GDPR e risorse umane: gestiscilo con il database dei dipendenti

25 de Aprile, 2025

Quando si parla di GDPR e risorse umane, si tocca un tema essenziale: la protezione dei dati dei dipendenti. Ma come assicurarsi di trattare questi dati nel rispetto della legge e in modo sicuro? Vediamolo insieme come può aiutarci un database dei dipendenti. Continua la lettura!

Cos’è il GDPR e perché è importante?

Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è una normativa europea entrata in vigore nel 2018, pensata per tutelare i dati personali di cittadini e lavoratori. Per il reparto risorse umane, questo significa avere regole precise su come raccogliere, gestire, conservare e proteggere tutte le informazioni legate ai dipendenti. Non si tratta solo di un obbligo legale, ma di una responsabilità verso le persone che lavorano in azienda. Rispettare il GDPR significa creare un ambiente di lavoro sicuro, dove i dati non finiscono nelle mani sbagliate ed ogni informazione è trattata con la massima trasparenza!

Principi base del GDPR sulle Risorse Umane

Per rispettare il GDPR nelle risorse umane, è importante seguire alcuni principi fondamentali:

Minimizzazione dei dati. Raccogli solo le informazioni strettamente necessarie. Chiedere più dati del dovuto può essere una violazione della privacy.
Finalità e trasparenza. Ogni dipendente deve sapere perché vengono raccolti i suoi dati e come saranno utilizzati.
Conservazione limitata nel tempo. I dati non possono essere conservati all’infinito. Devono essere cancellati o anonimizzati quando non servono più.
Sicurezza e protezione. È obbligatorio proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite o furti, utilizzando sistemi di cybrsecurity.
Diritti dei dipendenti. I collaboratori hanno diritto di accedere ai propri dati, chiederne la correzione o la cancellazione.

Quali dati gestiscono le risorse umane?

Le risorse umane raccolgono una grande quantità di dati personali, tra cui:

Dati anagrafici (nome, indirizzo, codice fiscale)
Dati contrattuali (tipologia di contratto, retribuzione, orari)
Dati sanitari (certificati di malattia, idoneità al lavoro)
Valutazioni di performance
Dati relativi a permessi e ferie
Informazioni bancarie per l’accredito dello stipendio

Tutti questi dati rientrano nella sfera del GDPR e devono essere trattati con attenzione. Il rischio di errori o violazioni è sempre dietro l’angolo se non si adottano strumenti e procedure adeguate.

Errori da evitare

Anche le aziende più attente possono commettere errori nella gestione del GDPR. Ecco i più frequenti:

Archiviazione su supporti non sicuri (es. documenti cartacei o file Excel non protetti).
Accesso ai dati senza controllo, dove chiunque può visualizzare informazioni riservate.
Mancanza di formazione del personale HR sulle regole del GDPR.
Dimenticare le scadenze per la conservazione dei documenti.

Questi errori possono portare a sanzioni, ma soprattutto a una perdita di fiducia da parte dei dipendenti.

Come garantire la conformità GDPR in azienda

Per gestire al meglio il rapporto tra GDPR e risorse umane, è utile seguire alcune dritte:

Digitalizza i processi. Evita la gestione manuale e cartacea dei dati. Un sistema digitale sicuro riduce il rischio di errori.
Definisci chi può accedere ai dati. Limita l’accesso solo alle persone autorizzate.
Aggiorna le policy aziendali. Assicurati che le procedure interne siano sempre in linea con la normativa.
Forma il team HR. La conoscenza del GDPR deve essere parte integrante della formazione.
Utilizza software dedicati. Affidarsi a piattaforme pensate per la gestione sicura dei dati è la scelta migliore per garantire conformità e tranquillità.

Scopri Sesame HR e il suo database dei dipendenti

Oggi, il modo più semplice per rispettare il GDPR nelle risorse umane è affidarsi a strumenti digitali progettati per proteggere i dati e semplificare la gestione quotidiana. Sesame HR è un software HR completo che integra funzionalità avanzate per la sicurezza dei dati. Grazie al suo database dei dipendenti, ogni informazione è archiviata in cloud in modo sicuro e accessibile solo a chi ha le autorizzazioni necessarie.

Con Sesame HR puoi:

Archiviare dati personali, contratti e documenti nel rispetto del GDPR
Impostare permessi di accesso personalizzati
Automatizzare la gestione delle scadenze dei documenti
Offrire ai dipendenti la possibilità di consultare e aggiornare i propri dati in autonomia
Garantire la tracciabilità di ogni operazione effettuata sui dati

In questo modo, non solo riduci il rischio di violazioni, ma migliori anche l’efficienza del dipartimento HR, eliminando la burocrazia e aumentando la fiducia dei collaboratori nella gestione dei loro dati personali.

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.