Foglio presenze smart working: come gestirlo via remoto

7 de Aprile, 2025

Il foglio presenze in smart working è uno strumento indispensabile per le aziende che adottano modalità di lavoro flessibili. Se da un lato consente di monitorare le ore lavorate, dall’altro si rivela fondamentale per garantire trasparenza, rispetto delle regole e benessere organizzativo. In un contesto sempre più ibrido, la classica timbratura in sede non è più sufficiente. Vediamo come questo strumento si adatta al lavoro da remoto.

Rilevazione delle presenze: una costante

Molti pensano che lavorare da casa implichi una maggiore autonomia e meno regole, ma non è così. Anche in smart working, è obbligatorio registrare in modo puntuale le ore lavorate. A stabilirlo sono due riferimenti normativi fondamentali:

Sentenza della Corte di Giustizia UE (C-55/18). Impone a tutte le aziende europee di adottare sistemi affidabili e oggettivi per la registrazione delle ore lavorative giornaliere.
Jobs Act (Legge 183/2014). Consente l’utilizzo di strumenti digitali per la rilevazione delle presenze, a condizione che venga tutelata la privacy dei lavoratori.

Il monitoraggio degli orari, quindi, non è solo una questione di controllo: serve per garantire il giusto pagamento delle ore, la gestione corretta degli straordinari e il rispetto dei diritti del lavoratore.

Errori comuni nella gestione delle presenze via remoto

Molte imprese, pur essendo consapevoli degli obblighi, commettono ancora errori piuttosto frequenti nella gestione delle presenze in smart working. Vediamo i tre più tipici:

Ignorare le presenze da remoto. Pensare che il lavoro a distanza non debba essere tracciato è un errore. I lavoratori agili vanno monitorati con la stessa attenzione di chi è in sede.
Non registrare le pause. La pausa pranzo, ad esempio, non rientra nell’orario di lavoro e deve essere segnalata correttamente. In caso contrario, si rischiano discrepanze nella rendicontazione delle ore.
Mancanza di accesso rapido ai dati. In caso di controlli, è fondamentale avere un sistema che permetta di recuperare velocemente un registro presenze aggiornato. Conservare file sparsi o non aggiornati può portare a sanzioni.

Una questione di benessere

Oltre agli aspetti normativi, c’è un’altra faccia della medaglia: la gestione delle presenze da remoto ha un impatto diretto sul benessere e la produttività del team. Vediamo perché:

Mancanza di visibilità. Chi coordina il team rischia di perdere il polso della situazione: senza dati oggettivi, è difficile capire come vengono distribuiti tempi e carichi di lavoro.
Sovraccarico di lavoro. Senza riferimenti chiari, alcuni dipendenti tendono a lavorare troppo e senza pause reali. Questo alla lunga può portare a stress e burnout.
Rischio di superare i limiti di orario. Senza una tracciatura precisa, diventa difficile garantire il rispetto del diritto alla disconnessione e dei limiti di legge.
Perdita di senso di appartenenza. Un sistema di rilevazione condiviso aiuta a mantenere un senso di responsabilità e di partecipazione alla vita aziendale, anche a distanza.

La soluzione digitale? Sesame HR

Per superare le difficoltà, serve una soluzione pensata per il mondo del lavoro moderno. Sesame HR è un software per la rilevazione delle presenze che funziona in maniera ottimale anche in contesti ibridi, o completamente da remoto. Vediamo per cosa si distingue il software HR.

Cosa offre Sesame HR

I suoi punti di forza sono:

Timbratura remota. I dipendenti possono segnare inizio e fine giornata direttamente da smartphone o computer. Se attivata, la geolocalizzazione garantisce ulteriore affidabilità.
Gestione centralizzata delle presenze. Ferie, malattie, straordinari e permessi sono visibili in un’unica piattaforma, sempre aggiornata. Tutto è facilmente accessibile per HR e manager.
Report su misura. Crea report periodici personalizzabili per singolo dipendente, reparto o progetto. I dati possono essere esportati per la busta paga o per eventuali controlli ispettivi.
Conformità normativa totale. Sesame HR è perfettamente allineato alla normativa italiana ed europea in materia di privacy e lavoro.
Supporto alla cultura aziendale. Non è solo uno strumento tecnico: aiuta a costruire un ambiente lavorativo sano, organizzato e trasparente.

Una scelta intelligente per il presente (e il futuro)

Scegliere un sistema digitale per il foglio presenze in smart working non è solo un passo verso l’automazione, ma un investimento nella serenità e nell’efficienza del team. Significa:

Alleggerire il lavoro amministrativo.
Migliorare l’esperienza lavorativa dei collaboratori.
Rispettare le normative senza appesantire i processi.
Disporre di dati precisi e affidabili per prendere decisioni informate.

In un mondo in cui il lavoro è sempre più flessibile, strumenti come Sesame HR diventano indispensabili per gestire con intelligenza il capitale umano. Ti abbiamo convinto? Inizia ora la prova gratuita!

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.