzo utile per correggere eventuali problemi senza creare tensioni inutili.

Come si scrive una lettera di richiamo?

Per essere efficace e valida, una lettera di richiamo deve contenere alcuni elementi chiave. Sono:

• Motivo del richiamo. Spiega brevemente ma in modo chiaro cosa è successo. Descrivi i fatti in modo oggettivo e preciso, evitando generalizzazioni.
• Prove a supporto. Inserisci documenti o riferimenti concreti (report, segnalazioni o feedback) per dimostrare la validità del richiamo.
• Azioni correttive. Suggerisci come il dipendente può correggere la situazione. Ad esempio, puoi proporre un piano d’azione con scadenze precise.

Quando scrivere una lettera di richiamo?

La tempestività è fondamentale. Una lettera di richiamo deve essere inviata non appena viene rilevato un comportamento inadeguato o una violazione. Rimandare troppo a lungo può ridurne l’efficacia e dare un’immagine di scarsa organizzazione. È giusto però specificare che in Italia, viene mandato un richiamo scritto dopo 3 avvertimenti orali. Inoltre, la lettera deve sempre essere firmata e fornire al dipendente l’opportunità di rispondere o chiarire la propria posizione. Questo aspetto è importante per rispettare i diritti del lavoratore e mantenere la professionalità dell’azienda.

Tono e linguaggio

Il tono della lettera di richiamo deve essere professionale, chiaro e rispettoso. L’obiettivo non è punire il dipendente, ma correggere un comportamento o migliorare una prestazione. Evita termini offensivi o minacciosi e mantieni sempre un approccio costruttivo.

Un buon esempio di linguaggio potrebbe essere: “Abbiamo riscontrato questa situazione e desideriamo collaborare per risolverla. Ti invitiamo a considerare i seguenti suggerimenti per migliorare.”

Quando una lettera di richiamo è invalida?

Ci sono alcune situazioni particolari in cui una lettera di richiamo può risultare non valida, rendendo il procedimento inefficace. Per esempio:

• Mancanza di chiarezza. Se il comportamento contestato non è descritto con precisione, la lettera può essere ritenuta vaga.
• Assenza di prove. Una lettera senza prove concrete non ha basi solide.
• Diritto di replica negato. Ogni dipendente ha il diritto di rispondere e difendersi. Se questo non è garantito, la lettera perde validità.

Sesame HR e le lettere di richiamo

Come avrai capito, scrivere e gestire una lettera di richiamo richiede precisione, attenzione e professionalità. In questi casi, un software dedicato come Sesame HR può semplificarti la vita, aiutandoti a ottimizzare i processi e a evitare errori. Sesame HR ti offre:

• Template predefiniti e personalizzabili. Si, hai capito bene! Sesame HR ti offre modelli predefiniti di lettere di richiamo che puoi personalizzare in base alle esigenze della tua azienda. In questo modo, risparmierai tempo e garantirai che ogni documento sia completo e formale.
• Ottimizzazione dei tempi. Grazie al nostro software HR, puoi gestire le comunicazioni in modo rapido ed efficiente. La piattaforma ti permette di inviare lettere in pochi clic e monitorare ogni passaggio del processo.
• Documentazione organizzata. Tutte le lettere di richiamo inviate saranno archiviate in modo sicuro e facilmente accessibili. Potrai consultare lo storico delle comunicazioni e avere sempre tutto sotto controllo.
• Comunicazione interna chiara e professionale. La piattaforma ti aiuta a mantenere un linguaggio appropriato e rispettoso nelle comunicazioni ufficiali, assicurandoti che ogni lettera di richiamo sia redatta con il tono giusto.

Se vuoi rendere più semplice e professionale la tua gestione HR, prova Sesame HR e scopri come può trasformare il tuo lavoro! Inizia la prova gratuita!

Tiago Santos

HR Influencer at Sesame HR | Website | + posts

Esperto professionista di Risorse Umane con esperienza nella creazione di comunità collaborative di leader delle HR. In qualità di fondatore del HR Club e della HR Community, adopero i miei oltre 15 anni di esperienza per ottimizzare il panorama professionale nella leadership delle HR.

• Ottimizzare la gestione dei permessi RTT per migliorare il benessere in azienda
• Come sfruttare l’economia di scala per ridurre i costi aziendali nel 2025
• Gestire le dimissioni volontarie: come ottimizzare il preavviso aziendale
• Che cos’è la personalità giuridica e come influisce sull’amministrazione aziendale