6 de Febbraio, 2025

L’era digitale ha trasformato profondamente il modo in cui le aziende gestiscono i loro processi interni. Uno degli strumenti più innovativi in questo senso è la firma elettronica avanzata (FEA), che consente di firmare documenti in modo sicuro e legale senza bisogno di carta. Ma cosa la rende così vantaggiosa? E perché sempre più aziende stanno adottando questa tecnologia? Scopriamolo insieme!

Cos’è la firma elettronica avanzata e come funziona?

La firma elettronica avanzata è un tipo di firma digitale che garantisce l’identità del firmatario e l’integrità del documento. Si distingue da una firma elettronica semplice perché utilizza meccanismi di sicurezza avanzati, come crittografia e autenticazione a più fattori. Per firmare un documento con la FEA, basta accedere a una piattaforma dedicata, caricare il file e autenticarsi con un metodo sicuro (OTP via SMS, identificazione biometrica o credenziali certificate). Una volta apposta, la firma è legalmente vincolante e il documento non può più essere modificato.

I vantaggi

Velocità

Uno dei principali vantaggi della FEA è la velocità. Firmare contratti e documenti aziendali richiede spesso tempi lunghi, con scambi di email, stampe e attese per le firme manuali. Con la firma elettronica avanzata, invece, tutto avviene in pochi secondi, indipendentemente dalla posizione geografica dei firmatari.

Sicurezza e legalità

Un altro degli aspetti più importanti della FEA è la sicurezza. Ogni firma è univoca e collegata al firmatario attraverso metodi di autenticazione avanzati, il che la rende molto difficile da falsificare. Inoltre, la normativa europea eIDAS conferisce piena validità legale alla Firma Elettronica Avanzata, equiparandola a una firma autografa tradizionale.

Eliminazione della carta

Stampare, firmare, scansionare e archiviare documenti cartacei non è solo un processo lungo e complesso, ma comporta anche costi elevati. Oltre al risparmio economico, la FEA rappresenta anche un vantaggio ecologico: meno carta significa meno sprechi e un impatto ambientale ridotto. In un mondo sempre più orientato alla sostenibilità, adottare la FEA è anche una scelta responsabile.

Efficienza e trasparenza

Uno dei problemi più comuni nelle aziende è la gestione dei documenti che spesso è disorganizzata. File persi, firme mancanti e approvazioni che si accumulano sono ostacoli alla produttività. Con la FEA, ogni passaggio viene automatizzato e tracciato, rendendo il workflow più fluido e trasparente. I team HR, ad esempio, possono velocizzare la firma di contratti con i dipendenti, i manager possono approvare documenti in pochi clic e i fornitori possono firmare accordi senza doversi recare in sede. Questo porta a una gestione più smart e reattiva.

Accessibile ovunque in tempo reale

Un altro grande vantaggio della FEA è la sua flessibilità. Non è necessario essere in ufficio o avere accesso a strumenti particolari: basta uno smartphone, un tablet o un computer connesso a internet. Questa accessibilità la rende perfetta per aziende con sedi distribuite, team in mobilità o clienti che devono firmare documenti a distanza. In pochi clic, una firma può essere apposta da qualsiasi parte del mondo, senza vincoli di orario o luogo.

L’utilizzo della FEA nelle risorse umane

La digitalizzazione sta trasformando il settore HR, e la FEA gioca un ruolo chiave in questo cambiamento. Alcuni degli usi più comuni includono:

Firma digitale dei contratti di lavoro. Assunzioni più rapide e senza errori burocratici.
Approvazione di documenti interni. Ggestione più semplice delle comunicazioni tra azienda e dipendenti.
Gestione di policy aziendali e regolamenti. I dipendenti possono firmare digitalmente documenti obbligatori senza stampare nulla.
Firme multiple. Più persone possono firmare lo stesso documento in pochi minuti, senza attese.

Tutti questi vantaggi si traducono in un risparmio di tempo e risorse, migliorando l’esperienza sia per i dipendenti che per i responsabili HR.

Sesame HR: la piattaforma perfetta per la firma elettronica avanzata

Se stai cercando un modo efficace per integrare la FEA nella tua azienda, Sesame HR è la soluzione ideale. Questa piattaforma all-in-one per la gestione delle risorse umane offre strumenti avanzati per la firma elettronica, semplificando la gestione documentale e rendendo il processo più fluido e sicuro.

Perché scegliere Sesame HR per la FEA?

Ecco i motivi principali per scegliere il nostro software delle HR:

Firma elettronica avanzata integrata. Firma documenti direttamente all’interno della piattaforma senza bisogno di strumenti esterni.
Gestione centralizzata dei documenti. Tutti i file firmati sono archiviati in un unico spazio digitale, sempre accessibile.
Sicurezza e conformità legale. Ogni firma è tracciata e conforme alle normative europee.
Automazione dei processi HR. Dall’onboarding dei nuovi dipendenti alla gestione di ferie e permessi, tutto può essere firmato e approvato digitalmente.

Grazie a Sesame HR, puoi dire addio alla carta e alle lunghe attese, ottimizzando il modo in cui la tua azienda gestisce i documenti! Se vuoi scoprire come questa piattaforma può aiutarti, richiedi una demo gratuita e inizia a rivoluzionare il tuo business oggi stesso!

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Julian Ignacio

HR Specialist at Sesame HR | Website | + posts

Julian Ignacio Tur ha sviluppato una brillante carriera nell’ambito delle Risorse Umane, spiccando in qualsiasi tipo di ruolo, dalla selezione di nuovi talenti alla totale gestione delle risorse. La sua esperienza decennale verte tanto nella gestione dei rapporti di lavoro quanto nella coordinazione e organizzazione di programmi di sviluppo professionale. La sua versatilità gli ha permesso di contribuire al potenziamento del personale in qualsiasi azienda in cui ha lavorato.