13 de Aprile, 2025

Hai mai pensato a quanto tempo perdi ogni volta che un nuovo dipendente ti chiede come si richiedono le ferie, qual è il dress code o come funziona la pausa pranzo? E a quante situazioni ambigue si creano per mancanza di linee guida chiare? La risposta a tutto questo si chiama manuale per dipendenti. Questo documento è un pilastro fondamentale per costruire una cultura aziendale solida, comunicare regole e aspettative, semplificare l’onboarding e migliorare la vita quotidiana in azienda. In questa guida ti accompagneremo passo dopo passo nella creazione di un manuale per dipendenti davvero efficace, con esempi concreti, consigli pratici e una struttura facile da replicare. Cominciamo!

Cos’è un manuale per dipendenti?

Un manuale per dipendenti è molto più di un PDF da inviare il primo giorno di lavoro. È uno strumento di comunicazione interna che:

Orienta i nuovi arrivati
Centralizza le informazioni aziendali più importanti
Favorisce l’allineamento su valori, cultura, aspettative
Garantisce trasparenza su diritti e doveri
Riduce ambiguità o incomprensioni

In poche parole è una guida alla vita aziendale, utile a tutti, non solo ai neoassunti.

Perché è fondamentale in ogni azienda?

Se la tua azienda ha più di 10 persone, un manuale diventa essenziale. Ti diamo almeno 5 motivi.

1. Migliora l’onboarding

Ogni nuovo collaboratore parte da zero. Il manuale per dipendenti riduce la curva di apprendimento, accorcia i tempi di inserimento e fa sentire tutti subito parte dell’organizzazione.

2. Standardizza la comunicazione

Tutti ricevono le stesse informazioni, nello stesso modo. Niente più “mi hanno detto così” o “non lo sapevo”.

3. Riduce le domande ricorrenti

Con il manuale aggiornato e accessibile, il dipartimento HR riceverà meno domande su ferie, permessi, benefit, orari… Un risparmio di tempo notevole.

4. Rafforza l’identità aziendale

Chi siamo? In cosa crediamo? Come lavoriamo? Il manuale per dipendenti è anche uno strumento di cultura aziendale, e trasmette i valori fin dal primo giorno.

5. Protegge l’azienda

In caso di dubbi, contestazioni o problematiche, il manuale è un punto di riferimento scritto. Chiarezza = sicurezza per tutti.

Quando creare un manuale per dipendenti?

Meglio tardi che mai, ma il momento ideale è:

Quando l’azienda supera le 10-15 persone
Quando si inizia a notare una disomogeneità nei comportamenti
Quando il turnover aumenta e l’onboarding è troppo dispersivo
Quando vuoi investire seriamente nel benessere organizzativo.

Se stai leggendo questa guida, probabilmente è ora il momento giusto!

I formati più usati per un manuale per dipendenti

Manuale in PDF

La forma classica. Può essere impaginato in modo professionale, brandizzato, distribuito via mail o intranet. Pro: facilità di diffusione. Contro: va aggiornato manualmente.

Manuale digitale o su piattaforma HR

Versione moderna e interattiva. Pubblicato su portali HR, aggiornabile in tempo reale e consultabile ovunque. Ideale per aziende distribuite, ibride o digital-first.

Manuale multimediale

Sempre più diffuso nelle aziende tech o creative. Combina video, infografiche, quiz interattivi. Ottimo per stimolare l’engagement. Ti consigliamo di usare un mix. Un PDF per i contenuti stabili, un portale digitale per l’aggiornamento continuo, e contenuti visual per renderlo più coinvolgente.

Manuale per dipendenti: la struttura

Vediamo ora le sezioni fondamentali da inserire. Questa è una traccia base, ma puoi adattarla al tono e ai bisogni della tua azienda.

1. Messaggio di benvenuto

Un messaggio del CEO o del team HR che dia il benvenuto al nuovo dipendente, ci può stare. Dev’essere vero, motivante ed autentico per dare una buona impressione al neo assunto.

