7 de Aprile, 2025

Il foglio presenze è uno strumento imprescindibile per qualsiasi azienda. Non si tratta solo di un modo per tenere in ordine le ore lavorate, ma di un vero e proprio adempimento previsto dalla legge italiana. Una gestione documentale corretta non solo evita sanzioni, ma tutela anche il datore di lavoro e i dipendenti in caso di controlli da parte degli enti ispettivi. Vediamo cosa prevede la normativa sul foglio presenze e come impostarlo correttamente per restare sempre in regola!

Cosa prevede la legge italiana?

Il principale riferimento normativo è il Decreto Legislativo 66/2003, che stabilisce regole precise su orario di lavoro, riposi e pause obbligatorie. La legge impone ai datori di lavoro di garantire che ogni dipendente:

Non superi le 48 ore settimanali, straordinari inclusi.
Rispetti pause giornaliere e riposi settimanali.
Abbia un orario di lavoro chiaramente tracciato e verificabile.

A rafforzare questo obbligo è intervenuta anche la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea del 14 maggio 2019, che richiede agli Stati membri di imporre ai datori di lavoro la registrazione sistematica delle ore giornaliere lavorate da ciascun dipendente. L’obiettivo? Tutelare i diritti dei lavoratori, prevenendo abusi e orari eccessivi.

La struttura di un foglio presenze a norma

Per essere ritenuto valido, il foglio presenze deve contenere informazioni precise e complete. Ecco i dati che non possono mancare:

Nome e cognome del dipendente
Nome dell’azienda
Data del giorno lavorativo
Ora di inizio e fine del turno
Eventuali pause (es. pranzo)
Ore totali effettivamente lavorate

Queste informazioni devono essere raccolte giornalmente e conservate per almeno 5 anni, in quanto possono essere richieste da organi come INL o INPS per controlli o ispezioni.

Il foglio cartaceo è ancora valido?

Molte piccole imprese utilizzano ancora registri cartacei per tracciare le presenze. Nonostante sia semplice ed economico, questo metodo presenta alcuni rischi pratici ma soprattutto legali:

Firme poco leggibili o assenti.
Errori nell’inserimento degli orari.
Difficoltà nel verificare il rispetto del monte ore settimanale.
Possibili smarrimenti o danni al registro.

In caso di accertamenti, la mancanza di dati leggibili o affidabili può comportare sanzioni significative. Per questo motivo, è sempre più diffuso l’utilizzo di strumenti digitali, come fogli Excel strutturati o software di gestione presenze.

Il dipendente può creare il proprio foglio presenze?

Secondo la Corte di Cassazione (sentenza n. 18643 del 30 ottobre 2012), anche un foglio presenze compilato dal lavoratore può avere valore legale, a patto che venga confermato da altri colleghi. Se, ad esempio, un dipendente annota ore di straordinario e altri lavoratori confermano l’effettiva attività svolta, il datore di lavoro è tenuto a riconoscerle e a retribuirle. Questo principio sottolinea l’importanza della trasparenza e della tracciabilità, anche quando si usano metodi più “artigianali”.

Consigli per restare in regola

Per rispettare in modo semplice ma efficace la normativa sul foglio presenze, ecco alcuni consigli da seguire:

Usa modelli standardizzati. Scegli un layout chiaro e uniforme per tutti, con colonne per ingressi, uscite, pause e ore lavorate.
Passa al digitale. Un foglio Excel su cloud è già un grande passo avanti rispetto ai registri cartacei.
Richiedi la conferma delle presenze. Con una firma digitale o una spunta quotidiana per certificare i dati inseriti.
Verifica regolarmente i dati. Controlla che non ci siano anomalie, straordinari eccessivi o assenze non giustificate.
Archivia tutto in sicurezza. Conserva i fogli presenze mensili in cloud o in server protetti, sempre accessibili in caso di necessità.

Cosa rischia chi non tiene un foglio presenze?

Non rispettare la compliance aziendale può costare caro. Le sanzioni variano a seconda della gravità dell’infrazione, ma possono andare da qualche centinaio fino a diverse migliaia di euro. Tra l’altro, in caso di contenziosi con i dipendenti, la mancanza di una documentazione attendibile indebolisce la posizione dell’azienda. Meglio prevenire, investendo in un sistema sicuro e ben organizzato.

La soluzione ideale? Sesame HR

Se vuoi evitare complicazioni e gestire le presenze in modo pratico e a norma, prendi in considerazione un software HR come Sesame HR. Con questo strumento puoi:

Registrare le presenze in tempo reale da qualsiasi dispositivo.
Monitorare ore lavorate, assenze, straordinari e ferie in modo centralizzato.
Generare report automatici in pochi clic.
Archiviare i dati in modo sicuro, nel rispetto della legge.
Offrire ai dipendenti un’interfaccia semplice per gestire le proprie ore.

Sesame HR è sempre aggiornato rispetto alle ultime normative e ti aiuta a snellire la burocrazia, evitando errori e perdite di tempo. Che ne dici? Inizia subito la prova gratuita con Sesame HR!

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Iris Serrador

People Partner at Sesame HR | Website | + posts

Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.