10 de Gennaio, 2025

Gestire le presenze dei dipendenti non deve essere complicato. Con l’introduzione del foglio presenze, tutto ha preso una piega più rapida, precisa e organizzata! Stiamo parlando di un report pensato appositamente per il mercato del lavoro italiano, poiché si adatta alle esigenze odierne dei lavoratori del nostro bel paese. Questa risorsa permette ai lavoratori di risparmiare tempo, evitare errori ed avere sempre a portata di mano tutte le informazioni necessarie. Oggi sempre pìù aziende stanno scegliendo di adottare software digitali per la gestione dei documenti. Ciò si conferma un cambiamento che porta vantaggi tangibili: più efficienza nei processi, meno perdite di tempo e una gestione migliore delle risorse.

Cos’è il foglio delle presenze?

Il foglio presenze è un documento utilizzato dalle aziende italiane per registrare la presenza e l’orario di lavoro dei dipendenti, facilitando la gestione della carica lavorativa. In passato, quando ci si riferiva al foglio presenze dei dipendenti, si indicava un documento cartaceo atto esclusivamente a tracciare gli orari di ingresso e uscita. Oggi, invece, questo report risulta utile per moltissimi altri aspetti, poiché dal risultato dei parametri presi in esame dipendono il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote destinate al tredicesima, quattordicesima e TFR.

La struttura del foglio presenze lavoro

Il foglio presenze ha un formato specifico: orizzontale, con determinati campi predefiniti. Sta a te decidere, in base alle tue necessità, se ti è più utile creare un unico foglio presenze giornaliero per tutti i lavoratori, oppure un foglio presenze mensile per ogni singolo dipendente. Le informazioni che proprio non possono mancare per avere un foglio presenze fatto come si deve sono:

Il nome dell’azienda.
Nome e cognome del dipendente (o dei dipendenti, se usi il foglio unico).
L’anno di riferimento.
Giorni lavorati.
Orari di entrata ed uscita.
Assenze (specificando se per malattia, ferie, permessi, ecc.).
Straordinari.
Il giorno o il mese a cui si riferisce, a seconda del tipo di foglio che scegli di creare.

Ovviamente, puoi aggiungere anche altre sezioni, se la tua azienda lo necessita. Ad esempio, il campo per la firma del dipendente o della persona incaricata di controllare le presenze.

Obiettivo e vantaggi del documento

Questo documento apporta importanti benefici alle aziende, soprattutto nei seguenti aspetti:

Conformità legale. Questo report aiuta a rispettare la normativa del lavoro italiana e facilita eventuali ispezioni o audit.
Elaborazione delle buste paga. Si può dire che costituisce la base per il calcolo degli stipendi, dato che considera le ore lavorate, gli straordinari, bonus o trattenute. È un documento completo, fatto e finito, che le aziende possono inviare direttamente al proprio consulente del lavoro.
Gestione interna. Permette di monitorare la presenza dei dipendenti in maniera precisa e di ottimizzare la gestione delle risorse.

3 motivi per mantenere il report aggiornato e preciso

Quando scegli di adottare il foglio presenze lavoro all’interno della tua azienda, è fondamentale che le informazioni siano sempre corrette, aggiornate e facilmente leggibili. Una compilazione approssimativa può causare non pochi problemi, sia a livello amministrativo che nella relazione con i dipendenti. Ecco tre motivi per cui curare al massimo il report fa la differenza:

È la base per una busta paga corretta. Il foglio presenze contiene tutte le informazioni essenziali del lavoratore, per cui ogni voce può influire direttamente sullo stipendio. Un dato mancante o sbagliato può portare a calcoli errati e, di conseguenza, a malumori o discussioni.
Favorisce un rapporto trasparente con il personale. Se il foglio presenze è chiaro e facilmente accessibile, anche i dipendenti potranno verificarne il contenuto, confrontarlo con la propria busta paga e segnalare eventuali incongruenze. Ciò contribuisce a creare un clima di fiducia e collaborazione reciproca.
Permette di ottimizzare l’organizzazione interna. Un archivio curato consente di analizzare con facilità il flusso delle presenze in azienda: puoi individuare periodi in cui si verificano più assenze e capire quando è meglio pianificare determinate attività o evitare sovrapposizioni di ferie. In sostanza, è uno strumento utile anche per migliorare la pianificazione del lavoro.

