Guida alla gestione del personale per il successo aziendale

14 de Aprile, 2025

La gestione del personale comprende tutte le attività che si occupano del rapporto tra il personale e l’azienda. Qualsiasi aspetto che influisce sul lavoratore all’interno dell’azienda può essere incluso in questo concetto. Non si tratta solo di amministrare compiti, ma di coltivare un ambiente in cui ogni dipendente possa prosperare e contribuire al massimo. In questa guida esploreremo tutti gli aspetti essenziali della gestione dei lavoratori per garantire il successo aziendale!

Funzioni della gestione del personale

Anche se spesso viene confuso con la gestione delle risorse umane, si tratta di questioni differenti. Per comprendere la differenza tra la gestione dei lavoratori e la gestione delle risorse umane è interessante conoscere le diverse funzioni associate alla gestione del personale.

Abbiamo tre funzioni di base: amministrazione e gestione del personale, sviluppo delle persone e gestione delle relazioni lavorative.

Amministrazione e gestione del personale

Semplificare l’amministrazione del personale è una delle principali sfide. Ciò include:

• Gestione delle offerte di lavoro.
• Implementazione di software per le risorse umane.
• Gestione delle ferie, dei giorni liberi e delle ore straordinarie.

Sviluppo del personale

Lo sviluppo dei dipendenti a livello professionale e personale è cruciale. È necessario identificare punti di forza e debolezze per:

• Rinforzare i punti deboli.
• Affrontare progetti innovativi.
• Adattarsi a cambiamenti strategici.

Gestione delle relazioni lavorative

Una buona gestione delle relazioni lavorative promuove:

• Comunicazione interna fluida.
• Uguaglianza e eliminazione della discriminazione.
• Un buon ambiente di lavoro.

Amministrazione e gestione dei lavoratori

Semplificare l’amministrazione del personale è una delle principali sfide della gestione del personale. Ciò include dalla gestione delle offerte di lavoro all’implementazione delle migliori soluzioni digitali, come un software per le risorse umane che consenta di amministrare le attività, gestire le ferie, i giorni liberi e le ore straordinarie o il controllo orario, ecc.

Sviluppo delle persone

Un’altra funzione implica lo sviluppo delle persone, sia a livello professionale che personale. Per questo motivo, è molto importante individuare i punti di forza e le lacune dei lavoratori e, da lì, lavorare per rinforzare i punti deboli, affrontare progetti innovativi o far fronte ai cambiamenti nei piani strategici dell’azienda. Dobbiamo aiutarli a crescere in ogni senso.

Gestione delle relazioni lavorative

Questioni come la diversità o la barriera generazionale possono influenzare negativamente le relazioni tra i lavoratori, rendendo difficile un ambiente di lavoro ottimale. La gestione del personale si occupa anche di promuovere le relazioni tra i lavoratori affinché la comunicazione interna sia il più fluida possibile. Ovviamente, si occuperà di eliminare qualsiasi tipo di disuguaglianza o discriminazione che possa verificarsi.

Modello di gestione del personale

La gestione delle persone inizia con il processo di selezione del personale, e gli daremo continuità con la valutazione delle prestazioni. In base ai risultati di questa valutazione, porremo particolare enfasi sulla formazione dei lavoratori, senza dimenticare la retribuzione e i benefici a cui i dipendenti hanno diritto. Una buona comunicazione interna è fondamentale durante l’intero processo, così come promuovere la partecipazione dei dipendenti.

• Recruiting e selezione. È fondamentale avere chiaro l’organigramma dell’azienda, oltre a fornire una descrizione chiara ed efficace delle posizioni lavorative e delle competenze necessarie per esse. Ciò ci permetterà anche di valutare le posizioni attuali e di capire dove sia necessaria l’assunzione di nuovi lavoratori. Non possiamo tralasciare il processo di onboarding attraverso il quale faciliteremo l’adattamento dei nuovi lavoratori.

