Come scegliere un software per la gestione dei turni e degli orari

15 de Ottobre, 2024

Scegliere un valido sistema di gestione dei turni per organizzare l’orario di lavoro dei dipendenti non è semplice, ma se si ha chiari gli aspetti essenziali che si stanno cercando in questo tipo di software, non sarà difficile prendere la decisione giusta.

La gestione dei turni e degli orari dei dipendenti è una sfida per molte aziende, soprattutto per quelle con operazioni 24/7 o con personale numeroso. Un software di gestione dei turni può semplificare enormemente questo processo, migliorando l’efficienza operativa e la soddisfazione dei dipendenti.

Perché utilizzare un software per la gestione dei turni?

Trovare un software di gestione dei turni e degli orari che rispetti i turni a rotazione e che si adatti alla perfezione alla propria attività non è una missione impossibile come sembra. Si tratta di una serie di sistemi per automatizzare e ottimizzare le attività derivate dai turni del personale e dalla distribuzione degli orari.

Ma la domanda è: l’azienda ha davvero bisogno di un software di gestione dei turni per i dipendenti? Perché è così importante avere una soluzione del genere? 

Sostanzialmente, con un software per le risorse umane come Sesame HR, che offre infinite funzionalità di gestione dei turni su misura per qualsiasi piccola o grande azienda, si avrà il controllo dei turni dell’intero team in un unico strumento. In sintesi, puntare su una soluzione efficace per la gestione dei turni significa puntare su una maggiore produttività, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda.

Benefici dell’automazione

1. Efficienza e precisione: automatizzare la programmazione dei turni riduce gli errori manuali e assicura una distribuzione equa e bilanciata del lavoro.
2. Risparmio di tempo: un software elimina la necessità di creare manualmente i turni, facendo risparmiare tempo prezioso ai manager, che potranno dedicarsi a compiti più strategici.
3. Flessibilità: permette di adattare rapidamente i turni alle esigenze aziendali e ai cambiamenti dell’ultimo minuto, migliorando la reattività.
4. Maggior comunicazione: i dipendenti possono accedere facilmente ai loro turni, richiedere cambiamenti e comunicare con i loro supervisori tramite l’app, riducendo i fraintendimenti.

Vantaggi per i dipendenti

1. Trasparenza: i dipendenti hanno una visione chiara e aggiornata dei propri turni, riducendo l’incertezza e aumentando la soddisfazione.
2. Autonomia: molti software permettono ai dipendenti di scambiare turni tra loro, previa approvazione, migliorando l’equilibrio tra vita lavorativa e personale.
3. Accessibilità: tramite l’app, i dipendenti possono controllare i loro turni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Migliore conformità alle normative

Un buon software di gestione dei turni aiuta a garantire la conformità alle normative sul lavoro, come il rispetto dei riposi obbligatori, delle ore massime di lavoro e delle disposizioni sui tempi di pausa. Questo riduce il rischio di sanzioni e controversie legali.

Suggerimenti per la scelta di un buon software per la gestione dei turni

La pianificazione dei turni è uno dei compiti più difficili che i team HR hanno nella gestione delle persone e nel recruiting e mantenimento dei talenti.

Se non si dispone di uno strumento apposito, infatti, ‘attività può risultare noiosa. D’altra parte, avere un modello Excel per creare turni di lavoro può semplificare le cose.

Tuttavia, un software apposito può aiutare a ridurre il tempo dedicato alla programmazione dei turni dei dipendenti e, quindi, rende più facile investire più tempo in altre attività più rilevanti.