2. Chi siamo: la nostra storia

Racconta l’evoluzione dell’azienda: data di nascita, traguardi raggiunti, tappe importanti. Può essere una timeline, una narrazione o una scheda con dati essenziali. Serve a contestualizzare.

3. Mission, vision e valori

Mission: perché esistiamo?
Vision: dove vogliamo arrivare?
Valori: come ci comportiamo nel quotidiano?

Includi esempi concreti per ciascun valore. Non devono essere solo parole, ma riflettere la realtà aziendale.

4. Cultura aziendale e stile di lavoro

È un ambiente informale o strutturato?
Lavorate in presenza, da remoto, in modo ibrido?
Quali comportamenti sono valorizzati?

Questa sezione aiuta il nuovo arrivato a capire il tono e lo stile della casa.

5. Orari, presenze e flessibilità

Indica:

Orari ufficiali
Politiche di flessibilità oraria o lavoro da remoto
Modalità di rilevazione presenze (app, badge, software…)
Regole per lo smart working (giorni, preavvisi, rimborsi spese…).

6. Gestione delle assenze

Per ogni tipo di assenza spiega:

Come richiederla,
Con quanto anticipo,
A chi comunicarla,
Come viene approvata o rifiutata.

Tipologie da considerare: ferie, permessi retribuiti e non, malattie, maternità/paternità, congedi speciali.

7. Retribuzione e benefit

Spiega in modo trasparente:

Come funziona la busta paga,
Quando vengono effettuati i pagamenti,
Quali benefit sono disponibili (buoni pasto, auto, retribuzione flessibile…),
Chi può accedervi e come.

Ciò è fondamentale per evitare incomprensioni.

8. Formazione e sviluppo

Parla del piano formativo aziendale:

Ci sono corsi interni o esterni?
Chi se ne occupa?
Quali opportunità di crescita esistono?
Come si richiede un corso o un coaching?

Formazione = motivazione. Comunicarla è già valorizzarla.

Procedure interne e flussi operativi

Ogni azienda ha i suoi processi fondamentali per il buon funzionamento quotidiano. Il manuale per dipendenti è lo spazio ideale per documentare:

Come si gestiscono le richieste interne (acquisti, rimborsi spese, accessi speciali…)
Quali sono i canali ufficiali per la comunicazione con HR, IT, amministrazione, ecc.
Chi approva cosa. Definisci i livelli di autorizzazione per ferie, spese, acquisti, ecc.
Come si accede o restituisce il materiale aziendale (pc, badge, divise…)

Consiglio: usa infografiche o diagrammi per rappresentare i flussi. Le persone li leggono più volentieri rispetto a lunghi paragrafi.

Comunicazione interna

La comunicazione è la chiave di ogni azienda. Dedica una sezione per chiarire:

Quali canali vengono usati: email, chat, intranet, bacheca digitale…
Le regole base della comunicazione interna. Ad esempio, evitare CC inutili, tempi di risposta, uso della messaggistica istantanea…
Come si diffondono notizie aziendali importanti. Ossia, comunicazioni ufficiali, nuove policy, eventi, cambi organizzativi.

Strumenti e tecnologia aziendale

In questa sezione dovresti spiegare:

Quali strumenti digitali sono forniti (es. account mail, software, piattaforme, strumenti hardware…)
Come si accede a ogni sistema
Come gestire password, credenziali, richieste di assistenza tecnica
Le regole per un uso corretto e sicuro degli strumenti aziendali

Non dimenticare di includere eventuali manuali utente, FAQ o link al supporto interno.

Sicurezza informatica e protezione dati

Oggi più che mai, è importante spiegare chiaramente le regole relative alla cybersecurity, anche per chi non lavora in ambito IT.