• Valutazione del personale. Attraverso la valutazione delle prestazioni possiamo impulsare il potenziale del personale. Per questo, è imprescindibile analizzare come lavorano i nostri dipendenti, conoscere i loro punti di forza per sfruttarli al massimo e le loro debolezze per aiutarli a migliorare. Senza dimenticare l’analisi del potenziale di ogni lavoratore, che ci permetterà di identificare i collaboratori con più talento e i futuri leader.

• Formazione del dipendente. Come detto, la valutazione delle prestazioni ci permette anche di identificare le necessità formative del nostro personale. Dovremmo disporre di un piano di formazione che prepari il nostro talento per il futuro a breve, medio e lungo termine. È inoltre interessante calcolare il ROI della formazione, e la gestione dei bonus per la formazione. I dipendenti possono formarsi sia in azienda che all’esterno.

• Retribuzione. Un altro aspetto, in parte derivante dai risultati della valutazione delle prestazioni, è la retribuzione del nostro personale. Per una corretta gestione del personale è fondamentale progettare politiche retributive adeguate a ogni posizione. Lo stipendio deve essere proporzionato alle responsabilità e alle esigenze del ruolo. Non possiamo tralasciare la retribuzione variabile e i benefici sociali, che fanno anch’essi parte della retribuzione.

• Comunicazione. Potenziare la comunicazione interna è il primo passo per una corretta gestione delle persone. Pertanto, l’azienda dovrebbe disporre di un piano di comunicazione interna in cui vengano stabiliti i canali attraverso i quali essa verrà gestita. Sono altrettanto importanti i canali orizzontali come quelli verticali, sia ascendente che discendente. Soluzioni come il portale del dipendente o una chat live ci aiuteranno a potenziare ulteriormente la comunicazione interna.

• Partecipazione. Infine, occorre parlare della partecipazione. Promuovere un buon ambiente di lavoro, un clima lavorativo piacevole e inclusivo che faciliti l’engagement tra il lavoratore e l’azienda, è essenziale per una buona gestione del personale. In questo senso, possiamo sempre creare team ad alte prestazioni, l’elite della nostra forza lavoro; oppure team di partecipazione e miglioramento che ci aiutino a migliorare quotidianamente.

Gestione delle persone e dei team con diverse generazioni

Ogni generazione ha le sue idee, motivazioni, interessi o preoccupazioni, che non necessariamente coincidono con quelli delle altre generazioni di lavoratori. Puntare su team multigenerazionali è molto vantaggioso per l’azienda, poiché offre diverse prospettive; ma comporta anche una serie di sfide che dovremmo risolvere attraverso la gestione del personale e le competenze manageriali dei responsabili aziendali.

Problematiche

Una delle sfide più evidenti è che un team multigenerazionale richiede una gestione del personale più attenta e personalizzata per ogni generazione. Solo in questo modo i vari membri di ogni generazione si sentiranno compresi e valorizzati. Occorre evitare a tutti i costi che i lavoratori si sentano sottovalutati, sia che si tratti di veterani considerati fuori moda, sia di giovani che si sentono un passo indietro rispetto ai più esperti.

Soluzioni

Qualcosa di semplice come le riunioni di team ci aiuterà affinché le diverse generazioni di lavoratori possano condividere punti di vista, problematiche o soluzioni alle sfide. Non possiamo perdere di vista le riunioni informali o il team building, che contribuiranno a rafforzare i legami tra i lavoratori. Un’altra possibile soluzione sono i sistemi di tutoraggio in cui, periodicamente, i lavoratori di una generazione condividono conoscenze con quelli di un’altra per conoscersi e capirsi meglio.

Problemi della direzione e gestione delle risorse umane attuali

La direzione e la gestione del personale non sono esenti da importanti sfide. In una società sempre più globalizzata, il contesto macroeconomico rende difficile la gestione del personale, creando nuove sfide per i responsabili aziendali. Conoscerle è il primo passo per risolverle, per le quali possiamo cercare soluzioni sia classiche che più ingegnose.

