Gestione documentale
Normativa sul foglio presenze: cosa dice la legge in Italia?
Segui la normativa sul foglio presenze e organizza il lavoro in modo chiaro, veloce ed efficace rimanendo in linea con la legge italiana!
Gestione documentale
Segui la normativa sul foglio presenze e organizza il lavoro in modo chiaro, veloce ed efficace rimanendo in linea con la legge italiana!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
7 de Aprile, 2025
Il foglio presenze è uno strumento imprescindibile per qualsiasi azienda. Non si tratta solo di un modo per tenere in ordine le ore lavorate, ma di un vero e proprio adempimento previsto dalla legge italiana. Una gestione documentale corretta non solo evita sanzioni, ma tutela anche il datore di lavoro e i dipendenti in caso di controlli da parte degli enti ispettivi. Vediamo cosa prevede la normativa sul foglio presenze e come impostarlo correttamente per restare sempre in regola!
Il principale riferimento normativo è il Decreto Legislativo 66/2003, che stabilisce regole precise su orario di lavoro, riposi e pause obbligatorie. La legge impone ai datori di lavoro di garantire che ogni dipendente:
A rafforzare questo obbligo è intervenuta anche la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea del 14 maggio 2019, che richiede agli Stati membri di imporre ai datori di lavoro la registrazione sistematica delle ore giornaliere lavorate da ciascun dipendente. L’obiettivo? Tutelare i diritti dei lavoratori, prevenendo abusi e orari eccessivi.
Per essere ritenuto valido, il foglio presenze deve contenere informazioni precise e complete. Ecco i dati che non possono mancare:
Queste informazioni devono essere raccolte giornalmente e conservate per almeno 5 anni, in quanto possono essere richieste da organi come INL o INPS per controlli o ispezioni.
Molte piccole imprese utilizzano ancora registri cartacei per tracciare le presenze. Nonostante sia semplice ed economico, questo metodo presenta alcuni rischi pratici ma soprattutto legali:
In caso di accertamenti, la mancanza di dati leggibili o affidabili può comportare sanzioni significative. Per questo motivo, è sempre più diffuso l’utilizzo di strumenti digitali, come fogli Excel strutturati o software di gestione presenze.
Secondo la Corte di Cassazione (sentenza n. 18643 del 30 ottobre 2012), anche un foglio presenze compilato dal lavoratore può avere valore legale, a patto che venga confermato da altri colleghi. Se, ad esempio, un dipendente annota ore di straordinario e altri lavoratori confermano l’effettiva attività svolta, il datore di lavoro è tenuto a riconoscerle e a retribuirle. Questo principio sottolinea l’importanza della trasparenza e della tracciabilità, anche quando si usano metodi più “artigianali”.
Per rispettare in modo semplice ma efficace la normativa sul foglio presenze, ecco alcuni consigli da seguire:
Non rispettare la compliance aziendale può costare caro. Le sanzioni variano a seconda della gravità dell’infrazione, ma possono andare da qualche centinaio fino a diverse migliaia di euro. Tra l’altro, in caso di contenziosi con i dipendenti, la mancanza di una documentazione attendibile indebolisce la posizione dell’azienda. Meglio prevenire, investendo in un sistema sicuro e ben organizzato.
Se vuoi evitare complicazioni e gestire le presenze in modo pratico e a norma, prendi in considerazione un software HR come Sesame HR. Con questo strumento puoi:
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