Tipologie di foglio presenze

Foglio presenze cartaceo

Purtroppo, è risaputo che alcuni compiti in Italia si svolgono ancora a carta e penna. Una delle opzioni più semplici e familiari è, infatti, quella di usare un foglio presenze dipendenti cartaceo, scaricabile online in formato PDF o editabile. Scegli il modello più adatto, scaricalo, personalizzalo e consegnalo ai dipendenti (o ai responsabili) per la compilazione manuale di presenze ed assenze. i dati andranno poi trascritti e inviati al consulente del lavoro.
È una soluzione economica ma poco efficiente: la trascrizione richiede tempo ed è facile incorrere in errori. Inoltre, le calligrafie sono difficili da decifrare.

Foglio presenze in Word

Un’alternativa più comoda al cartaceo è usare Word o un programma simile. Anche in questo caso, si parte da un modello scaricabile gratuitamente, da personalizzare e condividere poi con i dipendenti per la compilazione digitale. I dati risultano più leggibili e si evitano gli errori legati alla scrittura a mano, oltre al fatto che è possibile inserire formule base per i calcoli. Nonostante ciò, la gestione delle tabelle può diventare complicata, specie con grandi volumi di dati, per cui il margine di errore rimane.

Foglio presenze in Excel

Excel è una delle soluzioni più complete per gestire le presenze. Online si trovano modelli comodi già pronti, suddivisi per tipo di attività o periodo. Una volta scaricato il file, si possono personalizzare formule e filtri, condividerlo con il team e raccogliere i dati in modo ordinato. I calcoli avvengono in automatico e il margine d’errore si riduce drasticamente. Tuttavia, questa opzione richiede dimestichezza con i fogli di calcolo per essere utilizzato al meglio.

Il foglio presenze digitale: la soluzione ideale

Passare a un sistema digitale può sembrare un investimento iniziale importante, ma i vantaggi che ottieni nel tempo lo rendono estremamente conveniente. Non solo elimini gli errori tipici della gestione manuale, ma ottimizzi anche le operazioni quotidiane, risparmi tempo e semplifichi il lavoro di tutto il team HR. Con un sistema digitale, puoi monitorare le presenze in tempo reale, automatizzare molte attività e ottenere dati sempre precisi per analisi e report delle HR. È un modo per migliorare l’efficienza e garantire una gestione trasparente e senza intoppi.

Come funziona un’app per la gestione delle presenze

Un’app per la gestione delle presenze, come Sesame HR, semplifica il processo e lo rende accessibile ovunque. Ecco come funziona:

Registrazione. I dipendenti accedono all’app con le loro credenziali uniche e personali.
Rilevazione automatica. L’app registra automaticamente l’orario di inizio e fine lavoro. Non serve compilare manualmente nessun modulo!
Accesso ai dati. I responsabili HR possono consultare tutti i dati raccolti in tempo reale, da qualsiasi dispositivo connesso a internet, che sia smartphone, tablet o pc.

I vantaggi di un’app per le presenze

Digitalizzare il foglio presenze con un’app porta con sé numerosi benefici:

Maggior efficienza. I processi manuali vengono automatizzati, risparmiando tempo e risorse.
Dati sempre precisi. Hai sempre un quadro chiaro e affidabile delle ore lavorate.
Accessibilità. Puoi controllare tutto ovunque ti trovi, basta una connessione internet.
Accuratezza dei dati. Eliminando la registrazione manuale, riduci al minimo gli errori!
Risparmio di tempo. I dati vengono raccolti automaticamente, permettendo di risparmiare tempo prezioso per altre attività.
Analisi dettagliate. Puoi generare report e avere sempre una panoramica chiara delle presenze del tuo personale.

È evidentre che quest’ultima soluzione sia la più comoda e conveniente. Il processo è semplice, veloce e fluido, e il supporto tecnologico è costante per cui non ti sentirai mai abbandonato! Ti presentiamo il software delle risorse umane che si distingue nello sviluppo di questa funzionalità: Sesame HR.

Sesame HR: il tuo alleato nella compilazione del foglio presenze

Se cerchi uno strumento affidabile per gestire in modo digitale il foglio presenze, Sesame HR è la soluzione ideale! Questo software è pensato per rendere più semplice ed efficiente il lavoro di chi si occupa delle risorse umane.

Con Sesame HR puoi:

Automatizzare la registrazione delle ore lavorative.
Monitorare in tempo reale le presenze del personale.
Generare report dettagliati per analizzare e ottimizzare i processi.
Gestire richieste di ferie, permessi e straordinari in un unico sistema.

Inoltre, con l’introduzione del foglio presenze, Sesame elimina il problema dei ritardi nei tempi dell’elaborazione della busta paga e degli eventuali costi aggiuntivi che ciò comportava, allineandosi completamente allo standard del mercato italiano. Pronto a fare il salto di qualità che tanto aspettavi? Richiedi una demo di Sesame HR e scopri come può aiutarti a trasformare la gestione del personale nella tua azienda!

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★★★★☆

Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.