Scarsità di talento

Quanti processi di selezione sono terminati senza il risultato sperato? Anche se è possibile trovare candidati molto ben preparati, il talento è sempre più scarso. Per questo, una delle grandi sfide nella gestione del personale è realizzare una buona gestione del talento all’interno della stessa azienda. Possiamo formare i leader del futuro già oggi, lavorando sulle competenze e capacità dei nostri dipendenti. Per questo, sarà necessario scegliere con attenzione chi formare.

Fidelizzazione dei dipendenti

Un altro problema della direzione e gestione del personale attuale, associato alla scarsità di talento, sono le difficoltà nel trattenere il talento all’interno dell’azienda. Possiamo sempre trovarci nella situazione in cui la concorrenza cerchi di portarsi via i nostri migliori lavoratori. La soluzione consiste nel offrire la migliore esperienza possibile al dipendente. Buone condizioni di lavoro, sfide stimolanti e prospettive di futuro attraenti aiuteranno a evitare la loro fuga.

Condizioni economiche

Crisi sanitaria, energetica, dei componenti, guerra… Prima di risolvere un problema, ne arriva già un altro, il che si traduce in difficoltà di bilancio. A tutti piacerebbe disporre di un budget infinito per gestire i nostri lavoratori, ma dobbiamo adeguarci alla realtà economica che molte aziende attraversano. Offrire condizioni salariali eque è il modo migliore per trattenere il talento.

Prossime sfide della gestione delle risorse umane

Sebbene sia sempre interessante guardare a medio e lungo termine, non possiamo ignorare che la gestione delle risorse umane presenta una serie di sfide chiave a breve termine che definiranno il futuro dell’azienda. Essere in grado di affrontare con successo queste sfide significherà che l’organizzazione gode di buona salute e che è preparata per affrontare tutte le difficoltà future. Ma il primo passo è superare le sfide attuali.

Recruiting e selezione di qualità

In precedenza abbiamo spiegato che l’assenza di talento è uno dei problemi nella gestione delle persone. Per questo motivo, è molto importante fare le scelte giuste al momento di reclutare lavoratori per la nostra organizzazione. Abbiamo alternative al reclutamento convenzionale, come l’uso di collaboratori esterni che possono offrire quel plus di qualità ai nostri team. Senza dimenticare l’impulso al talento interno.

Incentivare l’impegno dei dipendenti

Proprio incentivare il talento già presente in azienda ci aiuta a rafforzare l’impegno dei lavoratori verso l’organizzazione. Qualcosa di semplice come puntare sul talento interno e investire sui lavoratori ci aiuterà a trattenere il talento. Abbiamo già parlato dell’importanza di offrire uno stipendio adeguato, e se a ciò aggiungiamo un buon ambiente di lavoro e l’investimento nella formazione dei dipendenti, i nostri lavoratori saranno maggiormente impegnati con noi.

Massimizzare l’esperienza del dipendente

L’esperienza del dipendente è la somma di diversi fattori, fra cui l’ambiente di lavoro, le mansioni e responsabilità che assumono i lavoratori, la loro stessa motivazione o i benefici che offriamo. Una delle grandi sfide nella gestione delle persone, specialmente per le ultime generazioni che entrano nel mercato del lavoro, è offrire una buona employee experience che ci aiuti a trattenere il talento.

Sviluppo dei dipendenti

Come risponde la tua azienda ai cambiamenti? L’ideale sarebbe che lo facesse in modo rapido e di successo, ma non sempre è così. Per questo, una delle sfide nella gestione del personale è incentivare lo sviluppo dei talenti e delle competenze dei nostri lavoratori in modo che siano preparati al cambiamento e siano in grado di offrire la risposta adeguata. Così, l’azienda non perderà competitività quando si verificheranno tali cambiamenti.

Rafforzare la leadership

Non bisogna confondere una leadership forte con un modello autoritario o dittatoriale, ma è innegabile che un leader forte sia la migliore ispirazione per il resto dei lavoratori. Alla guida di ogni team o dipartimento dovrebbe esserci una persona che ispiri fiducia nei propri dipendenti, che sia un punto di riferimento e che aiuti i colleghi a crescere professionalmente. Tuttavia, costruire un buon leader non è un compito facile.