1.  Accessibilità ovunque: uno dei requisiti per scegliere un software di gestione dei turni è quello di optare per una soluzione che consenta di connettersi dal proprio telefono o app per approvare e gestire le richieste del proprio team. 
2. Ottimizza il tempo e sfruttalo al meglio: scegli un’opzione che ti renda più facile evitare attività ripetitive e concentrati sulle altre che sono più produttive.
3. Monitoraggio di ferie e assenze: ogni scelta deve tenere conto delle ferie dei dipendenti, delle assenze per malattia e delle assenze dal lavoro.
4. Ricezione notifiche: un altro fattore che incide sulla scelta di un software per la gestione dei turni è che consenta di inviare notifiche e richieste di cambio turno ai responsabili di area.
5. Distribuzione equa dei turni: un sistema di gestione dei turni semplifica questo compito e fornisce anche informazioni significative sul carico di lavoro e sugli orari del team creando turni a rotazione in base alle esigenze del personale.
6. Rileva le irregolarità: una soluzione di creazione di turni a rotazione rileva facilmente l’assenteismo ingiustificato.

Valutare le esigenze aziendali

1. Dimensioni dell’azienda: le esigenze di una piccola impresa saranno diverse da quelle di una grande azienda. Assicuratevi che il software scelto possa evolversi con la vostra crescita.
2. Tipo di operazione: considerate le specificità del vostro settore. Ad esempio, un ospedale avrà esigenze diverse rispetto a un ristorante o a un’azienda manifatturiera.
3. Flessibilità dei turni: se la vostra attività richiede turni flessibili, cercate un software che permetta una facile modifica e approvazione dei cambiamenti.

Funzioni essenziali

1. Interfaccia user-friendly: un software facile da usare riduce il tempo di formazione e gli errori. Deve essere intuitivo sia per i manager che per i dipendenti.
2. Accesso mobile: la possibilità di accedere ai turni tramite dispositivi mobili è cruciale per la comodità dei dipendenti.
3. Integrazione con altri sistemi: il software deve integrarsi facilmente con altre applicazioni aziendali, come i sistemi di gestione delle presenze, buste paga e HR.
4. Automazione e notifiche: la capacità di automatizzare la creazione dei turni e di inviare notifiche in caso di cambiamenti o promemoria è fondamentale.
5. Reportistica: strumenti di analisi e reportistica per monitorare le ore lavorate, i costi del personale e l’efficienza operativa.

Supporto e assistenza

1. Assistenza tecnica: verificate che il fornitore offra un supporto tecnico affidabile e accessibile, preferibilmente 24/7.
2. Formazione: la disponibilità di sessioni di formazione per i dipendenti e i manager è un valore aggiunto.
3. Aggiornamenti e manutenzione: assicuratevi che il software riceva aggiornamenti regolari per adattarsi ai cambiamenti normativi e alle nuove tecnologie.

Costo e budget

1. Costo totale di proprietà: considerate non solo il costo iniziale del software, ma anche i costi ricorrenti di licenza, supporto e manutenzione.
2. Prova gratuita: optate per soluzioni che offrono un periodo di prova gratuita o una demo per valutare le funzionalità e l’idoneità per la vostra azienda.

Quali sono gli aspetti essenziali da tenere in considerazione?

Alcuni aspetti sono essenziali in un software di turni a rotazione in quanto sono fondamentali per preparare i turni in modo organizzato ed efficiente, i più importanti dei quali includono:

• Creazione di modelli di turni personalizzati per il tuo team in base a una serie di regole. Devi solo inserire quanti dipendenti servono per turno e iniziare ad assegnarli.
• Conoscere la disponibilità dei dipendenti durante l’assegnazione dei turni. Un software di gestione dei turni aumenta la trasparenza all’interno del team, poiché è possibile controllare gli orari. Questo aspetto è fondamentale, in quanto può avere un impatto positivo sul clima di lavoro. 
• Gestione delle modifiche nella sezione orari. 
• Stampa degli orari mensili in diversi formati.
• Monitoraggio giornaliero delle entrate e delle uscite e garanzia della conformità dei programmi. 
• Monitoraggio della puntualità.
• Informare i dipendenti dei loro programmi e informarli di eventuali cambiamenti in tempo reale.

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