Indica:

Le buone pratiche da seguire (l’uso password sicure, blocco del pc quando ci si allontana…)
Le policy sull’uso della posta aziendale e della rete
L’importanza della protezione dei dati personali, sia aziendali che dei clienti
Le regole del GDPR e le responsabilità dei dipendenti
I riferimenti per contattare il DPO o l’ufficio IT in caso di incidente o dubbio

Puoi anche includere un breve quiz o checklist per verificare la consapevolezza dei dipendenti sui temi di privacy e sicurezza.

Comportamento e codice etico

In questa sezione il manuale per dipendenti diventa anche uno strumento di cultura organizzativa e civiltà professionale.

Spiega chiaramente qual è il comportamento atteso:

Rispetto tra colleghi, verso clienti e fornitori
Gestione dei conflitti
Uso delle risorse aziendali (stampanti, sale riunioni, dispositivi…)
Puntualità, responsabilità, presenza attiva
Come comportarsi in caso di molestie o situazioni problematiche

Se l’azienda ha un codice etico, allegalo al manuale o inseriscilo integralmente in questa sezione.

Cura delle strutture e dell’ambiente di lavoro

Che si tratti di un grande open space o di una piccola sede, è importante chiarire come rispettare e prendersi cura degli spazi comuni:

Uso delle sale riunioni (come prenotarle, tempi, regole…)
Pulizia e rispetto delle aree comuni (cucina, bagni, area relax…)
Norme sulla raccolta differenziata, sostenibilità, spegnimento dispositivi
Responsabilità individuale per la propria postazione di lavoro

Se l’azienda ha un piano sostenibilità ambientale o piccoli gesti green (“zero carta”, “niente plastica”), raccontali in questa sezione. Coinvolgi e sensibilizza!

Onboarding e offboarding

Il manuale non serve solo per chi entra, ma anche per chi esce! Vediamo le due diverse fasi.

Onboarding

Spiega il percorso che ogni nuovo assunto seguirà:

Incontro di benvenuto
Accesso agli strumenti
Affiancamento con un tutor
Obiettivi del primo mese
Valutazione di prova

Offboarding

Descrivi cosa succede quando un collaboratore lascia l’azienda:

Restituzione del materiale
Colloquio di uscita
Disattivazione account
Passaggio di consegne

Una sezione che spesso manca, ma che fa la differenza in termini di professionalità e continuità.

Feedback e aggiornamenti

Il manuale per dipendenti non è un documento statico, va aggiornato periodicamente!

In questa sezione puoi:

Chiedere feedback dai dipendenti (“Hai trovato utile il manuale? Cosa manca?”)
Spiegare come verranno comunicate le modifiche
Indicare chi è il referente HR per i dubbi legati al contenuto
Specificare dove trovare sempre la versione aggiornata

Stile di un manuale per dipendenti

Hai la struttura, hai i contenuti e ti manca solo una cosa: lo stile di scrittura.

Chiarezza e coinvolgimento

Il manuale non è un contratto. Deve essere chiaro, accessibile e magari anche piacevole da leggere. Ecco 5 consigli pratici per scriverlo bene.

1. Usa un linguaggio semplice

Evita tecnicismi, gergo legale o in linguaggio HR. Scegli frasi brevi, verbi attivi e parole concrete. Esempio:

Evita: “Il dipendente sarà tenuto a richiedere preventivamente un permesso scritto…”
Scegli piuttosto: “Per chiedere un permesso, invia un’email al tuo responsabile almeno 24 ore prima.”

2. Adotta un tono coerente

Serio o informale? Decidi il tono che rappresenta meglio la tua cultura aziendale e mantienilo per tutto il manuale. Un mix tra professionale e amichevole funziona quasi sempre.

3. Ordinalo per titoli e paragrafi brevi

Usa titoli chiari, sottotitoli, punti elenco. Ogni sezione deve essere facilmente scansionabile. Aggiungi box, note ed infografiche quando serve.

4. Inserisci esempi pratici

Rendi le regole più comprensibili con esempi. Ad esempio:

“Se lavori da remoto e hai bisogno di un giorno libero, segui la stessa procedura delle ferie: invia la richiesta su Sesame HR almeno 3 giorni prima.”