Gap di competenze nei dipartimenti HR

Nella direzione e gestione del personale, il dipartimento stesso delle risorse umane dovrebbe chiedersi cosa può fare per migliorare. Tutti i dipartimenti o team dell’azienda sono suscettibili di miglioramenti, e le risorse umane non fanno eccezione. La digitalizzazione e l’uso di un buon software per le risorse umane sono solo un primo passo, ma ci sono altri aspetti su cui dovremmo concentrarci.

Soddisfazione delle necessità dei dipendenti

Storicamente, le risorse umane hanno agito in funzione delle necessità dell’azienda. Tuttavia, le nuove tendenze puntano all’importanza di soddisfare le esigenze dei lavoratori se vogliamo offrire loro una buona employee experience e soddisfazione lavorativa. Queste esigenze non sempre coincidono con quelle dell’azienda, quindi sarà necessario trovare un punto d’equilibrio dando priorità alla prospettiva del lavoratore.

Promuovere la cultura e i valori positivi

Ogni azienda possiede una serie di valori e principi, una missione per rendere la società un posto migliore. In questo senso, il team delle risorse umane deve fare tutto il possibile per promuovere questa cultura e questi valori positivi. Selezionare lavoratori allineati con i valori e la cultura aziendale, sviluppare iniziative per potenziarli o lavorarli quotidianamente aiuta a sostenere la missione aziendale.

Sfruttare i dati analitici per misurare i risultati aziendali

Ad oggi, le risorse umane possono accedere a ogni tipo di dato. È noto a tutti che una buona gestione del personale influirà positivamente sui risultati aziendali, quindi questo dipartimento dovrà stabilire un parallelo tra i due. In questo senso, l’uso di una buona strategia di People analytics ci aiuterà a capire come le risorse umane influenzino i nostri risultati.

Promuovere diversità, equità ed inclusione

Un errore frequente in molti dipartimenti delle risorse umane è puntare sempre agli stessi profili lavorativi. Questo può limitarci in certi momenti, forse sarebbe più interessante dare una possibilità a profili differenti rispetto a quanto già presente in azienda. In questo modo, favoriamo l’inclusione, l’equità e la diversità, tre valori che non vanno mai trascurati.

Comunicare efficacemente

Il dipartimento delle risorse umane dovrebbe chiedersi cosa può fare per una migliore comunicazione interna. Dalla creazione di una cassetta delle idee all’implementazione di un portale per i dipendenti o allo sviluppo di una chat live che migliori l’esperienza del lavoratore e risolva i problemi di comunicazione presenti in molte aziende, sono i primi a cui dovrebbe essere data importanza l’importanza della comunicazione interna.

Incentivare il rendimento dei dipendenti

Bisogna cercare il massimo rendimento dei lavoratori, e quando questo si verifica, premiarlo. A tal fine, disponiamo dei benefici per i dipendenti cui i nostri collaboratori possono accedere. Anche se spesso lo dimentichiamo, una delle missioni delle risorse umane è incentivare il rendimento del personale, creando il contesto adeguato affinché raggiungano il loro massimo livello di sviluppo.

Strumenti tecnologici per la gestione del personale

Il continuo processo di digitalizzazione in azienda fa sì che in un futuro sempre più vicino disporremo di nuove soluzioni tecnologiche per gestire la forza lavoro. Una serie di risorse che vedono nei software per le risorse umane il loro primo esempio. Un modo per gestire in modo diverso e più efficiente sia l’assunzione dei lavoratori sia l’employee e il candidate experience.

Tecnologie legate all’assunzione

Adattare il processo di selezione all’ambiente digitale è altamente vantaggioso sia per l’azienda che per i candidati che aspirano a lavorare con noi. Da un lato, l’organizzazione può velocizzare i processi di selezione, soprattutto per quanto riguarda lo screening dei curriculum. Dall’altro, il candidato può essere costantemente informato sullo stato della sua candidatura.

