26 de Settembre, 2025

Il rimborso chilometrico è uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende per compensare i dipendenti che usano la propria auto per trasferte di lavoro. Si tratta però di un processo che, se gestito manualmente, può diventare fonte di errori, ritardi e poca trasparenza.

Sapere come calcolare il rimborso chilometrico in modo corretto e avere un sistema affidabile per gestirlo è fondamentale sia per garantire la conformità normativa, sia per mantenere la fiducia dei collaboratori.

In questo articolo vedremo passo dopo passo come funziona il calcolo, quali sono i limiti della gestione tradizionale e come la digitalizzazione con un’app di gestione delle spese, come Sesame HR, può rendere tutto più semplice, veloce e sicuro.

Come calcolare il rimborso chilometrico?

Ecco i passaggi essenziali:

Determinare la distanza percorsa. La prima cosa da fare è stabilire esattamente quanti chilometri il dipendente ha percorso durante la giornata di lavoro. Puoi usare le mappe online o registrazioni GPS per essere preciso.
Fissare l’importo per chilometro. Ogni azienda può definire un importo specifico per chilometro percorso, considerando fattori come il costo del carburante, la manutenzione della macchina e le tariffe consigliate dall’Agenzia delle Entrate.
Moltiplicare distanza e importo. Una volta stabilite la distanza e il costo al chilometro, basta moltiplicare i due valori per ottenere l’ammontare del rimborso.

Facciamo un esempio: se un dipendente percorre 100 km e l’importo per chilometro è di 0,50€, il rimborso sarà di 50€.

Errori comuni nella gestione manuale

Molte aziende gestiscono ancora il rimborso chilometrico con fogli Excel, moduli cartacei o semplici scambi di email. Questo approccio, seppur familiare, porta facilmente a imprecisioni e rallentamenti.

Calcoli errati e mancanza di standardizzazione

Il rimborso chilometrico si basa su formule precise che tengono conto dei chilometri percorsi e delle tariffe stabilite. Inserendo i dati manualmente, è facile commettere errori di calcolo o applicare criteri diversi da un dipendente all’altro, con conseguenti disparità e contestazioni.

Ricevute cartacee e dati dispersi

Quando la documentazione rimane su scontrini, fogli o email sparse, aumenta il rischio di smarrimenti e mancanza di tracciabilità. Questo non solo complica i rimborsi, ma crea problemi anche in caso di controlli o verifiche fiscali.

Iter di approvazione lento

Senza un sistema centralizzato, le richieste di rimborso vengono inoltrate manualmente e possono perdersi tra le caselle di posta. Ne derivano ritardi nei pagamenti ai dipendenti e un aggravio di lavoro per chi deve raccogliere, controllare e validare le note spese.

In sintesi, la gestione manuale del rimborso chilometrico porta a errori frequenti, poca trasparenza e tempi più lunghi. È proprio qui che l’automazione con un’app dedicata può fare la differenza.

Perché usare un’app per il rimborso chilometrico

Affidarsi a un’app per gestire il rimborso chilometrico significa trasformare un processo manuale e dispendioso in un flusso digitale, veloce e trasparente. I vantaggi sono concreti sia per chi presenta la nota spese sia per chi deve approvarla e monitorare i costi aziendali.

1. Registrazione automatica dei tragitti (GPS)

Con un’app mobile è possibile tracciare automaticamente i chilometri percorsi grazie al GPS. Questo elimina la necessità di calcoli manuali e riduce il rischio di dichiarazioni non precise. Inoltre, i tragitti vengono salvati e archiviati, così ogni spostamento resta documentato.

2. Inserimento rapido delle spese via smartphone

Il dipendente non deve più conservare scontrini o compilare fogli Excel: basta aprire l’app, inserire la trasferta e scattare una foto della ricevuta. In pochi secondi la spesa viene caricata e inviata per l’approvazione, senza passaggi inutili.

3. Policy aziendali e controlli automatici

Un’app consente di impostare regole aziendali personalizzate, come limiti di rimborso o categorie di spesa consentite. In questo modo eventuali anomalie vengono segnalate in automatico, evitando approvazioni errate e garantendo più coerenza tra i diversi dipendenti.

4. Report e visibilità sui costi di trasferta

Le spese chilometriche vengono aggregate in dashboard e report sempre aggiornati. Questo permette a HR e Finance di avere una panoramica chiara sull’andamento delle trasferte, monitorare i budget e prendere decisioni più rapide e basate sui dati.

In conclusione, usare un’app per il rimborso chilometrico significa eliminare errori, velocizzare i processi e garantire la massima trasparenza nella gestione delle spese di viaggio.

Come funziona: rimborso chilometrico con Sesame HR

Con Sesame HR, il rimborso chilometrico diventa un processo semplice e veloce per tutti, senza più fogli Excel o scambi infiniti di email.

I dipendenti possono inserire i chilometri percorsi direttamente dall’app e allegare la ricevuta in pochi secondi. Grazie alla scansione OCR, i dati vengono letti in automatico, eliminando errori di digitazione e riducendo i tempi di compilazione.

Anche l’approvazione è immediata: i manager ricevono una notifica e con un clic possono accettare o rifiutare la richiesta. Nel frattempo HR e Finance hanno sempre sotto mano una panoramica aggiornata dei costi di trasferta, con report pronti all’uso per analisi e budget.

Infine, i rimborsi approvati si integrano in modo naturale con paghe e contabilità, evitando duplicazioni e rendendo tutto il processo più fluido.

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Ricardo López vanta una solida carriera nel campo delle risorse umane, eccellendo nell'amministrazione delle paghe, nella gestione delle relazioni sindacali e nella consulenza del lavoro. La sua formazione accademica in diritto del lavoro e risorse umane, unita all'esperienza in aziende come Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR e Grupo Noa's, gli ha permesso di sviluppare una comprensione completa delle dinamiche del lavoro e della gestione del personale.

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