Kpi hr database: quali dati analizzare per migliorare il lavoro?

29 de Aprile, 2025

Gestire bene le risorse umane non è solo una questione di empatia o organizzazione. Oggi più che mai, serve avere sotto controllo i dati. Ma non basta raccoglierli, bisogna sapere quali numeri contano davvero. Ecco perché è importante monitorare i giusti KPI HR. In questo articolo ti spieghiamo quali sono i KPI HR da analizzare per avere un database efficace, aggiornato e davvero utile per le decisioni aziendali. Non servono strumenti complicati o formule strane: bastano i dati giusti, al momento giusto, e un buon sistema per tenerli in ordine.

Cosa sono i KPI HR

I KPI, o Key Performance Indicators, sono indicatori di performance. Nel caso delle Risorse Umane, ci aiutano a capire come stanno andando i processi legati alle persone in azienda.

Misurano cose concrete, come:

Quante persone entrano o escono dall’azienda
Quanto tempo serve per assumere un nuovo profilo
Se i collaboratori sono soddisfatti
Quanto è efficace la formazione interna
Se i team stanno raggiungendo gli obiettivi

Senza KPI, il reparto HR procede “a sensazione”. Con i KPI, invece, si può intervenire in modo mirato, fare scelte più giuste e migliorare la vita in azienda.

Il ruolo del database HR

Per raccogliere e analizzare i KPI HR serve una base solida: un database dei dipendenti aggiornato, ordinato e digitale. Non basta tenere i dati su Excel o in cartelle sparse. Un buon database HR ti permette di:

accedere rapidamente alle informazioni
incrociare dati tra reparti, periodi o sedi
fare confronti storici
estrarre report utili e affidabili
risparmiare tempo e ridurre gli errori

Più il tuo database è preciso, più i tuoi KPI saranno affidabili. E se i dati sono aggiornati in tempo reale, puoi anche intervenire più velocemente quando serve.

I KPI HR più importanti da monitorare

Ecco una lista dei principali KPI HR che ogni azienda dovrebbe tenere d’occhio per avere un database davvero utile e strategico.

Tasso di turnover

Indica quante persone lasciano l’azienda in un certo periodo.

Formula:
(numero di uscite / numero medio di dipendenti) x 100

È utile per capire se l’azienda riesce a trattenere i talenti. Un turnover troppo alto può essere un segnale di problemi interni (leadership, stress, mancanza di crescita).

Tempo medio di assunzione

Quanto tempo passa, in media, tra l’apertura di una posizione e l’inizio del nuovo assunto? Questo KPI ti aiuta a valutare l’efficacia del processo di selezione e a migliorare la collaborazione tra HR e manager.

Costo per assunzione

Somma tutti i costi legati al processo di selezione: pubblicazione annunci, software, tempo dei recruiter, eventuali agenzie esterne. Conoscere questo numero serve a ottimizzare il budget HR e scegliere i canali più efficienti.

Tasso di assenteismo

Misura le ore o i giorni di assenza non programmati, rapportati al totale lavorabile.

Formula:
(ore di assenza / ore totali previste) x 100

È un indicatore del benessere organizzativo. Tassi alti possono nascondere stress, demotivazione o problemi nel clima aziendale.

Tasso di promozione interna

Quante promozioni avvengono internamente rispetto al totale delle nuove posizioni aperte? Un tasso alto segnala che l’azienda investe nelle persone e offre reali opportunità di crescita.

Partecipazione alla formazione

Indica quanti dipendenti partecipano a corsi di aggiornamento o percorsi formativi.

Serve a capire se la cultura dell’apprendimento è attiva e se i piani formativi vengono davvero messi in pratica.

Obiettivi raggiunti

Non tutti i KPI HR sono legati al movimento delle persone. Alcuni misurano la performance. Analizzare il numero o la percentuale di obiettivi raggiunti (individuali o di team) aiuta a valutare la produttività e l’allineamento con le strategie aziendali.

Livello di soddisfazione

Misurabile con survey anonime o sondaggi interni, è un KPI fondamentale per anticipare problemi e migliorare l’ambiente di lavoro.

Attenzione: è importante ripetere la rilevazione nel tempo per valutare l’andamento.

Tempo medio per chiudere ferie e permessi

Spesso trascurato, questo KPI mostra l’efficienza del flusso operativo. Se un dipendente deve aspettare giorni per un’approvazione, c’è qualcosa da migliorare.

Un database HR ben gestito permette approvazioni rapide e tracciate.

Aggiornamento anagrafico e documentale

Quanto spesso i dati nel database HR vengono aggiornati? Quanti documenti mancano?

Questo KPI serve a mantenere la qualità del database e garantire conformità legale e operativa.

Come usare i KPI HR per migliorare davvero

Non basta monitorare i KPI. Bisogna anche agire di conseguenza. Ecco alcuni consigli pratici:

Crea una dashboard visiva e accessibile
Coinvolgi i manager nella lettura dei dati
Imposta obiettivi realistici legati ai KPI
Comunica i risultati in modo chiaro e condiviso
Rivedi periodicamente i KPI: alcuni potrebbero non essere più utili

Errori da evitare

Anche con i migliori strumenti, si può sbagliare. Ecco gli errori più comuni nella gestione dei KPI HR e del database:

Raccogliere troppi dati. Meglio pochi KPI rilevanti, ma monitorati bene
Dimenticare la qualità dei dati. Se il database è pieno di errori, i KPI saranno falsati
Non condividere i risultati. I KPI devono essere uno strumento per tutti, non solo per l’ufficio HR
Usare KPI solo per giudicare. L’obiettivo è migliorare, non punire

Sesame HR e il database perfetto per i tuoi KPI HR

Per gestire al meglio i KPI HR, serve un database dei dipendenti digitale, centralizzato e sempre aggiornato. È qui che entra in gioco Sesame HR, la piattaforma pensata per semplificare la gestione delle persone in azienda.

Con Sesame HR puoi:

Raccogliere e organizzare tutti i dati anagrafici e contrattuali
tenere traccia di ferie, assenze, obiettivi, valutazioni e formazione
Creare dashboard personalizzate per monitorare i tuoi KPI HR
Esportare report utili per riunioni, audit o analisi approfondite
Permettere a dipendenti e manager di interagire facilmente con il sistema

Tutti i dati sono sempre aggiornati, accessibili in pochi clic, e pronti per essere analizzati. Grazie alla funzionalità di database dipendenti, il nostro software HR ti offre una base solida per misurare e migliorare davvero ogni aspetto della gestione HR! Inizia la prova gratuita con Sesame HR!

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.