Piattaforme di gestione e esperienza del dipendente

Che esperienza hanno i tuoi lavoratori? La gestione dell’employee experience ci aiuterà a potenziare l’impegno dei lavoratori e a trattenere il talento nell’organizzazione. Per questo motivo, non guasta avere la piattaforma adeguata per misurare l’esperienza dei lavoratori e lavorare per introdurre le migliorie necessarie per portarla al livello successivo. È un aspetto sempre più importante, soprattutto tra i dipendenti giovani.

Piattaforme per i candidati

L’employee experience inizia a svilupparsi durante il processo di selezione, pertanto cercheremo di offrire ai candidati la migliore esperienza possibile. Qualcosa di semplice come includere un sondaggio sul processo di selezione ci aiuterà a valutare la qualità del candidate experience. L’azienda dovrebbe disporre delle piattaforme adeguate per offrire la migliore esperienza ai candidati.

Altre soluzioni di onboarding

Questioni che fino a poco tempo fa ci sembravano futuristiche, come l’intelligenza artificiale o il Big Data, ci aiuteranno nell’onboarding dei lavoratori. Ad esempio, l’IA ci aiuterà a identificare il talento e potremo utilizzare un assistente virtuale, senza dimenticare l’uso del Big Data per ottenere le soluzioni adeguate. Il machine learning è un’altra delle tendenze future nell’onboarding dei lavoratori.

Sesame HR: la soluzione digitale per la gestione del personale

Sesame HR è un software in cloud progettato per aiutare le aziende a gestire in modo semplice, centralizzato e digitale tutte le attività legate alle risorse umane. È una piattaforma modulare e flessibile, ideale per realtà di ogni dimensione che vogliono ottimizzare i processi HR e migliorare l’esperienza dei propri dipendenti. Di seguito, ecco come il nostro software HR supporta concretamente la gestione del personale:

• Sicurezza e conformità normativa. La piattaforma è progettata per garantire la protezione dei dati personali e aziendali, nel rispetto delle normative europee (GDPR), con sistemi di backup automatici, controlli di accesso e gestione dei consensi.
• Gestione delle presenze e degli orari. Il sistema consente di monitorare facilmente gli orari di entrata e uscita, le pause, il lavoro da remoto e gli spostamenti. I dipendenti possono timbrare il cartellino da qualsiasi dispositivo, anche via app mobile, e i manager hanno una visione in tempo reale della presenza del team.
• Ferie, permessi e assenze. Grazie a un calendario condiviso e personalizzabile, ogni dipendente può richiedere ferie o permessi con pochi clic, mentre i responsabili ricevono notifiche per approvare o rifiutare le richieste. Il sistema calcola automaticamente i giorni disponibili e genera report sempre aggiornati.
• Gestione documentale. Tutti i documenti aziendali e personali (contratti, certificati, policy interne, ecc.) possono essere archiviati in modo sicuro all’interno del profilo di ogni dipendente, con livelli di accesso personalizzati e notifiche automatiche in caso di scadenze o aggiornamenti.
• Onboarding e offboarding digitali. Sesame HR facilita l’ingresso e l’uscita del personale con flussi predefiniti e personalizzabili che guidano il team HR, i manager e i dipendenti passo dopo passo, garantendo una transizione fluida e senza intoppi.
• Valutazione delle performance e obiettivi. Il modulo di performance management permette di definire obiettivi individuali e di team, raccogliere feedback, organizzare valutazioni periodiche e monitorare lo sviluppo dei talenti nel tempo.
• Organigramma e struttura aziendale. Visualizza in un click la struttura gerarchica dell’azienda, i ruoli di ciascun dipendente e le relazioni tra team, migliorando la trasparenza e facilitando l’organizzazione interna.
• Analisi e report HR. Sesame HR genera report dettagliati e dashboard personalizzabili che aiutano i team HR e i manager a prendere decisioni strategiche basate su dati reali, in ambiti come assenteismo, rotazione del personale, utilizzo delle ferie, ecc.
• Esperienza utente intuitiva e moderna. L’interfaccia semplice e user-friendly, disponibile anche in versione mobile, garantisce un’esperienza positiva per tutti: dagli HR manager ai dipendenti, anche meno abituati a strumenti digitali.

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