Automatizzare il foglio presenze: la guida per HR

8 de Aprile, 2025

Il foglio presenze è uno strumento apparentemente semplice, ma chi si occupa di risorse umane o di amministrazione sa bene quanto tempo possa portare via la gestione manuale delle presenze, soprattutto quando l’azienda cresce. Per questo oggi sempre più aziende scelgono di automatizzare il foglio presenze: una soluzione intelligente per alleggerire i carichi di lavoro, ridurre gli errori e garantire una maggiore efficienza organizzativa.

Vediamo perché conviene, quali sono gli strumenti migliori per farlo e come iniziare in maniera semplice.

Perché automatizzare il foglio presenze

Compilare manualmente un foglio presenze può sembrare una routine innocua, ma alla lunga diventa un’attività ripetitiva, soggetta a errori e poco sostenibile. Ecco i problemi più comuni legati alla gestione manuale:

Errori di trascrizione (numeri invertiti, ore mancate, dimenticanze)
Tempi lunghi per la verifica e il riepilogo delle ore lavorate
Difficoltà di controllo in presenza di turni flessibili o smart working.
Archiviazione confusionaria e poco sicura.
Complicazioni in fase di elaborazione paghe

Automatizzare il foglio presenze significa semplificare questi processi, lasciando più spazio ad attività urgenti.

I vantaggi dell’automatizzazione

Vediamone i principali.

Risparmio di tempo

Con un sistema automatizzato, le ore vengono tracciate in tempo reale. Niente più inserimenti manuali, controlli incrociati o fogli Excel sparsi tra le cartelle. I dati sono già pronti all’uso.

Maggiore precisione

I software per la rilevazione delle presenze riducono drasticamente il rischio di errori umani, offrendo un quadro chiaro e affidabile delle ore lavorate, delle assenze e degli straordinari.

Accesso immediato ai dati

Tutti i dati relativi alla presenza del personale sono centralizzati e accessibili con pochi clic. Ideale per chi deve gestire diversi reparti o sedi.

Conformità normativa

Un sistema automatizzato può aiutare a rispettare gli obblighi di legge relativi alla tracciabilità degli orari e alla conservazione dei dati, prevenendo sanzioni o contestazioni.

Come automatizzare il foglio presenze: le opzioni

Vediamo nel dettaglio le opzioni più gettonate di foglio presenze automatizzato.

Excel con macro e formule

Se vuoi iniziare in maniera soft, puoi usare Excel con macro automatiche e formule preimpostate per calcolare le ore giornaliere, i ritardi, le pause e i totali settimanali o mensili. È una soluzione adatta a realtà piccole o a chi ha familiarità con il programma, ma ha dei limiti: richiede aggiornamenti manuali, non è collaborativo in tempo reale e diventa poco gestibile con tanti dipendenti.

Fogli condivisi in cloud

Google Sheets o Excel Online permettono di creare fogli presenze condivisi, visibili in tempo reale. Si tratta di una soluzione intermedia tra manuale e automatizzata: comoda e collaborativa, ma ancora parzialmente soggetta ad errori.

Software di rilevazione presenze

La scelta più efficiente è adottare un software HR. Questi strumenti permettono di:

Rilevare orari di entrata e uscita in automatico (da PC o smartphone).
Calcolare ore lavorate, straordinari, ferie e permessi in tempo reale.
Generare report dettagliati per ogni dipendente o team.
Collegare il sistema alla gestione stipendi.

Uno dei software più completi è Sesame HR, la piattaforma che combina semplicità d’uso, funzionalità avanzate e conformità legale. Vediamo per cosa si distngue e come funziona.

Come funziona Sesame HR?

Sesame HR consente di automatizzare il foglio presenze in modo fluido e sicuro. Ecco cosa puoi fare:

Timbratura digitale da qualsiasi dispositivo, anche da remoto.
Dashboard interattiva per HR e manager con visualizzazione in tempo reale.
Gestione integrata di assenze, ferie, malattie e permessi.
Report personalizzati ed esportabili per buste paga o controlli ispettivi.
Archiviazione dati in cloud, nel rispetto della normativa GDPR.

È la soluzione perfetta se vuoi dire addio ai vecchi fogli e gestire le presenze con professionalità!

Il significato di automatizzare

Spesso chi si affida ancora a metodi manuali lo fa per paura di perdere il controllo sulla situazione. In realtà è vero il contrario: automatizzare ti dà maggiore visibilità, velocità e affidabilità! Anche i dipendenti traggono vantaggio da un sistema chiaro e ben strutturato, in cui possono consultare le proprie ore, richiedere permessi e verificare straordinari in autonomia. Puoi avere tutto questo e molto altro con Sesame HR! Che ne dici? Inizia subito la prova gratuita!

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.