18 de Febbraio, 2025

In un mondo digitale, garantire l’integrità e la validità legale dei documenti aziendali è fondamentale. Qui entra in gioco la marca temporale, uno strumento che certifica la data e l’ora esatta in cui un documento è stato creato o modificato, rendendolo legalmente riconosciuto e protetto da eventuali alterazioni. Sapere come applicare correttamente la marca temporale può fare la differenza per la sicurezza e per una miglior gestione dei documenti. Vediamo come funziona e quali vantaggi offre.

Cos’è la marca temporale?

La marca temporale di un documento informatico è lo strumento attraverso cui collocare temporalmente un documento in termini di data ed ora certa. È particolarmente utile per aziende, studi legali, enti pubblici e qualsiasi realtà che necessiti di conservare documenti con valore probatorio. Pensiamo, ad esempio, ai contratti aziendali, alle fatture elettroniche, alle dichiarazioni fiscali e alle certificazioni interne: la certezza della data di creazione e della non alterabilità del contenuto è essenziale per evitare contestazioni future.

Mettere una marca temporale su un documento è un processo semplice ma essenziale. Segui questi passi:

Scegli un provider affidabile. Deve essere un fornitore qualificato che garantisca la validità legale della marca temporale. È fondamentale assicurarsi che il provider sia riconosciuto e conforme alle normative vigenti.
Carica il documento. Puoi farlo tramite l’interfaccia web del provider o via email. Alcuni software HR e gestionali permettono anche un’integrazione diretta per automatizzare il processo.
Ottieni il documento con la marca temporale. Una volta elaborato, riceverai il file con la certificazione temporale. Questo passaggio è fondamentale per dimostrare, in caso di necessità legale, che il documento è rimasto inalterato dal momento della marcatura.
Conserva il documento in un archivio sicuro. Non basta apporre una marca temporale, è importante avere un sistema di archiviazione sicuro che protegga i documenti da accessi non autorizzati e garantisca un rapido recupero in caso di necessità.

L’uso di strumenti digitali avanzati può semplificare ulteriormente questo processo, rendendo il tutto più veloce e sicuro.

Marca temporale: perché è utile per il tuo business

Oltre a proteggere i tuoi documenti, la marca temporale è un’arma in più per il tuo business. Ecco i principali vantaggi:

Prova legale dell’integrità del documento. Perfetta per contratti, fatture e documenti sensibili.
Tracciabilità delle modifiche. Fondamentale in caso di controversie legali o audit. In settori regolamentati, come quello sanitario o finanziario, la marca temporale è spesso obbligatoria per la conformità normativa.
Conformità alle normative. Essenziale per aziende che operano in settori regolamentati. La normativa europea e italiana richiede spesso l’utilizzo della marca temporale per garantire l’affidabilità della documentazione digitale.
Protezione della proprietà intellettuale. Se produci documenti strategici, brevetti o opere creative, la marca temporale certifica ufficialmente la paternità di un contenuto a una data precisa, proteggendoti da eventuali dispute.

Normativa di riferimento per la marca temporale

In Italia, la validità della marca temporale è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Due articoli fondamentali:

Articolo 20. Definisce le linee guida per l’apposizione delle firme digitali e l’autenticità dei documenti informatici.
Articolo 44. Stabilisce le regole per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici e il loro valore probatorio nel tempo.

Questi riferimenti normativi garantiscono che la marca temporale abbia piena validità giuridica e possa essere utilizzata in procedimenti legali, audit e verifiche fiscali.

Firma digitale e marca temporale: la combinazione perfetta

Vuoi che un documento digitale resti valido nel tempo? Oltre alla firma digitale, è fondamentale aggiungere una marca temporale. Ecco come fare:

Firma digitalmente il documento. Questo certifica l’autenticità del firmatario.
Applica la marca temporale. Per garantire una data certa e inalterabile.
Aggiorna periodicamente la marca temporale. Alcune marche hanno una scadenza, quindi è utile rinnovarle per garantire sempre la validità del documento.

Seguendo questi passaggi, avrai documenti digitali sempre validi e conformi alle normative.

Sesame HR: il software per la gestione della marca temporale

Se stai cercando una soluzione che integri la gestione dei documenti con la marca temporale, Sesame HR è la risposta giusta. È una piattaforma di gestione delle risorse umane che semplifica i processi aziendali, compresa la protezione e l’archiviazione sicura dei documenti. Oltre a gestire le risorse umane, offre funzionalità avanzate per la gestione dei documenti digitali e l’applicazione della marca temporale.

Funzionalità principali per la marca temporale

Le funzioni specifiche per la gestione della marca temporale sono:

Applicazione automatica della marca temporale ai documenti aziendali, riducendo il rischio di errori manuali.
Grafica intuitiva apposita per caricare e gestire file in pochi clic.
Conformità normativa garantita, allineata al CAD e agli standard europei.
Archivio digitale sicuro, con accesso protetto ai documenti.
Integrazione con altri software HR e contabili, facilitando il flusso di lavoro.

Perché scegliere Sesame HR?

Se scegli Sesame HR ti garantiamo di:

Risparmiare tempo automatizzando la gestione documentale.
Garantire la sicurezza e la validità legale dei tuoi documenti.
Gestire al meglio le risorse umane, integrando diverse funzionalità in un unico strumento.
Migliorare l’efficienza aziendale, evitando la perdita di documenti e rendendo tutto facilmente accessibile.

Vuoi proteggere i tuoi documenti digitali senza complicazioni? Prova Sesame HR e scopri come semplificare la gestione HR della tua azienda!

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.