5 de Aprile, 2025

Tracciare le ore lavorative dei dipendenti è una priorità per ogni azienda. In Italia, il foglio presenze Excel è uno degli strumenti più utilizzati proprio per questo scopo. La sua diffusione è dovuta alla facilità d’uso, alla personalizzazione e al fatto che sia spesso già incluso nei software in uso in ufficio. Nonostante negli ultimi anni siano emerse soluzioni più moderne per la gestione documentale, Excel resta un punto di partenza valido per molte piccole e medie imprese. Vediamo come costruire un foglio presenze efficace e quali vantaggi (e limiti) comporta.

Creare un foglio presenze settimanale con Excel

Se vuoi monitorare le presenze settimanalmente, Excel ti consente di impostare una tabella semplice ed efficace. Ecco i passaggi principali:

Struttura del foglio. Crea colonne con i nomi dei dipendenti, i giorni della settimana e una colonna finale per il totale settimanale.
Inserimento delle date. Scrivi la data del lunedì e utilizza la funzione di riempimento automatico per completare i giorni successivi.
Registrazione delle presenze. Inserisci “P” per presenza e “A” per assenza, oppure scegli codici personalizzati (es. “F” per ferie, “M” per malattia).
Conteggio automatico. Con la formula =CONTA.SE(intervallo;"P") puoi calcolare facilmente quante presenze ha fatto ogni dipendente nella settimana.

Diciamo che è una soluzione semplice e immediata, ma richiede comunque attenzione nella compilazione manuale. Un piccolo errore può compromettere l’affidabilità del foglio.

Perché Excel è una scelta valida?

Utilizzare un foglio presenze in Excel ha ancora molti vantaggi, soprattutto per chi gestisce un team di piccole dimensioni o ha esigenze contenute. Ecco i principali punti di forza:

Massima personalizzazione. Puoi costruire un modello su misura per la tua azienda, con formule, colori e codici personalizzati.
Zero costi aggiuntivi. Se hai già Microsoft Office, non serve acquistare nuovi software!
Interfaccia intuitiva. Molti utenti conoscono già le basi di Excel, quindi non serve formare il personale.
Strumenti di analisi integrati. Con tabelle, filtri e grafici puoi trasformare il tuo foglio in uno strumento chiaro per monitorare l’andamento delle presenze.

Per le realtà più snelle, Excel rappresenta un buon equilibrio tra praticità e funzionalità.

I limiti del foglio presenze Excel

Nonostante tutto ciò, non è tutto rose e fiori. L’utilizzo di Excel per tracciare le presenze presenta anche alcune difficoltà, soprattutto se il numero dei dipendenti cresce. Tra gli svantaggi principali troviamo:

Margine di errore umano. L’inserimento manuale aumenta il rischio di imprecisioni nei dati.
Assenza di aggiornamenti in tempo reale. Se più persone modificano lo stesso file, possono verificarsi incongruenze.
Gestione complessa in caso di team numerosi. Un foglio Excel può diventare poco pratico con decine di dipendenti.
Mancanza di avvisi o automazioni. Excel non segnala anomalie come ritardi, assenze frequenti o turni troppo lunghi.

Insomma, se da un lato la semplicità è un punto di forza, dall’altro può diventare un limite man mano che la tua azienda cresce.

Impostare un foglio presenze mensile

Se preferisci una visione più ampia, puoi creare un foglio presenze Excel mensile. Il procedimento è simile, ma vi sono alcune differenze:

Creazione della tabella. Inserisci i nomi dei dipendenti in riga e una colonna per ogni giorno del mese.
Automazione delle date. Inserisci il primo giorno del mese e usa le formule per completare in automatico.
Compilazione quotidiana: Anche qui puoi utilizzare codici semplici come “P”, “A”, “F”, ecc.
Totali mensili. Somma le presenze, le assenze, le ferie o altri elementi che vuoi monitorare.

Questo approccio è utile per una gestione più strategica, ad esempio per analizzare la distribuzione delle ferie o per programmare i turni con anticipo.

L’alternativa smart: Sesame HR

Se ti sei reso conto che Excel non basta più per le tue esigenze, potresti valutare una soluzione digitale più evoluta. Ti diamo un suggerimento: Sesame HR! Questo software HR è pensato per semplificare e automatizzare l’intera gestione delle presenze. Ecco cosa offre:

Registro presenze digitale e automatizzato, tramite app o badge virtuali.
Accesso da qualsiasi dispositivo. I dipendenti possono segnare le ore anche da remoto, perfetto per lo smart working.
Report dettagliati. Presenze, straordinari, ferie e assenze a portata di click.
Conformità garantita. I dati sono archiviati in modo sicuro e nel rispetto della normativa italiana.
Integrazione completa. Puoi collegarlo ad altri strumenti per gestire ferie, turni e permessi.

Sesame HR trasforma la gestione delle risorse umane in un processo fluido, moderno e molto più sicuro rispetto al foglio Excel. Inizia subito la prova gratuita!

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.