5. Sii inclusivo

Evita espressioni di genere (come “il dipendente è tenuto a…”), usa il neutro o formule inclusive. Es. “Le persone che lavorano in azienda sono incoraggiate a…”

Errori comuni da evitare

Scrivere un manuale per dipendenti può sembrare semplice, ma ci sono alcuni scivoloni da evitare se vuoi che sia davvero utile.

1. Scriverlo e non aggiornarlo più

Un manuale è un documento vivo. Se resta fermo nel tempo, perde credibilità. Programma aggiornamenti regolari e coinvolgi HR, manager e team leader.

2. Troppo lungo o troppo breve

Deve essere completo, ma leggibile. Non è un’enciclopedia. Il giusto equilibrio sta tra le 20 e le 40 pagine, a seconda della complessità aziendale.

3. Copiarlo da un altro senza adattarlo

Ogni azienda ha la sua cultura, le sue regole, il suo tono. I manuali “standard” servono come spunto, ma devono essere personalizzati.

4. Dimenticare il digitale

Oggi nessuno ama i documenti stampati o le email con 15 allegati. Usa una piattaforma HR, un portale o uno spazio cloud dove il manuale è sempre accessibile, aggiornato e consultabile da desktop o mobile.

Come Sesame HR ti aiuta a rispettare il manuale per dipendenti

Creare un manuale efficace è solo il primo passo. Il secondo è farlo vivere nella quotidianità dell’azienda. Ed è qui che entra in gioco Sesame HR. ediamo insieme come può aiutarti, concretamente.

1. Manuale accessibile a tutti

Con Sesame puoi caricare il manuale in formato PDF o inserire i contenuti direttamente nel portale. Ogni persona ha accesso al documento fin dal primo giorno, da qualsiasi dispositivo.

2. Gestione integrata di ferie, orari e permessi

Hai scritto nel manuale come si richiedono ferie e permessi? Con Sesame è tutto incluso!

Il dipendente invia la richiesta con un clic
Il responsabile riceve una notifica
Il dipartimento HR ha tutto sotto controllo in tempo reale

3. Comunicazioni interne automatizzate

Hai specificato che le comunicazioni importanti arrivano via mail o portale? Con Sesame puoi:

Inviare avvisi e news ai dipendenti
Pianificare comunicati
Allegare documenti e ricevere conferme di lettura

Una comunicazione più chiara = meno dubbi = meno errori.

4. Follow-up e feedback sul manuale

Vuoi sapere se il manuale è stato letto, compreso, apprezzato? Puoi creare sondaggi, chiedere valutazioni e raccogliere suggerimenti per migliorarlo.

5. Supporto all’onboarding

Il manuale è parte del piano di onboarding? Con Sesame puoi creare:

Checklist per i nuovi assunti
Percorsi personalizzati
Tracciamento delle attività completate

Ogni nuovo collega sa esattamente cosa fare, come e quando.

6. Sicurezza, privacy e tracciabilità

Tutti i dati sono gestiti in sicurezza e conformi al GDPR. I documenti vengono conservati digitalmente, le policy aggiornate, gli accessi tracciati. Addio scartoffie!

Il primo passo del processo

Investire nella scrittura di un manuale per dipendenti significa costruire le fondamenta di una cultura aziendale più solida, trasparente e accogliente. Ciò che fa davvero la differenza è renderlo uno strumento in evoluzione, utilizzato ogni giorno.

E con un alleato come Sesame HR, puoi fare proprio questo:

Pubblicare il manuale
Automatizzare i processi descritti
Centralizzare tutto in un unico spazio
Tracciare, aggiornare e migliorare nel tempo

Inoltre, se usi il nostro software HR, puoi menzionare la sezione “Comunicati” del portale, dove HR o manager possono inviare notifiche, news, auguri o comunicazioni formali. Rendi il manuale visibile a tutti in cloud, e ricevere feedback tramite sondaggi interni! Che ne dici? Inizia subito la prova gratuita con Sesame HR!

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