Foglio presenze e gestione assenze: scopri tutti gli strumenti

9 de Aprile, 2025

Il foglio presenze e la gestione delle assenze sono due concetti strettamente collegati. Non è facile star dietro a a tutti: un collaboratore in ferie, uno in malattia, uno in permesso e magari qualcuno in smart working. Se non si ha un metodo chiaro e preciso, il caos è assicurato. Ti stai chiedendo come usare il foglio presenze in modo efficace per gestire ferie, permessi ed assenze? Scopriamolo insieme!

Foglio presenze: mai più senza

Il foglio presenze è un documento in cui si annotano le ore lavorate dai dipendenti. Può anche essere usato per registrare ferie, permessi, malattie, ritardi o altri tipi di assenze. È un aiuto indispensabile per una buona rilevazione delle presenze.

Intuitività a colpo d’occhio

Il vantaggio principale è la semplicità. Basta una tabella, una legenda chiara (F = ferie, M = malattia, P = permesso…) e un minimo di attenzione per avere un quadro generale delle presenze in azienda.

Uno strumento economico

Un file Excel o Google Sheet è gratuito e accessibile a tutti. Non servono licenze, formazione o installazioni. In poche parole è alla portata di ogni tipo di realtà, soprattutto piccole imprese o studi professionali.

La gestione delle ferie

Gestire le ferie non è solo una questione di calendario: richiede pianificazione, organizzazione e chiarezza. Un errore può compromettere l’operatività del team o creare tensioni tra colleghi.

Chi fa cosa e quando?

Un foglio presenze ben strutturato può aiutare a visualizzare chi è assente, chi ha già chiesto ferie e in quali periodi ci sono più richieste. È fondamentale per evitare sovrapposizioni e garantire il corretto funzionamento delle attività.

Tracciabilità delle richieste

Se il foglio viene aggiornato manualmente, bisogna anche tenere traccia delle richieste inviate (via email, a voce, su WhatsApp…). Può essere utile creare un un campo dedicato alle “ferie in attesa di approvazione”, così da distinguere le richieste confermate da quelle ancora in attesa di approvazione.

L’importanza del registro

Capita spesso che un dipendente abbia preso un giorno di ferie, ma nessuno lo ha segnato sul foglio. A fine mese, mancano ore ed iniziano a insorgere i dubbi. Serve attenzione costante e magari una persona incaricata di verificare gli aggiornamenti.

Malattie e permessi

Le assenze improvvise sono le più complicate da gestire. La malattia non si pianifica, i permessi vengono spesso chiesti all’ultimo. Anche qui, il foglio presenze può aiutare, ma solo se usato con metodo!

L’importanza dei calcoli precisi

Quando arriva una comunicazione di malattia, è importante aggiornare subito il foglio, inserendo la giusta causale. Questo evita doppie comunicazioni e permette al dipartimento HR di tenere sotto controllo le assenze di ogni dipendente.

Individua i pattern ripetuti

Con il foglio presenze puoi anche notare se ci sono pattern ricorrenti (assenze sempre di lunedì o venerdì, ad esempio). Questo tipo di tracciamento può servire a capire se c’è qualcosa da approfondire.

Piccoli permessi frequenti

Permessi di poche ore possono sembrare insignificanti, ma alla lunga incidono sul monte ore. È buona pratica indicare con precisione orari di uscita e rientro. Un foglio strutturato a fasce orarie aiuta a non perdere informazioni.

I limiti del foglio presenze nella gestione assenze

Per quanto utile e diffuso, il foglio presenze ha i suoi limiti, soprattutto quando l’azienda cresce o quando si gestiscono team da remoto.

Troppe mani sullo stesso documento

Più persone modificano il foglio, più è normale incorrere in errori o cancellazioni. Se non si usano versioni condivise e controllate, si rischia di perdere dati importanti o di trovarsi con versioni diverse dello stesso file.

Zero automazioni = più lavoro

Ogni calcolo va fatto a mano: ferie residue, ore lavorate, permessi utilizzati. Anche solo preparare il report di fine mese può richiedere ore. Questo significa tempo sottratto ad attività più strategiche.

Difficoltà di accesso

Se il file è salvato su un computer aziendale, chi lavora da remoto non potrà accedervi. E anche se è online, non tutti hanno sempre chiaro dove si trova, come modificarlo o se le modifiche sono aggiornate.

Migliorare l’efficacia del foglio presenze

Se non vuoi passare a un software, ci sono comunque altre buone opzioni per usare al meglio il foglio presenze nella gestione assenze. Vediamo nel dettaglio come farlo concretamente.

Crea una legenda chiara

Usa sigle semplici e condivise per ogni tipo di assenza, ad esempio F = ferie, M = malattia, P = permesso, S = smart working…. Includi una piccola legenda all’inizio del file, così tutti sanno come compilarlo.

Blocca le celle chiave

Proteggi le celle che non devono essere modificate, per evitare errori. Lascia modificabili solo le parti utili per le registrazioni giornaliere.

Usa i colori per avere una visione chiara

Un sistema di colori aiuta a individuare subito le assenze: rosso per la malattia, verde per le ferie, giallo per i permessi. Una visualizzazione più immediata aiuta anche nella pianificazione.

Oppure, semplifica tutto con Sesame HR!

Se il foglio presenze ti sta stretto, è il momento di passare a un sistema più moderno. Sesame HR è un software completo per la gestione di presenze, assenze, ferie e turni, pensato per aziende moderne, anche piccole. Con Sesame HR, ogni dipendente può richiedere ferie o permessi in pochi clic. I responsabili approvano tutto direttamente dalla piattaforma, e il sistema aggiorna in automatico il calendario delle presenze. Dì addio ad email sparse o fogli Excel da sistemare a fine mese! Con Sesame HR risparmi tempo, eviti errori e rendi la gestione delle assenze finalmente semplice. Perché organizzarsi bene è già metà del lavoro! Che ne dici? Inizia ora la prova gratuita!

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.