Hr data governance: come proteggere i dati dei dipendenti

30 de Aprile, 2025

Con l’aumento della digitalizzazione e l’uso quotidiano di strumenti HR, nasce un’esigenza chiara: proteggere i dati dei dipendenti in modo serio, organizzato e responsabile. È qui che entra in gioco la HR data governance, ovvero la gestione corretta, sicura e trasparente di tutte le informazioni legate alle risorse umane. Non si tratta solo di privacy, parliamo di sicurezza, conformità, efficienza e fiducia. In questo articolo ti spieghiamo in modo semplice cos’è la HR data governance, perché è fondamentale oggi, quali sono le regole da seguire e come implementarla nella tua azienda, anche con il supporto di strumenti digitali come un database dei dipendenti.

Cos’è la HR data governance

Con HR data governance si intende l’insieme di pratiche, processi e strumenti con cui un’azienda gestisce i dati delle persone che lavorano al suo interno. Questi dati possono riguardare:

Informazioni anagrafiche
Dati contrattuali e retributivi
Presenze, ferie, permessi
Valutazioni di performance
Obiettivi, benefit, piani formativi
Note disciplinari o feedback interni

In breve, tutto ciò che riguarda il rapporto tra il lavoratore e l’azienda.

La governance dei dati HR non si limita a “tenere tutto in ordine”: significa decidere chi può accedere a cosa, definire regole di sicurezza, archiviare i documenti nel rispetto del GDPR, e creare un sistema chiaro per tracciare, aggiornare e proteggere ogni informazione.

Perché è così importante?

La quantità di dati gestiti dai reparti HR è in crescita continua. Basta pensare a quante informazioni si generano in fase di selezione, onboarding, gestione quotidiana o uscita del personale. Ecco perché la HR data governance è diventata una priorità.

Per proteggere la privacy dei dipendenti

Il GDPR (Regolamento Europeo per la protezione dei dati) obbliga le aziende a gestire i dati personali in modo sicuro e trasparente. Una buona governance evita sanzioni e migliora la reputazione aziendale.

Per evitare errori e disorganizzazione

Quando i dati HR sono sparsi tra fogli Excel, email, software diversi o archivi cartacei, il rischio di errori è alto. Una buona governance crea un sistema unico e coerente.

Per favorire la fiducia interna

I dipendenti devono sapere che le loro informazioni sono trattate con rispetto e attenzione. Una gestione chiara e sicura dei dati rafforza la relazione di fiducia con l’organizzazione.

Per prendere decisioni basate su dati reali

Una governance efficace permette di usare i dati HR per l’analisi (people analytics), la pianificazione delle risorse, la crescita interna e molto altro.

Cosa serve per una buona HR data governance

Per creare una governance efficace non bastano buone intenzioni. Servono regole, strumenti e cultura aziendale. Ecco gli elementi principali.

Definire ruoli e responsabilità

Chi può vedere, modificare e approvare i dati? Ogni informazione deve avere un “proprietario” e un tracciamento chiaro di chi fa cosa.

Mappare i dati HR

Identifica quali dati raccogli, dove sono archiviati, come vengono aggiornati e per quanto tempo li conservi. Questa mappa ti aiuta a rispettare la normativa e ad avere tutto sotto controllo.

Creare regole di accesso e sicurezza

Ogni dato sensibile deve essere protetto. Usa livelli di accesso personalizzati, password sicure, backup automatici e sistemi di crittografia per evitare violazioni.

Aggiornare e pulire i dati

Un database HR efficace è aggiornato e pulito. Ogni dato obsoleto o non necessario va rimosso. Serve un processo periodico di revisione.

Documentare tutto

La HR data governance deve essere chiara anche per chi entra in azienda. Crea policy accessibili, facili da consultare, e forma i manager all’uso corretto delle informazioni.

Usare una piattaforma digitale integrata

La tecnologia è un grande alleato. Con un software HR moderno puoi gestire tutti i dati in modo sicuro, centralizzato e in linea con le norme. Vedremo tra poco un esempio concreto: Sesame HR.

Errori da evitare

Anche le migliori intenzioni possono portare a errori. Ecco i più comuni:

Usare troppi strumenti diversi. Più sistemi usi, più aumenta il rischio di confusione e dati incoerenti.
Non aggiornare i dati. Un database pieno di dati vecchi è inutile e rischioso.
Dare accesso indiscriminato. Ogni ruolo aziendale deve vedere solo le informazioni di cui ha bisogno.
Tralasciare la formazione. I manager devono sapere come gestire i dati, non solo usarli.
Non monitorare i processi. Una buona governance è dinamica, non statica. Serve controllo costante.

Vantaggi concreti per l’azienda

Attuare una strategia di HR data governance non è solo un dovere legale. È un vantaggio competitivo.

Ecco cosa puoi ottenere:

Riduzione del rischio di sanzioni per violazioni del GDPR
Maggiore efficienza nella gestione delle risorse umane
Dati sempre pronti per audit o ispezioni
Più fiducia e trasparenza con dipendenti e stakeholder
Decisioni più rapide e informate
Maggiore attrattività per nuovi talenti, che percepiscono l’azienda come moderna e organizzata

Da dove iniziare?

Se vuoi implementare una strategia di HR data governance nella tua azienda, ecco i primi passi:

Nomina un responsabile dei dati HR, interno o esterno
Scegli una piattaforma HR sicura e centralizzata
Definisci le policy aziendali di gestione, accesso e sicurezza
Forma i team coinvolti
Monitora e aggiorna il sistema in modo continuo

Sesame HR: il database dipendenti che protegge e valorizza i tuoi dati

Se cerchi uno strumento pratico per gestire al meglio la tua HR data governance, Sesame HR è la soluzione perfetta! Si tratta di una piattaforma digitale pensata per aiutarti a organizzare, proteggere e analizzare tutte le informazioni legate ai dipendenti, in un unico spazio semplice da usare.

Con il nostro software HR puoi:

Gestire un database dipendenti completo e sicuro, conforme al GDPR
Definire ruoli e permessi personalizzati per l’accesso ai dati
Archiviare documenti contrattuali, certificazioni e valutazioni in cloud
Monitorare in tempo reale presenze, ferie, assenze e performance
Creare report e dashboard per analisi rapide e affidabili
Tracciare ogni modifica ai dati con storico e audit trail

Tutti i dati sono protetti con backup automatici, accesso crittografato e gestione dei permessi avanzata. E con un’interfaccia chiara e intuitiva, anche i team meno esperti possono gestire le informazioni in modo corretto e responsabile. Con Sesame HR, la tua HR data governance diventa una realtà concreta, accessibile e strategica. Inizia a proteggere davvero i dati dei tuoi collaboratori, provalo gratis ora!

Vuoi valutare il nostro articolo?

Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.